Управление корпоративными действиями

Внедрение технического решения «DIRECTUM: Управление корпоративными действиями» позволяет решить следующие задачи:

  • Стандартизация и оптимизация процесса организации и проведения корпоративных мероприятий: планирование заседаний на корпоративный год, внесение и согласование вопросов в повестку дня, созыв заседаний, оповещение участников, сбор необходимых сопровождающих материалов и документов, постановка задач перед выступающими участниками. При этом обеспечивается автоматический контроль сроков и порядка этапов бизнес-процесса, а также автоматическое разграничение прав доступа к информации.
  • Фиксирование принятых решений по вопросам повестки дня, отражение и автоматический подсчёт результатов голосования с возможностью не учитывать голоса, назначение исполнителей, контроль исполнения решений.
  • Автоматическое формирование сопровождающих и отчетных документов (уведомлений о созыве заседания, бюллетеней для голосования, протоколов и пр.) с соблюдением принятых в компании шаблонов и принципов оформления документации. Согласование и рассылка утвержденных документов участникам заседания.
  • Отображение корпоративных мероприятий в общем календаре, обеспечивающем визуальную оценку количества и продолжительности мероприятий на период времени. Цветовая градация мероприятий в зависимости от стадии жизненного цикла мероприятия. Обеспечение гибкого управления объемом отображаемой информации в различных разрезах. Синхронизация с личным календарем Microsoft Outlook.
  • Контроль пересечений корпоративных мероприятий и их предполагаемых участников.

Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать высшее руководство и руководители департаментов. Кроме того, в ходе внедрения решения в качестве заинтересованных лиц могут выступать помощники руководителей, корпоративные секретари и прочие сотрудники, участвующие в процессах корпоративного управления.

Описание решения

Техническое решение «DIRECTUM: Управление корпоративными действиями» позволяет повысить прозрачность процессов корпоративного управления, их управляемость и контролируемость.

Корпоративный секретарь создает запись в справочнике Корпоративные мероприятия, в которой указывает всю необходимую информацию по планируемому заседанию: вид мероприятия, место проведения, дату, время и продолжительность заседания и т.д.

Корпоративные мероприятия. Заседание Корпоративные мероприятия. Заседание

Повестка дня формируется из вопросов, каждый из которых проходит полный круг согласования и подготовки сопровождающих материалов.

Далее инициируется процесс подготовки и проведения заседания. Жесткий типовой маршрут обеспечивает прохождение процесса в строго определенном порядке с контролем сроков этапов процесса.

По результатам проведения заседания корпоративный секретарь отражает в карточке мероприятия информацию о присутствии участников и предоставлении ими бюллетеней с результатами голосования.

Корпоративные мероприятия. Участники Корпоративные мероприятия. Участники

Затем корпоративный секретарь вносит в карточку мероприятия информацию о принятых решениях, указывает исполнителей и необходимость контроля.

Корпоративные мероприятия. Протокол Корпоративные мероприятия. Протокол

По каждому из решений фиксируются результаты голосования, указывается необходимость учета голосов. Подсчет голосов осуществляется автоматически и отражается в отчетных документах.

Решение протокола и результаты голосований Решение протокола и результаты голосований

Отчетные документы по совещанию формируются автоматически, на основе стандартов оформления, принятых в компании, с использованием информации, указанной в карточке мероприятия.

Календарь корпоративных мероприятий позволяет визуально оценить количество и состояние заседаний, выступает инструментом быстрого планирования и доступа к требуемым мероприятиям.

Календарь мероприятий Календарь мероприятий

Эффект от внедрения

Для высшего руководства, руководителей департаментов:

  • соблюдение регламента корпоративных действий, стандартизация работы;
  • повышение прозрачности процессов корпоративного управления;
  • повышение оперативности процессов корпоративного управления;
  • упрощение планирования участия в корпоративных мероприятиях;
  • повышение оперативности получения информации о корпоративных действиях;
  • упрощение контроля исполнения решений в рамках корпоративных мероприятий;
  • повышение исполнительской дисциплины;
  • ускорение поиска документов, относящихся к корпоративным мероприятиям.

Для корпоративных секретарей, помощников руководителей, а также прочих сотрудников, ответственных за корпоративные действия:

  • упорядочивание процесса работы в рамках корпоративных действий;
  • сокращение длительности подготовки корпоративных мероприятий;
  • упрощение планирования участников корпоративных мероприятий;
  • упрощение контроля исполнения решений в рамках корпоративных мероприятий;
  • упрощение отслеживания переписки в рамках корпоративных мероприятий;
  • упрощение оформления и ускорение согласования сопровождающей и отчетной документации;
  • ускорение поиска документов, относящихся к корпоративным мероприятиям;
  • минимизация количества бумажных копий документов;
  • повышение сохранности и исключение потери документов.

Используемые технологии

Техническое решение «Управление корпоративными действиями» основано на базовых возможностях системы DIRECTUM, реализованных в модулях «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами».

При реализации решения могут использоваться дополнительно:

 
 
Сертифицировано DIRECTUM
Поставщик:
DIRECTUM
Узнать о ценах на решения DIRECTUM

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Управление электронными документами

Обеспечивает полный жизненный цикл работы с документами в электронном виде, упрощает их создание, хранение и поиск.

Управление деловыми процессами

Полноценно решает бизнес-задачи организаций, обеспечивает оперативную передачу информации между участниками процесса по заданным правилам. Обеспечивает эффективное взаимодействие сотрудников в рамках деловых процессов.

Делопроизводство

Оптимизирует рутинные операции по обработке бумажных документов: ведение номенклатуры дел, работу с корреспонденцией, контроль исполнения поручений и резолюций, возврат документов, подготовку отчетов.
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами