Решение «Согласования входящих счетов на оплату» обеспечивает согласование и утверждение счетов, поиск связанных документов для проверки обоснованности счета, проведение и контроль оплаты счета бухгалтером.

Занесение входящего счета в систему

Схема работы

Решение позволяет заносить в систему входящие счета на оплату не зависимо от того, в каком виде документы поступили в организацию. Электронные документы сразу заносятся в систему из файла, а бумажные экземпляры сканируются.

Для учета входящих счетов на оплату предусмотрен специальный тип карточки. Это позволяет указать в карточке полную информацию о счете и в дальнейшем быстро найти его. Например, найти счет по номеру или все счета, полученные от определенного контрагента:

Входящий счет на оплату

Проверка и первичная обработка счетов

Счета поступают на проверку назначенному сотруднику либо ответственному за договор, по которому они оформлены. Сотрудник проверяет оформление счетов, расходы и соответствие платежным обязательствам. Для удобства из карточки счета открывает договор для сверки данных. Если счет выставлен без договора, то прямо из DIRECTUM открывает статьи бюджета в финансово-учетной системе.

После проверки в один клик можно:

• отправить счет на согласование;
• отказать, если счет составлен некорректно или признан необоснованным;
• отправить на повторное сканирование, если текст счета не видно;
• прекратить работы, если в дальнейшей обработке счета нет необходимости.

Решение позволяет объединять несколько счетов в реестр. Например, сгруппировать счета с одинаковым сроком, по одному договору или контрагенту.

Реестр счетов

Утверждение и оплата входящего счета

Руководитель принимает решение оплатить счет, отказать или отложить оплату. Если счет принят к оплате, то подписывает документ утверждающей подписью. Это гарантирует неизменность и достоверность счета.

Информация по каждому утвержденному счету автоматически заносится в финансово-учетную систему. Заполнять все данные вручную уже не придется. При этом в финансово-учетной системе формируется платежное поручение, которое связывается со счетом в DIRECTUM. Таким образом при проведении оплаты бухгалтер может обратиться ко всей необходимой информации о счете.