Управление корпоративными действиями

Техническое решение «DIRECTUM: Управление корпоративными действиями» призвано сделать процессы управления компанией более прозрачными, а также улучшить качество их исполнения и контроль.

Решаемые задачи

Внедрение решения позволяет оптимизировать:

  • организацию и проведение корпоративных мероприятий;
  • работу с решениями, которые были приняты на заседании;
  • формирование сопровождающих и отчетных документов (уведомлений о созыве заседания, бюллетеней для голосования, протоколов и пр.);
  • работу с календарем мероприятий.

Главными заказчиками решения являются руководители высшего звена и руководители департаментов. Кроме этого, решение может оптимизировать работу помощников руководителей, корпоративных секретарей и других сотрудников, которые участвуют в управлении компанией.

Описание решения

Решение позволяет оптимизировать планирование мероприятий на корпоративный год, таких как заседания совета директоров. Например, упрощается внесение и согласование вопросов в повестку дня, созыв заседаний, оповещение участников, сбор сопровождающих материалов и документов, постановка задач перед выступающими. Решение контролирует сроки и порядок прохождения этапов бизнес-процесса. При этом сотрудники автоматически получают нужные права на документы.

Все события компании хранятся в едином справочнике Корпоративные мероприятия. Например, чтобы организовать заседание совета директоров, корпоративный секретарь создает в справочнике запись, в которой указывает вид мероприятия, место его проведения, дату, время и продолжительность заседания, вопросы повестки и другую необходимую информацию.

Создание корпоративного мероприятия Создание корпоративного мероприятия

Повестка заседания автоматически формируется из вопросов для обсуждения. Для каждого вопроса подготавливаются сопровождающие материалы, затем вопрос отправляется на согласование заинтересованным лицам.

Заполнение вопроса повестки дня Заполнение вопроса повестки дня

Далее начинается подготовка и проведение заседания. Благодаря решению процесс проходит в строго определенном порядке. Помимо этого, обеспечивается контроль за соблюдением сроков каждого из этапов.

После заседания секретарь фиксирует в карточке мероприятия участников встречи и бюллетени с результатами голосования.

Формирование списка участников корпоративного мероприятия Формирование списка участников корпоративного мероприятия

Система позволяет быстро назначить исполнителей и контролировать исполнение решений по заседанию. Для этого секретарь заполняет соответствующие поля в протоколе заседания.

Заполнение протокола корпоративного мероприятия Заполнение протокола корпоративного мероприятия

По каждому решению секретарь фиксирует результаты голосования и указывает, нужно ли учитывать голос того или иного участника. Система DIRECTUM автоматически подсчитывает голоса и отражает результаты в отчетных документах, которые создаются на основе принятых в компании шаблонов и принципов оформления документации. Также решение позволяет согласовывать и рассылать утвержденные документы участникам заседания.

Оформление результатов заседания Оформление результатов заседания

На основе информации, указанной в карточке заседания, формируются отчетные документы с соблюдением принятых в компании стандартов оформления.

Протокол заседания Протокол заседания

Календарь корпоративных мероприятий позволяет визуально оценить количество и длительность мероприятий за определенный период. Разные цвета мероприятий соответствуют стадиям их жизненного цикла. Например, зеленым отмечены запланированные заседания, красным — заседания, которые идут в данный момент. Это помогает быстро планировать и находить нужные мероприятия.

Календарь корпоративных мероприятий Календарь корпоративных мероприятий

Сотрудники могут настраивать, какая информация будет отображаться, а также синхронизировать данные с личным календарем Microsoft Outlook. Кроме того, можно отслеживать участие сотрудников в других мероприятиях. Таким образом исключается возможность приглашения потенциальных участников на несколько мероприятий одновременно.

Бизнес-эффект

Внедрение технического решения позволяет оптимизировать работу всех сотрудников, которые участвуют в корпоративных процессах.

Например, основными преимуществами решения для высшего руководства и руководителей департаментов являются:

  • соблюдение регламента корпоративных действий и стандартизация работы;
  • повышение прозрачности процессов корпоративного управления;
  • повышение скорости прохождения процессов управления компанией;
  • своевременное получение информации о корпоративных действиях;
  • повышение исполнительской дисциплины;
  • упрощение планирования корпоративных мероприятий и контроля за исполнением принятых решений;
  • быстрый поиск документов по корпоративным мероприятиям.

Свою пользу могут извлечь также корпоративные секретари, помощники руководителей и другие сотрудники, которые участвуют в корпоративных процессах. Например, решение позволяет:

  • упорядочить рабочие процессы;
  • сократить время на подготовку мероприятий, планирование участия сотрудников и контроль за исполнением решений;
  • упростить оформление и согласование сопровождающей и отчетной документации;
  • ускорить поиск документов, которые относятся к корпоративным мероприятиям;
  • снизить до минимума количество бумажных копий документов;
  • повысить сохранность документов.

Используемые технологии

Техническое решение «Управление корпоративными действиями» основано на базовых возможностях системы DIRECTUM, которые реализованы в модулях «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами».

Возможности технического решения расширяются с помощью решений «Канцелярия» и «Управление показателями эффективности», а также служба файловых хранилищ и механизм репликации или распределенной работы.

 
 
Сертифицировано DIRECTUM
Поставщик:
DIRECTUM
Узнать о ценах на решения DIRECTUM

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Управление электронными документами

Обеспечивает полный жизненный цикл работы с документами в электронном виде, упрощает их создание, хранение и поиск.

Управление деловыми процессами

Полноценно решает бизнес-задачи организаций, обеспечивает оперативную передачу информации между участниками процесса по заданным правилам. Обеспечивает эффективное взаимодействие сотрудников в рамках деловых процессов.

Делопроизводство

Оптимизирует рутинные операции по обработке бумажных документов: ведение номенклатуры дел, работу с корреспонденцией, контроль исполнения поручений и резолюций, возврат документов, подготовку отчетов.
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами