Совещания

Удобная организация деловых встреч и заседаний: формирование повестки, ведение протоколов.
Автоматическая рассылка поручений по принятым решениям.
на 30-40%
повышается эффективность совещаний
в 2-3 раза
ускоряется согласование протокола
на 45-75%
сокращается число невыполненных поручений

Проблема

Много времени занимают организация, подготовка повестки, уведомление сотрудников и оформление протоколов совещаний.

Затягиваются сроки исполнения поручений по принятым решениям.

Сложно и неудобно контролировать исполнение решений.

Решение

Использовать систему Directum RX. Это поможет:

  • сократить трудоемкость оформления повестки и протокола;
  • ускорить передачу решений на исполнение;
  • получить быстрый доступ к связанным документам по каждому совещанию;
  • упростить контроль исполнения решений совещания.

Возможности решения

Подготовка совещания

Для организации встречи сотрудник создает карточку совещания в Directum RX. Из нее вся информация автоматически переносится в повестку: время, длительность, место проведения, список участников. К карточке совещания привязываются повестка, протокол и другие документы, благодаря этому все сведения всегда у вас под рукой.

Из карточки совещания можно создать встречу в календаре Microsoft Outlook и отправить приглашения всем участникам. Во встрече автоматически заполняются поля и добавляются ссылки на документы по совещанию.

Карточка совещания
Карточка совещания
Документы, связанные с карточкой совещания
Документы, связанные с карточкой совещания
Интеграция с Microsoft Outlook
Интеграция с Microsoft Outlook

Оформление результатов совещания

Протокол встречи создается так же быстро, как и повестка: часть данных заполняется автоматически, ответственному сотруднику остается указать принятые решения. Поручения можно отправить в работу за пару кликов: система сама формирует их из протокола, а сотрудник только проверяет их и отправляет на исполнение.

Создание поручений по протоколу

Контроль работ по совещанию

Как правило, один сотрудник отвечает сразу за несколько совещаний и по каждому проверяет исполнение решений. В Directum RX исполнение решений легко контролировать:

  • в реестре совещаний можно быстро посмотреть текущее состояние выданных работ;
  • благодаря списку протоколов можно найти все протоколы совещаний, где вы участник, секретарь или председатель, а также протоколы, где вы или ваши подчинённые указаны исполнителем работ;
  • с помощью отчета удобно контролировать сроки исполнения решений по совещаниям за выбранный период;
  • на вкладке «Поручения» в карточке совещания можно отслеживать исполнение поручений, созданных по протоколу.
Реестр совещаний
Реестр совещаний
Список протоколов
Список протоколов
Отчет Контроль сроков исполнения поручений по совещаниям
Отчет «Контроль сроков исполнения поручений по совещаниям»
Закладка Поручения
Вкладка «Поручения»

Опыт клиентов

Закажите бесплатную консультацию по решению

6

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами

Россия (+7)
Азербайджан (+994)
Армения (+374)
Беларусь (+375)
Казахстан (+997)
Кыргызстан (+996)
Молдова (+373)
Таджикистан (+992)
Туркменистан (+993)
Узбекистан (+998)
Другая страна