Описание ТР "Архивы технической и строительной документации" для публикации
Оформите запрос на демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, чтобы определить ваши потребности и удобный формат демонстрации системы DIRECTUM:

Заказать демонстрацию

По вопросам выбора и приобретения:
present@directum.ru
+7 (341) 272-11-00

Вверх
@DIRECTUMsystem:   Пожалуйста, подождите, загружаем данные из twitter...

Архивы технической и строительной документации

Техническое решение «Архивы технической и строительной документации» решает следующие задачи:

Функциональность технического решения позволяет выполнять следующие операции:

Описание работы

Создание структуры архива

Основным инструментом для работы является справочник Наименования архивных документов, который имеет иерархическую структуру.

Справочник «Наименования технических документов» Справочник «Наименования технических документов»
Карточка справочника Карточка справочника

Наполнение справочника осуществляется вручную, с использованием вспомогательных компонент Объекты собственности, Разделы архивов и Подразделы архивов или путем копирования созданной ранее структуры. Функция копирования позволяет создавать дерево архива с одинаковыми наборами наименований документов по разным объектам собственности. Документы по одному объекту собственности могут храниться в разных специализированных архивах компании, которые имеют разную структуру. При этом, по разным типам объектов собственности состав документов может отличаться в пределах одного архива.

Создание архивного документа

Создать архивный документ можно следующими способами:

Документ создается с видом Архивный документ и типом карточки Техническая документация.

Карточка архивного документа Карточка архивного документа
Реквизиты документа для импорта Реквизиты документа для импорта

Поиск архивных документов

Поиск необходимых документов осуществляется несколькими способами:

Формирование отчетов

Отчет Опись документов формируется по кнопке «Опись» в справочнике Архивы. Отчет содержит перечень созданных в системе документов, содержащихся в выбранном архиве по указанному объекту собственности и ссылки на них.

Отчет Инвентаризация содержит информацию о наполнении выбранного архива с учетом указанных параметров: по объекту собственности, по всему архиву, по разделу архива, по подразделу архива. Отчет формируется по кнопке «Инвентаризация» в карточках справочников Архивы, Разделы архивов, Подразделы архивов:

Также анализировать наполнение архива можно, используя фильтры и группировки в справочнике Наименования технических документов, с последующим экспортом содержимого экрана в Excel.

Реестр выдачи формируется по кнопке «Реестр выдачи» в карточке документа или в справочнике Наименования технических документов и содержит информацию о перемещении оригинала документа с указанием местоположения, даты выдачи и возврата документа. Данные для отчета содержаться на вкладке Выдача карточки архивного документа.

Бизнес-эффект

Техническое решение «Архивы технической и строительной документации» позволит реализовать возможности архивного учета, сократив временные и трудовые издержки на работу с архивными документами за счет хранения и обработки документов в электронном виде. Использование позволяет достичь следующий эффект:

  1. Для работников архива:
    • автоматизировать учет архивных документов;
    • контролировать комплектность архивных документов;
    • гибко разграничивать доступ к архивным документам;
    • обеспечить сохранность (уменьшить физический износ) оригиналов бумажных архивных документов за счет предоставления пользователям архива электронных копий документов.
  2. Для сотрудников организации:
    • осуществлять самостоятельный поиск архивных документов;
    • сократить время на поиск и работу с архивными документами за счет использования электронных копий бумажных документов.
Совместимость:
DIRECTUM 5.2 и выше
Поставки Standard, Enterprise
Стоимость:
Предоставляется по запросу. Услуги по внедрению оплачиваются отдельно. Приобретенные решения не включаются в абонемент на обновление версий DIRECTUM. При необходимости получения новой версии решения оплачивается половина его стоимости.
Поставщик:
ЛИТИКО

Авторизованный партнер

Сайт: www.litiko.com

Гарантия:
Срок: 1 год
Поддержка: Ограниченная

Вернуться к каталогу решений
 

Кнопка
связи