Компания Akelon завершила внедрение DIRECTUM в "Группе Е4"

В ОАО "Группа Е4" успешно завершился проект внедрения системы DIRECTUM. В ходе проекта автоматизирован московский офис компании, пользователями системы стали свыше 500 сотрудников, включая всех топ-менеджеров.

В рамках проекта, который стартовал весной 2010 года, создан электронный архив документов ОАО "Группа Е4", автоматизировано делопроизводство и контроль исполнения поручений, а также переведен в электронный вид процесс организации совещаний и контроль исполнения принятых на совещании решений.

Для достижения максимального эффекта была проведена интеграция DIRECTUM с ERP-системой "1С:Предприятие". Это позволило организовать единую точку ввода совместно используемых системами данных, а также обеспечить автоматическое обновление в DIRECTUM информации из 1С о работниках и организационной структуре компании.

За время проекта сотрудниками компании Akelon было обучено свыше 50 пользователей, что позволило эффективно начать работать с системой уже с первых дней опытной эксплуатации.

С момента запуска DIRECTUM в опытную эксплуатацию согласование любых исходящих и организационно-распорядительных документов, а также ознакомление с документами и контроль исполнения поручений осуществляются только в системе DIRECTUM, с использованием специализированных типовых маршрутов и ЭЦП.

Большое внимание в "Группе Е4" уделяется системе менеджмента качества (компания имеет международный сертификат соответствия стандарту ISO 9001:2008), поэтому сотрудниками активно используется предоставляемый системой DIRECTUM инструментарий для контроля за показателями эффективности.

Вместе с этим сотрудники "Группы Е4" получили удобный инструмент для удаленной работы через Интернет, благодаря использованию сервера веб-доступа к DIRECTUM. Также была внедрена современная технология быстрой идентификации документов по штрих-коду на основе решения DIRECTUM RapID, что позволило значительно снизить трудозатраты на поиск и идентификацию документов в системе.

Для топ-менеджеров "Группы Е4" специалистами компании Akelon разработано специализированное решение DIRECTUM Client for Outlook, которое позволяет работать с задачами, заданиями и вложениями, используя привычный интерфейс почтового клиента вместо стандартного клиента DIRECTUM.

Значительную роль в успешном завершении проекта сыграли оперативное решение вопросов со стороны заказчика, тщательная проработка проектных документов как специалистами компании Akelon, так и специалистами "Группы Е4", и готовность сотрудников Группы принять новые схемы и правила работы с использованием системы DIRECTUM.

На момент перевода системы в промышленную эксплуатацию пользователями DIRECTUM являются свыше 500 сотрудников "Группы Е4", создано около 7 000 задач и 20 000 заданий и свыше 5 000 документов. В настоящий момент в "Группе Е4" планируется начало нового проекта по автоматизации договорного управления на базе системы DIRECTUM.

Информация об ОАО "Группа Е4"

ОАО "Группа Е4" – инжиниринговая компания с холдинговой структурой управления. Общее количество сотрудников – 20 000 высокопрофессиональных специалистов, среди которых более 100 кандидатов и докторов наук. Предприятия холдинга расположены в 27 регионах, во всех федеральных округах РФ и за рубежом.

"Группа Е4" предлагает современные инжиниринговые решения для энергетики, горно-металлургической, химической, нефтегазовой, других отраслей промышленности, ЖКХ и инфраструктурного строительства.