Электронный документооборот в России
Российский рынок электронного документооборота (ЭДО) активно развивается последние 20 лет. За это время пройден огромный путь от простых решений для делопроизводства до масштабных систем организации документооборота на предприятии. Расширяется охват процессов и пользователей, появляются новые задачи. На базе систем электронного документооборота создаются единые информационные системы целых компаний и даже регионов.
В сегменте крупного бизнеса уже все без исключения имеют опыт внедрения и работы в системах управления документооборотом и бизнес-процессами, хотя потенциал еще далеко не исчерпан. Аналогичная ситуация характерна и для государственного сектора.
Интересно:
Среди первых на полностью электронный документооборот (ЭДО) перешло Правительство Москвы — еще в 2011 году государственная структура отказалась от бумажных документов. Ежедневно пользователи системы создают до 50 000 документов. В результате электронный документооборот экономит Правительству Москвы не менее 200 000 листов бумаги каждый день, что равнозначно 40 млн. рублей в год2.
Электронный документооборот: специфика по отраслям
Каждая отрасль обладает собственной спецификой, поэтому и проекты имеют свои особенности. Многие вендоры, в том числе DIRECTUM, готовят комплексные предложения по организации ЭДО на предприятии, основываясь на собственном опыте.
Компании нефтегазовой отрасли отличаются масштабами, они уделяют особое внимание нескольким направлениям:
- Документационное обеспечение управления
- Управление проектно-сметной документацией
- Поддержка линейного менеджмента
- Организация взаимодействия удаленных подразделений
Предприятия промышленного комплекса серьезно подходят к теме информационной безопасности. Необходимо обеспечить:
- Безопасное хранение проектной и конструкторской документации
- Управлять портфелями инвестиционных проектов
- Своевременного обрабатывать входящие документы и соблюдать сроки исполнения договорных обязательств
Органы государственной власти проявляют повышенный интерес трем аспектам:
- межведомственное взаимодействие и работа с обращениями
- государственные услуги в электронном виде
- решение ведомственных задач
Для финансовых организаций актуальны задачи:
- взаимодействие фронт- и бэкофисов
- организация архива клиентских досье
- обеспечение единого центра обслуживания
- быстрая обработка входящих запросов и документов
В вопросах продаж первостепенное внимание уделяется направлениям:
- управление взаимодействием с клиентами
- выстраивание системы менеджмента качества
- межкорпоративное взаимодействие
В сфере строительства важно соблюдать сроки и требования, как со стороны государства, так и со стороны инвесторов:
- управление проектной деятельностью
- организация единого архива электронных документов;
- контроль исполнения договорных обязательств
Энергосбытовые и теплоснабжающие компании автоматизируют:
- Внешний документооборот с физическим и юридическими лицами
- Управление первичными учетными документами
- Организация финансового архива
Предприятия агропромышленного комплекса часто имеют распределенную структуру, им важны процессы:
- Взаимодействие между филиалами
- Организация корпоративных мероприятий и совещаний
- Документационный обмен с контрагентам
Требования к системам электронного документооборота
Под влиянием тренда цифровой трансформации современные СЭД/ECM претерпевают значительные изменения. Так, среди ключевых требований заказчиков стоит выделить:
- проработанная функциональность для охвата множества процессов с учетом специфики отрасли и законодательства РФ;
- мощная современная платформа для подключения к электронному документообороту всех подразделений с большим количеством сотрудников;
- интеллектуальные механизмы для исключения рутины в работе пользователей и повышения качества результатов;
- юридическая значимость документов, в том числе при межкорпоративном обмене и при организации долговременного хранения электронных документов.
- удобство работы с решением как с точки зрения пользователей, так и с точки зрения сопровождения;
- различные варианты взаимодействия с СЭД/ECM (омниканальность): десктоп-, веб- и мобильный доступ, чат-боты и другие сервисы для неавтоматизированных сотрудников.
Несколько иные требования к СЭД предъявляет средний и малый бизнес. Проекты автоматизации — давно уже не привилегия «больших», оптимальная организация деятельности нужна всем. Что важно небольшим компаниям:
- наличие универсальных и удобных решений из «коробки»;
- минимальные затраты на развертывание и обслуживание;
- мобильные приложения для оперативного подключения к рабочим вопросам в режиме 24/7
- готовые коннекторы к учетным системам и сервисам обмена, т.к. зачастую контрагенты из числа крупных предприятий настаивают на подключении к межкорпоративному электронному документообороту;
- возможность адаптации под бизнес-задачи — с ростом компании важно, чтобы ИТ-инфраструктура могла меняться без серьезных усилий и вложений.
Отвечая на запросы рынка, DIRECTUM постоянно развивает и расширяет линейку своих продуктов, где представлены: мощная ECM-платформа для предприятий со сложной и разветвленной структурой, интеллектуальные механизмы для обработки документов, сервис ЭДО, а также электронный документооборот DirectumRX — система с продуманной эргономикой и широкими возможностями как для крупных, так и для малых компаний.
1 на основе статистики Минкомсвязи в 2018 году
2 данные опубликованы на Официальном портале Мэра и Правительства Москвы
