Управление документами
Создание документов, редактирование, хранение, управление версиями и жизненным циклом, настройка прав доступа, подписание и шифрование.
Быстрое создание документов
Ускоряется занесение информации в систему
Быстрое создание документов
- Электронные документы создаются на основе готовых шаблонов или заносятся из почты или сервиса обмена. Бумажные документы подхватываются со сканера.
- Для массовой обработки документов используются службы ввода и преобразования, а также интеллектуальное решение DIRECTUM Ario — все поля карточки заполняются автоматически.
- С мобильными решениями документы можно создавать прямо с камеры смартфона или планшета.
- Формирование документов из шаблонов, занесение из почты или сканера
- Массовая обработка службами ввода и преобразования, средствами ИИ-решения DIRECTUM Ario
- Создание с камеры смартфона или планшета в мобильных решениях
Упорядоченное хранение и управление жизненным циклом
Риск потери документов сводится к минимуму
Упорядоченное хранение и управление жизненным циклом
- Документы располагаются в едином хранилище, пользователи работают со ссылками на документы и могут сохранять их в разных папках.
- Структура папок задается исходя из организационной структуры, процессов или личных потребностей сотрудника.
- Чтобы объект системы было проще найти, в карточку выносятся его реквизиты.
- Стадия жизненного цикла документа изменяется автоматически в процессе согласования либо ее можно поменять вручную.
- Версионность позволяет отслеживать изменения в документе и помогает избежать накопления дублей. Количество версий одного документа неограниченно.
- Когда оперативная работа с документами закончена, они отправляются на хранение в долговременный архив.
- Единое хранилище документов
- Настройка структуры папок
- Автоматическое и ручное изменение стадии жизненного цикла документа
- Поддержка версионности документов
- Организация долговременного архива
Удобный поиск документов
На 84% сокращается среднее время поиска документов
Удобный поиск документов
- Любой объект системы можно найти по заданным реквизитам или по содержимому. Критерии поиска можно постепенно уточнять.
- Чтобы найти электронный документ по бумажному экземпляру, достаточно отсканировать уникальный штрихкод.
- Быстрый поиск по реквизитам и содержимому
- Возможность уточнения критериев
- Поиск электронных документов по штрихкоду на бумажном оригинале
Соблюдение конфиденциальности доступа
Повышается уровень безопасности и конфиденциальность информации
Соблюдение конфиденциальности доступа
- Автор документа настраивает права доступа пользователей (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа), что обеспечивают защиту от несанкционированных действий.
- Система протоколирует действия над документом: можно отследить, кто и когда их просматривал, изменял, настраивал права доступа или подписывал.
- Дополнительной защитой текста электронного документа может стать шифрование — на основе сертификата закрытого ключа или с помощью пароля.
- Настройка прав доступа и защита от несанкционированных действий
- Запись истории работы с документом с указанием конкретных пользователей
- Шифрование на основе сертификата закрытого ключа или с помощью пароля
Работа с электронной подписью
Гарантия авторства и неизменности электронного документа
Работа с электронной подписью
- ЭП заменяет традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность содержания документа.
- Документы, подписанные квалифицированной ЭП, могут участвовать в юридически значимом электронном документообороте с контрагентами.
- По истечении действия сертификата ЭП, документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени.
- Подписание документов электронной подписью
- Поддержка юридически значимого электронного документооборота
- Сохранение юридической силы документа за счет постановки штампа времени
Истории успеха
- Проект охватывает 3 000 сотрудников в 15 городах
- Снизилась нагрузка на сотрудников при обработке документов
- Проведена масштабная миграция данных из предыдущей системы
Читать описание
Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, определим потребности бизнеса, и затем специалисты подготовят для вас персональную демонстрацию.
8
