Управление локально-нормативными документами

Возможности решения

Решение позволяет организовать на предприятии работу с локально-нормативными документами, актами и документами СМК.

Процесс ведения локально-нормативной документации включает в себя:

• разработку и согласование документов;
• составление их перечня;
• актуализацию и ввод документов в действие;
• отслеживание сроков окончания их действия;
• ознакомление сотрудников с документами.

Решение «Управление локально-нормативными документами» помогает:

• создавать и согласовывать проекты локально-нормативных документов;
• создавать и подписывать приказы о вводе в действие;
• знакомить сотрудников с новыми документами, а также с изменениями в действующих;
• вести реестр локально-нормативных документов.

Создание и согласование проекта документа

Инициатор создает локально-нормативный документ (ЛНД), в карточке которого указывает соответствующий вид:

Далее ЛНД согласуется по утвержденному в организации регламенту.

Создание приказа о введении ЛНД в действие

После согласования ЛНД инициатор создает приказ о вводе его в действие. Приказ можно создать прямо из карточки ЛНД:

При сохранении приказа он автоматически связывается с ЛНД соответствующим типом связи:

Ознакомление сотрудников с ЛНД

После подписания приказа система автоматически:

• преобразует ЛНД и приказ в один документ в формате PDF;
• наносит на итоговый документ водяной знак и штамп электронной подписи.

Инициатор может ознакомить сотрудников с ЛНД с помощью стандартных механизмов Directum RX.

Уведомление об изменениях в ЛНД

Если необходимо актуализировать действующий ЛНД и изменения незначительные, то инициатор создает по утвержденному шаблону документ «Извещение об изменении НД»:

В извещении инициатор описывает изменения ЛНД и отправляет его на согласование по регламенту. Ознакомить сотрудников с ЛНД можно с помощью стандартных механизмов Directum RX.

Если изменения к ЛНД значительные, создается новый нормативный документ. Чтобы отразить замену ЛНД, инициатор устанавливает соответствующую связь:

Анализ

Все ЛНД и извещения об их изменении доступны в реестре внутренних документов. С помощью гибкого механизма фильтрации можно оперативно получить доступ к списку в различных разрезах: например, по дате, статусу, виду документа или автору: