Единое информационное пространство с DIRECTUM от Астрахани до Уссурийска

Компания МайТэк, генеральный партнер DIRECTUM, завершила проект внедрения в ОАО «Желдорреммаш» – лидере на рынке производства запасных частей и ремонта тягового подвижного состава в России. На 9000 км протянулось единое информационное пространство DIRECTUM.

По завершении первого этапа автоматизации в ООО «Локомотивные технологии» руководство управляющей компании приняло решение о внедрении DIRECTUM в ОАО «Желдорреммаш».  Компания обладает большими производственными мощностями, охватывая практически всю номенклатуру и географию локомотивного парка на сети российских железных дорог. Предприятие включает в себя аппарат управления и 11 филиалов, географически рассредоточенных по всей территории Российской Федерации

Широкая география проекта определила дифференцированный подход к внедряемому функционалу СЭД DIRECTUM. Так, в исполнительном аппарате ОАО «Желдорреммаш» компания МайТэк оптимизировала:

• рассмотрение и согласование входящей /исходящей корреспонденции;
• согласование приказов/распоряжений и контроль исполнения поручений по ним;
• работу с поручениями, служебными записками и контроль их исполнения;
• согласование протоколов совещаний и контроль исполнения решений;
• согласование внутригрупповых оборотов;
• работу с заявками в ИТ-службу;
• согласование заявок на расходование денежных средств;
• согласование договорных документов;
• управление доверенностями.

Согласование почти всех видов документов спроектировано на основе матриц, которые представляют собой справочники с правилами определения согласующих в зависимости от параметров документа. Для удобства работы сотрудников реализован механизм, упрощающий отправку, регистрацию и заполнение карточек исходящих документов между организациями холдинга. Кроме того, разработан мастер действий по созданию договорных документов через веб-доступ, позволяющий легко и с минимальными затратами времени заполнить карточку документа и отправить его на согласование.

Для построения бюджетного и казначейского контроля в управляющей компании ООО «Локомотивные технологии» была автоматизирована работа с бюджетными заявками и настроена процессная интеграция с «БИТ.ФИНАНС» и «1С: MDM Управление НСИ».

Для обеспечения полноценной работы пользователей заводов через веб-доступ было разработано отдельное представление для модуля «Канцелярия» с сохранением всех функций, доступных в настольном клиенте, и отдельное представление для руководителей с обновленным интерфейсом для удобства вынесения резолюций. Таким образом, достигнуты ощутимые эффекты, позволяющие руководителю работать в удобном режиме, в соответствии с новыми стандартами:

• ускорение и непрерывность процессов принятия решений;
• повышение контроля исполнительской дисциплины;
• свобода и мобильность в командировках и отпусках.

Проект осуществлен в максимально сжатые сроки – 2,5 месяца и уже в ноябре 2014 года система была переведена в промышленную эксплуатацию.

Удобство работы оценили порядка 300 сотрудников. В результате были укреплены горизонтальные связи между компаниями холдинга, сформированы единые регламенты работы с поручениями. Существенно возросла исполнительская дисциплина за счет повышения скорости доведения поручений до конечных исполнителей и возможности контроля их исполнения на любом уровне.