Все компании, вне зависимости от рода их деятельности, работают с большим количеством платежных документов. Внушительные объемы входящих счетов на оплату, отсутствие контроля и четких регламентов могут привести к их потере, несвоевременной оплате и ненадлежащему выполнению договорных обязательств. Между тем, репутация компании на рынке во многом зависит от своевременного исполнения контрактных договоренностей с контрагентами, партнерами и подрядчиками.

Решаемые задачи

Техническое решение «Согласование входящих счетов на оплату» позволяет закрывать бизнес-задачи:

1. Регистрации счетов на оплату.
2. Проверки и согласования счетов на оплату:
   • обработку счетов ответственными (проверку назначения расходов, оформления и соответствия платежным обязательствам);
   • формирование реестров счетов и их согласование;
   • быстрый поиск связанных документов для проверки обоснованности счета;
   • согласование счетов в соответствии с регламентом, использование жесткой маршрутизации;
   • утверждение счетов руководителем с помощью электронной подписи – гарантию дальнейшей неизменности и достоверности подписанного документа.
3. Оплаты счета и уведомления ответственных:
   • оповещение заинтересованных лиц об утверждении оплаты по счету или отказе;
   • проведение и контроль оплаты по счету бухгалтером (сверку реквизитов и формулировок на соответствие акту и договору, сверку суммы счета с бюджетом, передачу данных в учетную систему, контроль проведения оплаты или выдача наличных).
4. Формирования архива счетов, организации безопасного и удобного доступа к нему:
   • поиск счетов в различных разрезах (по договору, по организации, по датам);
   • формирование периодической отчетности по счетам;
   • повышение безопасности работы с платежными документами за счет разграничения прав доступа.

Новая схема работы удобна и проста

Схема работы

Описание работы решения

Как занести счет в DIRECTUM?

В вашу организацию поступил входящий счет на оплату. Вы могли получить его в бумажном виде, например по почте, или электронном, в виде скан-образа, электронной таблицы или файла текстового редактора.

Первое, что вам нужно сделать – это занести счет в систему DIRECTUM. Если документ был получен на бумажном носителе, он передается делопроизводителю для сканирования. Затем ответственный делопроизводитель создает документ из файла с типом карточки «Входящие счета БР»:

Входящий счет на оплату

Как проверить входящий счет на оплату?

После занесения счета в систему DIRECTUM делопроизводитель отправляет его на проверку ответственному сотруднику. При этом либо назначается ответственный за все виды входящих счетов из отдела закупок, либо прописываются правила автоматического распределения счетов по ответственным, например на основе типа закупаемой продукции или услуг.

В рамках типового маршрута «Сортировка и первичная обработка счетов» ответственный сотрудник сверяет счет с текущими договорами (если счет выставлен в рамках договора) или с текущими статьями бюджета (если счет выставлен без договора). Обращение к договорам закупок производится в системе DIRECTUM средствами модуля «Управление договорами». Обращение к статьям бюджета производится в модуле бюджетирования финансово-учетной системы.

Схема жизненного цикла входящего счета на оплату

Если счет был составлен корректно и признан обоснованным, ответственный сотрудник может сразу отправить его на утверждение по соответствующему типовому маршруту либо передать счет сотруднику, ответственному за составление реестра счетов. В последнем случае ответственный сотрудник группирует счета по определенным критериям, например по контрагенту, и отправляет их на утверждение. В результате счета на оплату автоматически заносятся в реестр:

Реестр счетов

Как происходит утверждение входящего счета?

По итогам проверки сотрудник, ответственный за утверждение входящих счетов на оплату, получает задание на утверждение счета. Его задача – выносить решения по счетам. Он просматривает содержание счета, проверяет необходимость оплаты и на основании полученной информации выносит решение:

• оплатить;
• оплатить частично (с указанием суммы, которую необходимо уплатить в данный момент, и даты следующего платежа);
• отложить (с указанием даты платежа);
• отказать.

Затем подписывает счета к оплате утверждающей подписью. При этом данные по каждому утвержденному счету автоматически заносятся в финансово-учетную систему.

Оплата счета

После утверждения счета в финансово-учетной системе или клиент-банке формируются платежные поручения. Для осуществления платежей в клиент-банке бухгалтер по расчетам утверждает платежные поручения. Посредством интеграции платежное поручение связывается с образом счета в системе DIRECTUM. Это дает возможность обращаться к самому счету, истории работы с ним и его регистрационной информации непосредственно из финансово-учетной системы. Также интеграция с финансово-учетной системой позволяет отследить факт оплаты (если тот регистрируется в ней) и отправить ответственному за счет уведомление об оплате.

Затем бухгалтер производит оплату в финансово-учетной системе. Оригиналы входящих счетов передаются в бухгалтерию. После этого они направляются либо на внеофисное хранение, либо в архив документов компании.

Бизнес-эффект

Техническое решение «Согласование входящих счетов на оплату» позволяет:

• снизить трудоемкость и длительность согласования входящих счетов на оплату;
• минимизировать риски, связанные с неисполнением договорных обязательств по оплате счетов;
• сделать процесс согласования и проведения платежей более безопасным и прозрачным;
• осуществлять контроль оплаты счетов по договорам в плановые сроки;
• исключить вероятность потери счетов;
• упростить процесс поиска информации по счетам;
• повысить контроль соответствия расходов бюджету.

С помощью технического решения «Согласование входящих счетов на оплату» вы значительно упростите процессы работы со счетами в вашей компании, сделаете их более прозрачными и контролируемыми, не дав ни одному входящему счету ускользнуть от вашего внимания.