Kanban-доска: как гибко и эффективно планировать задачи

Бывают такие проекты, когда сложно спланировать все задачи на старте. Изменения происходят на каждом этапе, поэтому команде необходимо буквально «прислушиваться» к переменам и оперативно реагировать. В таких условиях легче и эффективнее работать итерациями, разбив проект на небольшие задачи. Фиксировать каждый шаг удобнее на kanban-досках.

Что такое kanban, scrum и agile?

Последние несколько лет эти понятия на пике популярности. Разберемся в терминах.

Kanban и scrum — гибкие методологии создания продукта. В их основе заложены принципы agile.

Agile — гибкий подход к организации работы, при котором весь проект делится на большое количество мелких итераций, или спринтов. Каждый спринт длится 2-3 недели и формируется по предпочтениям и потребностям заказчика. При таком подходе команда концентрируется на самых важных задачах и выполняет их быстрее. В основе agile — ориентация на клиента и его потребности, поставка ему максимально качественных продуктов и услуг.

При большом объеме задач и их возможной изменяемости важно грамотно планировать работу и фиксировать результаты. Для этого есть специальный инструмент — kanban-доска.

Функциональность виртуальных kanban-досок

Планировать работу можно как в ежедневнике или на маркерной доске, так и в цифровом формате. Остановимся на более современном варианте — электронных досках. С помощью виртуальных бордов можно:

• создавать тикеты и делать пул задач наглядным;
• задавать необходимые параметры по работам: приоритеты, трудоемкость, сроки и исполнители;
• быстро узнавать, на какой стадии выполнения находится задача;
• сохранять историю работ и обсуждений в одном месте.

С использованием виртуальных kanban-досок рабочие процессы становятся прозрачными и наглядными. Каждый член команды получает доступ к нужной информации в любое время.

Структура kanban-доски

Kanban-доска представляет из себя несколько колонок с этапами выполнения задач и тикетами, в которых эти самые задачи прописаны. Каждая команда настраивает доску под себя. Но есть некоторые общие обязательные принципы ее организации.

В ожидании

Сюда помещаются все тикеты, которые нужно сделать в ходе проекта. Именно из этой колонки члены команды набирают себе пул задач

В процессе

В этом столбце размещаются те тикеты, которые на данный момент исполняют сотрудники. Для удобства можно прописать мелкие подзадачи, чтобы было видно, сколько процентов работы уже выполнено.

Выполнено

Если задача сделана, смело перемещаем ее в эту колонку. Можно внести в тикет ссылку на документ или решение, которое было выполнено.

Обычно тикеты между колонками передвигаются с помощью drag-and-drop.

В зависимости от сложности проекта, размеров команды и других факторов, kanban-доску можно дополнять. Например, добавить столбцы «тестирование» или «проверка», «отложено» или «отклонено».

В каких кейсах использовать kanban-доски?

Распространено мнение, что принципы agile, scrum и kanban целесообразно применять только в небольших IT-компаниях. Однако отдельные инструменты подойдут и для крупных организаций. Kanban-доски успешно используются в HR-подразделениях, отделах по закупкам, маркетинговых группах, сервисных службах, отделах продаж.

Например, отдел по закупкам непосредственно на доске может планировать этапы: сбор заявок, формирование документации, проведение конкурса, договорную работу. На каждом тикете назначается ответственный за задачу. Как правило, во всех сервисах онлайн-бордов есть возможность оставлять комментарии. С их помощью участники процесса могут выбирать подрядчика или обсуждать варианты поставок.

О плюсах agile-досок в корпоративных системах

 

«Agile-доски — удобный и надежный инструмент планирования, особенно, если он настроен внутри корпоративной системы, а не на внешнем сервисе. Внутренняя доска защищена от доступа со стороны. Если сотрудник планирует задачи внутри корпоративной системы, то при увольнении эта информация не потеряется, он не сможет ее удалить или использовать в будущем».

Елена Лобанова, руководитель проектов развития бизнеса Directum