УФРС по Мурманской области перешла на электронный документооборот с DIRECTUM

Компания "Авис Эксперт" завершила проект автоматизации документооборота на базе системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в Управлении Федеральной Регистрационной Службы по Мурманской области.

Потребность перехода на новый уровень организации документооборота и взаимодействия была вызвана в УФРС естественным расширением деятельности, повлекшим за собой увеличение количества обращений и неуклонный рост объемов документопотоков.

ИТ-специалисты УФРС с особой тщательностью подошли к выбору системы электронного документооборота. В результате сравнения нескольких ECM-решений, представленных на отечественном ИТ-рынке, была выбрана система DIRECTUM, которая гарантировала наиболее эффективный и простой переход на электронный документооборот в короткие сроки.

Поставку и внедрение системы было поручено осуществлять Сертифицированному дилеру компании DIRECTUM – компании "Авис Эксперт". Внедрение проходило в несколько этапов, в ходе которых специалисты компании "Авис Эксперт" провели исследование бизнес-процессов учреждения, обучили ведущих пользователей и развернули систему на рабочих местах.

Основной функционал внедряемого решения составили Базовые модули DIRECTUM, а также модуль Канцелярия. Благодаря их функционалу были оптимизированы все ключевые процессы, связанные с взаимодействием и документооборотом в учреждении:

• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• работа с ОРД (распоряжениями и приказами);
• работа с договорными документами;
• регистрация и учет обращений граждан;
• создание и поддержание единой базы организаций и контактных лиц, ведение истории встреч, звонков и переписки.

Начальник отдела информационных технологий и связи Сергей Рыбаков так комментирует итоги проекта: "Анализируя первые месяцы использования системы DIRECTUM, уже можно сказать, что преодолены проблемы обмена документами между обособленными подразделениями и центральным управлением в Мурманске. Исключены потери документов на этапе передачи на согласование.
Благодаря ответственному подходу персонала УФРС и высокой квалификации специалистов компании "Авис Эксперт" внедрение системы DIRECTUM было проведено в сжатые сроки. Оптимизированный документооборот позволил перевести взаимодействие в учреждении на качественно новый уровень организации. Это в свою очередь позволяет УФРС эффективно справляться с все возрастающими объемами работы с населением".