CSP-платформы — новый подход к управлению корпоративным контентом и бизнес-процессами

В условиях постоянной турбулентности, политических, экономических и технологических вызовов бизнесу необходимо быстро адаптироваться к изменениям. Гибко маневрировать без потери эффективности помогают системы для управления компанией. Долгое время основой цифровой инфраструктуры были СЭД и ECM-системы. Они брали на себя задачи делопроизводства и документооборота: помогали создавать, согласовывать, хранить и архивировать документы.

Но этого оказалось недостаточно. Объем данных постоянно растет, процессы усложняются, бизнес старается автоматизировать все рутинные задачи и интегрировать в работу новые инструменты. Поэтому нужны более гибкие, мобильные и легко настраиваемые решения, которые способны быстро масштабироваться. Одним из них стала Content Services Platform (CSP). В статье расскажем, что это такое и чем она отличается от своих предшественниц.

СЭД, ECM, CSP — в чем отличие между решениями?

Нередко эти аббревиатуры используют как синонимичные понятия. Но всё же между ними есть значительная разница. Разберемся, в чем она заключается.

Исторически первыми появились системы электронного документооборота (СЭД), которые перевели корпоративную документацию в электронный формат. Это значительно облегчило работу сотрудников, сняло часть рутинных задач и помогло снизить расходы на операционку. Среди основных функций СЭД было хранение и поиск документов, организация согласования по настроенным маршрутам, управление версиями и отслеживание изменений. Но системы ЭДО иногда не выдерживали возраставшую нагрузку, к тому же их было сложно масштабировать и адаптировать под конкретные задачи.

В результате появились ECM-решения (Enterprise Content Management), которые научились работать не только с документами, но и с медиаматериалами, электронными письмами, веб-страницами. Функциональность новых продуктов также расширилась:

• они взяли под контроль полный жизненный цикл контента — от создания, согласования до хранения и удаления;
• повысилось удобство поиска документов благодаря поддержке метаданных, тегов и индексации контента по заданным критериями: автору, дате и др.;
• расширились возможности интеграции с другим корпоративным ПО;
• ECM-решения оказались лучше подготовлены к масштабированию и гибче настраивались под конкретные задачи.

Но этого оказалось недостаточно, и они эволюционировали в CSP-платформы, которые лучше отвечали вызовам времени: возросшему уровню цифровизации, увеличению объемов документации и усложнению процессов.

Что такое Content Services Platform

CSP-система — это цифровая платформа для управления контентом и бизнес-процессами, которая стала логичным этапом развития ECM-систем и предложила новый, более гибкий, масштабируемый и мобильный подход. Она не ограничена монолитной структурой, легко подстраивается под нужды организации, имеет возможности для расширения функциональности. Она выполняет несколько значимых функций:

1. Создание, хранение, обработка всех типов корпоративного контента, поиск по файлам и их содержимому.
2. Автоматизация типовых действий и процессов, настройка маршрутизации и анализ документов.
3. Совместная работа над документацией.

Как явление CSP-платформа появилась, когда классические решения перестали полностью удовлетворять потребностям бизнеса. Она стала продуктом, который закрывает обширный перечень задач, гибче реагирует на изменения и помогает проще настраивать процессы. Рассмотрим подробнее, в чем ее особенность.

Микросервисная архитектура — основа платформ CSP

ECM-система чаще всего функционирует на монолитной архитектуре, то есть все ее компоненты собраны в одном модуле и разворачиваются как единое целое. Такой подход требует меньше планирования и вложений на начальном этапе. Но дальше возникают сложности: монолит проблематично масштабировать, любые изменения отражаются на всем программном обеспечении, трудно интегрировать другие решения, со временем управление и обслуживание усложняются.

Требовались более гибкие возможности, их предоставила CSP-система. В ее основе лежит микросервисная архитектура — это подход, в котором приложение разделяется на несколько независимо развертываемых сервисов, работающих через общий API и хранилища данных.

Такой метод организации системы позволяет развивать отдельные службы и компоненты-сервисы независимо друг от друга, чтобы детальнее проработать их и сделать ПО более подходящим для конкретных задач. Такой подход также упрощает масштабирование, если компания решит расширить охват бизнес-процессов, включить в работу больше пользователей или увеличить объемы используемых данных.

Еще один плюс ухода контент-сервис платформ от монолитной архитектуры — понятный интерфейс. В классических СЭД и ECM нередко приходилось совершать множество шагов, чтобы выполнить несложное действие. Проблема усугублялась тем, что в документооборот вовлечены не только делопроизводители, но и сотрудники других отделов, которые не хотели тратить свое время на эти задачи. Разделение на микросервисы помогло упростить интерфейс для пользователей, сделать его более «дружелюбным» и понятным, отпала необходимость пробираться через множество окон.

Также стало доступнее использование open source. Многие ИТ-продукты нередко уже реализованы в виде свободного программного обеспечения — это различные мессенджеры, встроенные редакторы, планировщики и другие программы. CSP-платформа на основе микросервисной архитектуры помогает быстро интегрировать их в уже существующий ИТ-ландшафт компании. В результате можно без длительного процесса разработки получить нужную функциональность.

Преимущества CSP

Контент-сервис-платформы закрывают большую часть потребностей современного бизнеса. Они поддерживают все виды контента и способны работать с разными источниками файлов — сайты, соцсети, электронная почта и т.д. Новое поколение систем также дает возможность не только хранить и передавать документы, но и обрабатывать информацию в них для дальнейшего использования.

Еще один плюс Content Services Platform — адаптивность. Low-code-подход помогает без глубокого погружения в программирование настраивать ПО под конкретные нужды компании. Это сокращает расходы на разработку, внедрение и сопровождение.

CSP-платформы используют интеллектуальные инструменты. ИИ упрощает работу с большими объемами информации, в том числе неструктурированными данными, оптимизируют бизнес-процессы, облегчают выполнение рутинных задач. Но чтобы сервисы функционировали качественно, им нужна хорошая база для обучения, причем на тех документах, которые потом будут использоваться в работе.

Контент-сервисные продукты могут размещаться облачно и локально. Это обеспечивает гибкость системы, помогает сократить расходы на оборудование и поддержку ИТ-инфраструктуры. Также есть возможность организовать гибридное развертывание, когда часть микросервисов располагается on-premise (на серверах заказчика), а часть — в облаке. С помощью этого удается оптимально распределять нагрузку, обеспечивать нужный уровень безопасности и защиты данных.

Перспективы развития CSP-платформ на отечественном рынке

На ИТ-рынке наблюдается конвергенция разных продуктов, то есть они перенимают функциональность друг друга. Поэтому на базе Content Services Platform, помимо классических функций, будет появляться всё больше специализированных решений, например для управления проектами или работы с данными клиентов. Кроме наращивания внутренней функциональности, расширятся возможности интеграции с open source-продуктами.

Еще одна перспектива развития — усиление влияния ИИ. Интеллектуальные сервисы будут активнее использоваться для углубления автоматизации: обработки всех видов корпоративного контента, анализа процессов и их дальнейшей оптимизации, упрощения повседневных задач.

Как выбрать CSP-систему для вашего бизнеса

Чтобы определиться с подходящим решением, важно проанализировать несколько критериев. Вот ключевые из них:

1. Размер компании. Для большого числа сотрудников и сложных процессов нужны топ-системы, которые способны легко масштабироваться и выдерживать значительные нагрузки. Например, CSP-платформа Directum RX позволяет работать одновременно 50 тыс. пользователей. Это значит, что продукт готов к внедрению в компанию, где трудятся 80-120 тыс. пользователей. Для небольшого бизнеса нужна легкая система, которая не потребует значительных затрат и выстраивания крупной ИТ-инфраструктуры.
2. Наличие готовых решений. Стоит обратить внимание на «коробки» со стандартным набором функций для автоматизации типовых процессов. Если они уже имеют все нужные модули и блоки, получится избежать длительного внедрения и дополнительных трат на кастомизацию.
3. Соответствие требованиям безопасности. В системе должны быть надежные инструменты для защиты информации, учитывающие требования законодательства. Также перед внедрением стоит проконсультироваться со специалистами по информационной безопасности и юристами.
4. Интеграции с другими ИТ-продуктами. Если в компании уже функционируют CRM, ERP, BPM-решения, сервисы ЭДО и другие ИТ-продукты, надо убедиться в их совместимости с платформой. Это поможет пользователям работать с разными ПО в режиме одного окна и не искать информацию в разных хранилищах.

CSP — это современное поколение систем для управления компанией, которые объединяют в себе гибкость, удобство масштабирования и возможность low-code-разработки. Встроенные сервисы искусственного интеллекта повышают практичность и эффективность контент-сервисных платформ. Все эти факторы будут способствовать дальнейшему развитию Content Services Platform и помогать им полностью закрывать потребности бизнеса.