Сквозное управление договорами и тендерами. Опыт ООО «Газпром подземремонт Уренгой»

Закупочные процедуры сопровождаются большим объемом договорных документов, сведения о которых необходимо в ограниченные сроки предоставить для публикации на порталы закупок и в информационные системы. Компания ООО «Газпром подземремонт Уренгой» поделилась опытом реализации 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и Постановления правительства №1132 «О порядке ведения реестра договоров, заключенных заказчиками по результатам закупки» на базе договорного модуля DIRECTUM.

Для исполнения требований законодательства и внутренних регламентов предприятиям ПАО «Газпром» необходимо предоставлять сведения сразу в три информационные системы: ПУР АСБУ (Подсистема управления расчётами Автоматизированной системы бюджетного управления), АСЭЗ (Автоматизированная система электронных закупок) и ЕИС (Единая информационная система в сфере закупок Правительства Российской Федерации).

В каждую из этих систем данные нужно отправлять в конкретные сроки:

• 3 рабочих дня с момента заключения договора (в ПУР АСБУ + ЕИС);
• 10 календарных дней с момента закрытия, изменения условий (заключения доп.соглашения) или расторжения договора (в ПУР АСБУ + ЕИС);
• 10 календарных дней с моментов исполнения (в т. ч. оплат), включая сканы документов (с 1 января 2016 г.) (в ЕИС);
• Ежемесячно до 10 числа – сводный аналитический реестр (в АСЭЗ).

По факту в исполнении договоров в ООО «Газпром подземремонт Уренгой» участвует 3 отдела: подразделение-куратор (отвечает за выполнение объемов), бухгалтерия (отражает первичные документы в бухгалтерском учете) и финансовый отдел (осуществляет платежи). До недавнего времени все подразделения взаимодействовали достаточно сложно.

Денис Сипович, начальник Службы информационно-управляющих систем «Газпром подземремонт Уренгой» отметил:

"Подразделения-кураторы могли получать актуальную информацию об исполнении договоров только один раз в месяц из сводного Excel-файла платежей, размещаемого Финансовым отделом в общей сетевой папке. Но и сама структура данных в файле была тяжела и в восприятии, и в понимании. Поэтому нередко возникали прецеденты, когда кураторы не производили проверку исполнения по договорам вообще."

Схема предоставления данных о заключенных договорах в ПУР АСБУ на базе DIRECTUM реализована так:

Куратор создает в DIRECTUM договор, заполняет его карточку, где указывает все необходимые реквизиты, и отправляет по типовому маршруту на согласование. Для экономии времени все согласующие отделы смотрят договор параллельно. В процессе согласования юридический отдел и отдел закупок вносят необходимую информацию в карточку договора. После того, как договор прошел полное согласование, юридический отдел отмечает в системе факт завершения согласования договора. Далее автоматически формируется пакет документов, который отправляется на выгрузку в информационную систему ПУР АСБУ.

Карточка задания DIRECTUM на выгрузку договора в ПУР АСБУ

В задачу вложены: договор, документ основания, докладная записка, протокол подведения итогов закупки, различные документы, которые потребовались для согласования договора, а также xml – файл, который формируется автоматически. Специалистам необходимо лишь загрузить его в систему и привязать к нему скан-копию договора.

Мы рассмотрели схему предоставления информации о заключенных договорах, помимо этого необходимо предоставлять данные о платежах. Узнайте, как этот процесс реализовала компания «Газпром подземремонт Уренгой» из записи.