Управление закупками.
Нормативное регулирование, процессы и
их автоматизация

Управление закупками – сложный сквозной процесс. Автоматизация одних этапов более актуальна для заказчика, других – менее. Как показывает практика, чаще всего в электронный вид переводят подготовку и согласование конкурсной документации, планирование закупок, сбор и согласование заявок на закупки. Для тех, кто работает по 223-ФЗ и 44-ФЗ имеет смысл автоматизировать процесс публикации информации на портале госзакупок, ЭТП и других порталах.

Нормативно-правовое регулирование

При заключении крупных сделок организациями давно и успешно применяется тендерная система. Тендер, по сути, является конкурентной формой отбора предложений на поставку товаров, оказание услуг или выполнение работ. Базируется такой отбор на принципах состязательности, справедливости и эффективности.

В действующих российских правовых актах термин «тендер» и его различные производные (тендерная документация, тендерная комиссия) не определены, вместо него используются такие понятия как «конкурс» и «аукцион». В рамках конкурса предложения поставщиков отбираются по критериям и условиям, на аукционах – по цене. Так или иначе, все это конкурентные формы отбора предложений, которые регулируются нормативно 223-ФЗ и 44-ФЗ. Законами также определяются другие конкурентные процедуры, например запрос котировок, которые формально не являются торгами, закупки у единого поставщика, предварительный отбор. По форме проведения закупка может осуществляться в электронном виде на ЭТП (электронные торговые площадки) или традиционным способом. Кроме того, вышеописанные конкурсы и аукционы могут проводиться открыто или закрыто.

223-ФЗ содержит правила проведения закупок организациями, которые находятся на самофинансировании, к ним относятся: государственные корпорации, субъекты естественных монополий, ЖКХ, организации с государственным участием (более 50% активов), государственные и муниципальные унитарные предприятия, а также ряд организаций, вид деятельности которых тесно связан с ведением коммунального хозяйства. Основное требование закона – размещение информации о закупках, в том числе отчетов, на портале госзакупок. Заказчик не ограничивается в плане возможностей закупки товаров и услуг у единственного поставщика, нужно лишь отразить в положении перечень, случаи и основания закупок. В положении должны быть также прописаны процедуры проведения конкурсов и аукционов.

44-ФЗ определяет закупочную деятельность государственных бюджетных учреждений и накладывает серьезные ограничения: регулирует суммы и объемы закупок, обязывает обосновывать начальную стоимость контракта, указывать функциональные характеристики услуг и товаров.

Коммерческие организации, которые не попадают под действие вышеописанных законов, могут осуществлять закупки на свое усмотрение. Хотя тот уровень, который задается 223-ФЗ и 44-ФЗ, постепенно приходит и в сектор коммерческих предприятий.

Очевидно, что закупки – деятельность всеобъемлющая, которая оказывает существенное влияние на финансовые показатели организации, так как себестоимость выпускаемой продукции напрямую зависит от закупаемого у поставщика сырья или услуг.

Основные этапы процесса управления закупками

Рассмотрим закупочную деятельность в разрезе процессов. Управление закупками включает в себя большой перечень работ:

1. Планирование. На этом этапе собираются и сводятся в единый документ заявки на закупку, причем согласно 223-ФЗ/44-ФЗ ряд организаций должны планировать свои закупки как минимум на 1 год вперед, а по отдельным видами деятельности на 5-7 лет вперед.
   Составленный план подлежит утверждению внутри организации и публикации на портале госзакупок. Фактически, этап включает в себя анализ потребностей, сведение всех заявок в позиции плана, их группировку. Одной закупкой можно закрыть несколько заявок, и наоборот – одна заявка может закрываться несколькими закупками.
2. Согласование заявок. Еще на этапе сбора заявок возникает задача по их согласованию, утверждению и контролю соблюдения лимитов бюджета. То есть этап согласования тесно перекликается с финансовым планированием и бюджетированием.
3. Подготовка конкурсной документации. По каждой закупке готовится целый пакет документов – это и извещения о проведения торгов, и условия проведения конкурса, и проектная документация, разъяснения, проекты договоров. Одним словом, объем документов, которые нужно согласовывать, впечатляют.
4. Инициация проведения конкурентной процедуры. Всю информацию о предстоящей закупке нужно своевременно разместить на сайте госзакупок и/или на сайте самой организации в зависимости от вида деятельности. Важно соблюдать регламентированные сроки, если деятельность организации регулируется 223-ФЗ и 44-ФЗ. В законах четко прописано, за какой срок должно быть поданы извещение, документация, информированы поставщики.
5. Проведение конкурентной процедуры. В первую очередь это сбор предложений и допуск участников – анализ предложений, уставной документации, то есть соответствие предложений заявленным критериям. Все действия фиксируются в виде протоколов конкурсной (или аукционной) комиссии, которые также согласовываются и публикуются в регламентированные сроки на порталах.
6. Подведение итогов. После того как конкурентная процедура состоялась нужно опять же оформить протокол, разместить его на портале госзакупок и заключить договор с победителем.
7. Контроль исполнения условий договора. 223-ФЗ и 44-ФЗ, как уже говорилось выше, регулируют отчетность по проведенным закупкам, заключенным договорам и их исполнению – вся информация также размещается на портале госзакупок.

Управление закупками – сложный сквозной процесс. Да, автоматизация одних этапов более актуальна для заказчика, других – менее. Чаще всего требуется перевести в электронный вид подготовку и согласование конкурсной документации, планирование закупок, сбор и согласование заявок на закупки. Для тех, кто работает по 223-ФЗ и 44-ФЗ имеет смысл автоматизировать процесс публикации информации на портале госзакупок, ЭТП и других порталах. Менее актуальными остаются задачи по переводу в электронный вид торгов, контроля соблюдения сроков и лимитов бюджетов.

Решения для автоматизации управления закупками

Теперь, когда выявлены потребности, можно перейти к решениям, которые предлагает рынок.

Для проведения торгов или другой конкурентной процедуры в электронном виде существуют ЭТП, которые помимо прочего закрывают задачи размещения планов закупок, извещений, протоколов на порталах, сбор предложений от поставщиков. Многие ЭТП обеспечивают синхронизацию сведений с порталом госзакупок. Если будет налажена интеграция с информационными системами, то можно будет автоматизировать сбор и согласование заявок, подготовку и согласование документации.

На другом полюсе от ЭТП находятся системы класса ERP, которые обеспечивают планирование и ведение реестров заявок (потребностей) и закупок, контроль лимитов бюджетов. Однако эти системы плохо закрывают те задачи, что касаются ведения документации, обеспечения архивного хранения, и, конечно, публикацию сведений на порталы.

Управление контентом – традиционно сильная сторона ECM-систем. Какую роль могут сыграть эти системы в автоматизации закупок? В первую очередь ECM-системы позволят оптимизировать договорную деятельность, подготовку и согласование заявок, всей закупочной документации, протоколов. При этом процессы могут охватывать большое число пользователей. Таким образом возможно автоматизировать все активности, возникающие в рамках закупочной деятельности и сделать процесс максимально прозрачным и управляемым, тем самым существенно снизив издержки.

Максимально эффективно перевести управление закупками в электронный вид позволяет интеграция решений.

Интеграция ECM-системы и ERP уже дает автоматизацию части этапов. В ERP ведется реестр заявок и план закупок, в ECM проходит их согласование, готовится и утверждается вся закупочная документация, протоколы и извещения, договорные документы. Если дополнительно автоматизировать публикацию информации на сайте компании, на ЭТП и портале госзакупок, то будет обеспечено сквозное взаимодействие с поставщиками – сбор предложений, заключение договоров в электронном виде и т.д.

Таким образом, управление закупками на основе ECM-систем, в отличие от ERP-систем и ЭТП, способно объединить разрозненные операции в единый прозрачный сквозной процесс и максимально охватить автоматизацией всех лиц, задействованных в процессе.

Автор: Алексей Мурин, руководитель отдела прикладной разработки DirectumRX