Цифровая трансформация технологической компании

Результаты проектов ПАО «Сургутнефтегаз» показывают существенное влияние ЕСМ-системы Directum и ИТ-решений на бизнес-показатели
Перед началом проекта компания ПАО «Сургутнефтегаз» имела большое стратегическое преимущество в виде освоенных технологий, сильной ИТ-команды. Именно опыт помог сформулировать принципы и условия успешного проведения проекта.

Рост компании, развитие основного производства, расширение географии и технологии управления документами приводят к ежегодному увеличению объемов управленческой документации на 5-7%.

Эти факторы не должны стать узким местом компании. Поэтому сокращение издержек, оптимизация и ускорение основных и вспомогательных процессов производства являются основной потребностью в части управления документами.

О компании

ПАО «Сургутнефтегаз» — одна из крупнейших частных вертикально интегрированных нефтяных компаний России. Направления деятельности: поиск, разведка и добыча углеводородного сырья, строительство объектов инфраструктуры, переработка и транспортировка нефти и газа, сбыт нефтепродуктов.

99.3%
уровень использования
попутного нефтяного газа
22%
поисково-разведочного
бурения в России
17%
объема эксплуатационного
бурения в России
11%
объема добычи нефти
в России

Планомерные и энергичные шаги по автоматизации управленческого документооборота велись давно, но, учитывая масштабы компании, процесс этот шел эволюционно. Первая автоматизация началась в 1996 году с внедрения программы простого учета бумажных документов на уровне аппарата управления. Затем была внедрена система электронного документооборота, которая позволила перейти на электронные журналы регистрации, единую номенклатуру дел, однократную регистрацию документов и обеспечить контроль на верхнем уровне руководством компании и СП. А с января 2014 года компания приступила к новому витку развития, и сегодня успешно используем систему Directum.

Уникальность проекта состоит в том, что предыдущую систему мы одномоментно меняли на новую, сохранив при этом всю информацию о движении документов и поручений. Учитывая масштабность задачи, около 11 миллионов документов и 14 миллионов поручений, было решено организовать почасовой мониторинг всего процесса миграции, которая выполнялась около 7 дней. Весь руководящий состав и ведущие ИТ-специалисты работали посменно в режиме 24 часа в сутки.
Игорь Вагин, заместитель начальника управления ПУ «СургутАСУнефть»
Охват пользователей
420
Охват процессов
Организационно-распорядительный документооборот: только регистрация
 
Показатели
Только бумажные документы

Выбор системы: ключевые требования

Для соблюдения единых принципов управления документами корпоративная система должна обеспечивать:

  • интеграцию с единой информационной системой ПАО «Сургутнефтегаз»
  • автоматизацию полного цикла обработки любого вида документа — от его создания до уничтожения
  • поддержку документооборота сквозных процессов компании, которые могут протекать в различных информационных системах
  • централизованное хранение документов, формирующихся в различных системах

Условия успешного внедрения

1. Охват.
Технологии и инструменты работы с документами должны быть доступны всем пользователям компании.
2. Поступательное движение в сторону электронного документооборота.
Несмотря на электронные тенденции, существуют внешние и внутренние факторы, которые требуют постепенного внедрения технологий и поддержки бумажного документооборота.
3. Баланс технологий.
Требуется золотая середина между сложностью технических решений и функциональной простотой.
4. Адаптация пользователей.
Важно проводить тематические конференции для пользователей, готовить видеоинструкции, различные рассылки с напоминаниями и советами по работе в системе.

Сложность проекта по внедрению Directum была обусловлена также и необходимостью встраивания СУД в единую информационную систему Сургутнефтегаза, в которую на момент начала проекта в 2012 году входило порядка 120 различных систем с разработанными на их базе1200 ИТ-решениями и реализованными 170 интеграционными сценариями по передаче данных.

Интеграция Directum в единую информационную систему

У любого крупного промышленного предприятия особое место в ИТ-инфраструктуре занимают системы класса ERP. Интеграция Directum с автоматизированными системами управления производственными, финансовыми, кадровыми процессами в рамках ЕИС ПАО «Сургутнефтегаз» обеспечила реальное снижение затрат и рисков расхождений при работе с документами.

В нашей компании переплетаются сотни бизнес-процессов, немалая часть которых автоматизирована.
Нам необходимо было построить управление документами через ЕСМ-систему таким образом, чтобы обеспечить единые принципы обработки документов по различным направлениям деятельности, создать единое информационное поле с другими крупными системами компании, централизованно управлять изменениями программного обеспечения, справочными данными, полномочиями пользователей.
Алексей Ардамин, заместитель начальника управления делами ПАО «Сургутнефтегаз» по нормативному обеспечению и автоматизации процессов управления документами, руководитель проекта внедрения от заказчика

Количество реализованных интеграционных решений, их оказалось более 10, уникально для систем ECM-класса и ранее не имело аналогов.

Интеграция Directum с техническими системами мониторинга инфраструктуры и системами поддержки пользователей обеспечила бесперебойную работу большого числа единовременно работающих пользователей, а также гарантировала успешное выполнение автоматизированных бизнес-процессов.

Благодаря интеграции Directum в ЕИС компании решены важные задачи:

В любой момент времени информация о работниках компании актуальна и доступна.
Поддерживать в актуальном состоянии информацию о сотнях тысяч работников и организационной структуре компании — первоочередная задача, так как ни один процесс управления документами не может выполнятся без ее использования. Актуальная организационная структура и данные по работникам позволяют регулировать правильность назначения прав доступа на документы. В режиме реального времени из системы управления персональными данными SAP HR в систему Directum синхронизируется подробная информация о персонале и рабочем расписании.
Управление полномочиями пользователей осуществляется централизованно и максимально автоматизировано.
Ведение полномочий пользователей системы Directum организовано через систему SAP IdM. Логические объекты SAP IdM в системе электронного документооборота представляют собой группу пользователей с определенными правами доступа на папки организационных единиц, общие документы, определенные отчеты и сценарии, устанавливается фильтрация на справочники. Назначение полномочий пользователям в системе осуществляется в автоматическом режиме в зависимости от роли пользователя — делопроизводитель, пользователь, руководитель и в зависимости от организационного присвоения.
Бесперебойная работа системы в режиме 24/7.
Архитектура системы Directum построена таким образом, чтобы оптимально распределить нагрузку. Поэтому службы системы, а их в ПАО «Сургутнефтегаз» порядка 30, установлены на более чем 30 серверах. В режиме реального времени ведется мониторинг состояния компонент системы в Microsoft System Center Operations Manager (SCOM). Уведомления об опасных и критичных значениях работы клиентского программного обеспечения показателей автоматически днем и ночью направляются ответственным работникам. Всего через SCOM ежеминутно выполняется мониторинг порядка 100 показателей работоспособности системы.
Независимый 3-уровневый ИТ-ландшафт из среды разработки, тестирования и рабочей среды обеспечивает исполнение этапов техпроцесса поддержки и постоянного развития системы.
Еще на начальной стадии работ специалисты Directum провели сайзинг, определив плановые показатели нагрузки и требования к аппаратной части. Перед запуском системы в опытно-промышленную эксплуатацию проводилось нагрузочное тестирование, которое имитировало максимальную нагрузку на систему и оборудование. Результаты тестирования подтвердили правильность выбранной конфигурации и способность системы выдерживать высокую нагрузку.
Грамотно выстроенная архитектура с оптимальной программно-аппаратной конфигурацией и постоянный мониторинг состояния показателей «здоровья» ИТ-инфраструктуры в Microsoft SCOM обеспечивают надежную круглосуточную работу системы Directum. Это позволяет принимать решения о дальнейшем развитии функциональности и масштаба системы, в том числе уверенно выполнять плановые работы по обновлению версий прикладного и системного программного обеспечения.
Шумцов Александр, заместитель начальника отдела внедрения СВТ, АСУ и ТК технического управления ПАО «Сургутнефтегаз»
15
интеграционных решений
300
обучающих инструкций
100
показателей работоспособности системы
25000
пользователей на текущий момент
6000
скан-документов за 1 рабочий день в Directum
30
новых пользователей за 1 рабочий день в Directum
1000000
операций за 1 рабочий день в Directum
5-7%
ежегодное увеличение объема управленческой документации

Система Directum обеспечивает работу 20 000 пользователей

Сегодня Directum охватывает не только делопроизводство, но и не типичные для ECM-систем процессы, например, управление проектно-сметной документацией (ПСД). В ее согласовании принимают участие как минимум три стороны: структурное подразделение «Сургутнефтегаза», проектный институт «СургутНИПИнефть» и Аппарат управления. Готовый пакет ПСД распечатывался как минимум в 3 экземплярах, и дальнейшее согласование также происходило на бумаге. В силу территориальной распределенности участников все процессы затягивались. Directum же уменьшает время на создание типовых документов и согласование, полностью исключает потерю документов. Организовано единое структурированное хранилище ПСД, при необходимости пользователи за несколько секунд найдут по уникальным атрибутам необходимые экземпляры.

Выстроить эффективную работу с кадровыми документами также помогла ECM-система. Кроме ускорения процессов, пользователи получили единую классификацию документов и удобный механизм работы с ними. Обеспечена безопасность данных за счет разграничения прав доступа и соблюдены все требования, предъявляемые к работе с конфиденциальной информацией.

По результатам проведенных работ создана уникальная система управления документами ПАО «Сургутнефтегаз», способная обеспечить совместную работу более 20 000 сотрудников компании. Масштаб проекта не только в достигнутых технических и технологических показателях, но и в затраченных ресурсах — над проектом работали порядка 60 специалистов ПАО «Сургутнефтегаз», более 100 сотрудников компании Directum и 10 партнеров вендора.

Высокий уровень внимания проекту уделен и со стороны всего руководящего состава и ведущих специалистов.

Наша компания придает большое значение сотрудничеству с российскими производителями, до 85% покупаемых ПАО «Сургутнефтегаз» услуг приходится именно на отечественные компании. Поэтому, нам особенно приятно, что в России есть производители, готовые взять на себя ответственность за такой крупный проект. Компания Directum полностью оправдала наше доверие. Особенно хочется отметить эффективность работы команды Directum — профессиональная и правильно выстроенная работа, четкое понимание наших требований, позволила достичь всех поставленных целей.
Гимранов Ринат, начальник Управления ИТ ПАО «Сургутнефтегаз»

Для повышения эффективности работы компании реализовано несколько блоков решений по ключевым направлениям:

1. Организационно-распорядительный документооборот
электронные письма, служебные записки, ознакомление с документами
2. Бухгалтерский и финансовый документооборот
регистры бухгалтерского и налогового учета, первичные учетные документы
3. Производственно-финансовый документооборот
документы по нефти, документы по газу
4. Производственный документооборот
документы по капитальному ремонту скважин, лесные отчеты и декларации, протоколы метрологических проверок
5. Кадровый документооборот
заявления и извещения на отпуск, приказы и графики отпусков
6. Внутренний документооборот структурных подразделений
акты, протоколы, планы и отчеты

Управление документам и оптимизация процессов

Задачи и цели, которые мы хотели достичь при внедрении решения по управлению ОРД, заключались не только в обеспечении полного цикла работы с документами классического делопроизводства, но и в необходимости учесть специфику работы нашей компании. Важно было не просто сохранить и перенести в систему бизнес-процессы, но и улучшить их, т.е. оптимизировать.
Людмила Лакодименко, руководитель группы обеспечения нормативной документацией отдела делопроизводства управления делами ПАО «Сургутнефтегаз», бизнес-аналитик методологии управления ОРД

В ПАО «Сургутнефтегаз» применяется процессный подход к управлению проектами по различным направлениям деятельности Общества. Решение по управлению организационно-распорядительной документацией (ОРД) потребовало внести корректировки в существующие бизнес-процессы. Вместе со специалистами компании Directum мы провели исследование предметной области управления ОРД и текущих бизнес-процессов. Смоделированные схемы «как есть» помогли определить узкие места и выработать оптимизирующие решения с учетом автоматизации, которые затем были закреплены в модели «как должно быть». Мы оптимизировали 20 бизнес-процессов, среди которых работа с распорядительными документами и обращениями граждан, контроль исполнения поручений, создание и изменение номенклатуры дел и другие.

К 2015-му году уже более 300 000 документов было подготовлено при помощи электронных шаблонов бланков. Как следствие, на 80% сократилось потребление типографских бланков. В совокупности использование всех реализованных инструментов позволило повысить на 9% исполнительскую дисциплину.

Удалось охватить практически весь процесс работы с документами. Это позволяет лучше управлять процессом, анализировать любую его составляющую и эффективно оптимизировать работу с документами.

Многие принципы и правила работы с электронными документами были заложены с внедрением Directum, и сама система сегодня помогает контролировать эти правила. Анализируются десятки миллионов единиц информации, чтобы руководители понимали реальную картину документооборота. Дополнительно для анализа были реализованы специальные решения с использованием технологий SAP HANA и BO.

Аналитические решения можно разбить на две категории:

1. Оценка делопроизводственных операций
Объемы зарегистрированных документов, обработка поступившей корреспонденции, исполнительской дисциплины и многое другое — всего более 10 аналитических форм в более чем 40 разрезах по местам регистрации, исполнителям, авторам, орг. единицам и т.д., которые позволяют в считанные минуты получить реальную картину документооборота компании.
2. Эффективность работы пользователей в системе
Оценка корректности различных процессов работы с документами. Всего 17 различных показателей, которые позволяют анализировать любое подразделение на предмет эффективности использования внедренных технологий и соблюдения правил ведения делопроизводства.
Решение всех методологических вопросов позволило с помощью реализованной функциональности в системе Directum полностью покрыть требования Общества по управлению ОРД, а также заложить перспективные планы дальнейшего развития этого проекта.
Directum позволяет нам развивать внутренний электронный документооборот, и для этого необходимы не только внедрение и настройка системы, но и пересмотр регламентирующих документов и стандартов компании, определяющих взаимодействие между исполнителями и правила работы с документами. ECM-система значительно повышает степень защиты информации за счет использования персонального и ролевого принципа назначения прав доступа к документам, существующих механизмов идентификации и проверки подлинности пользователей, применения средств защиты от несанкционированного копирования и распространения документов.
Лариса Лаптун, заместитель начальника Управления ИТ ПАО «Сургутнефтегаз»

ПАО «Сургутнефтегаз» по достоинству оценило совокупный эффект от внедрения Directum:

  • время доставки документа на рассмотрение адресату сокращено с 60 часов до нескольких минут, соответственно сократилось время на рассмотрение документов и принятие решений;
  • внедренный процесс контроля исполнения поручений позволил в разы уменьшить процент неисполненных (исполненных не в срок) поручений;
  • в 8 раз сократился объем документов, направляемых в бумаге;
  • риски, связанные с некорректным оформлением документа сведены на «нет» благодаря использованию более 250 шаблонов документов.
90%
поручений
исполняется в срок
в 3.6 раза
сократилась длительность
согласования писем и служебных записок
в 5.5 раз
сократилась длительность
согласования распорядительных документов
на 40%
снизилось количество нарушений ведения делопроизводства

Направления развития единой системы управления контентом ПАО «Сургутнефтегаз»

Движущая сила инноваций — наступление «цифровой экономики». Это требует пересмотра подходов к процессам, их оптимизация, переход к новым бизнес-моделям работы с информацией — отказ в ряде случаев от документа как от класса, переход на электронные регистры.

Интеллектуальность
  • Выполнение роботом операций по обработке документов
  • Использование искусственного интеллекта для выполнения отдельных операций в процессах
  • Выявление лучших практик работы, интеллектуальный анализ «узких мест» в процесса
  • Роботизированный анализ типовых замечаний к документам и формирование рекомендаций
Юридическая значимость
  • Перевод контрагентов на юридически значимый электронный документооборот
  • Отказ от бумажного документооборота в кадровых процессах
  • Перевод производственных документов в электронный вид
Удобство для пользователей и омниканальность
  • Голосовое управление системой для всех пользователей
  • Работа в мессенджерах для всех пользователей и интеграция с носимыми устройствами: умными часами, фитнес-трекерами
Мощная современная платформа
  • Новое поколение платформы во всех процессах
  • Предоставление возможностей самостоятельной оптимизации внутренних процессов для любого структурного подразделения или службы
  • Интеграция с системами предотвращения утечек информации и конфиденциальное делопроизводство
  • Полное импортозамещение

План развития системы

2019
Хранение электронных документов
Долговременный архив электронных документов
10% Долговременный архив электронных документов
2020
Цифровизация в документообороте
Перевод 50% производственных документов в электронный вид
Мобильные решения для доступа к системе: работа в Directum Solo для топ-менеджеров
20% электронных документов на начало года
2021
Искусственный интеллект
Искусственный интеллект в автоматизированных процессах
Голосовые помощники для управления системой топ-менеджерами
Отказ от бумаги везде, где позволяет законодательство
47% электронных документов на начало года
25,5 млн. электронных документов
более 1500 видов документов

Ознакомьтесь с проектом за 2 минуты.
Узнайте, чего добилась компания за 5 лет благодаря единой системе управления контентом.

Заказать презентацию

Наш специалист свяжется с вами: расскажет о практике крупных проектов автоматизации,
возможностях системы Directum и ответит на ваши вопросы.

Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами