Directum RX в «Газпром трансгаз Ухта»:
ускорение работы с конфиденциальными документами на 100%
>13,5 тыс.
человек охватил проект
13
1
минута на создание акта об уничтожении
Цели и задачи
В нефтегазовой отрасли есть пласт внутренних непубличных документов, при переводе которых в цифровой вид нужно организовать корректную и безопасную работу с конфиденциальными данными.
Предприятию «Газпром трансгаз Ухта» требовалось выстроить управление конфиденциальными документами в электронном виде, обеспечить информационную безопасность и аккредитацию комплекса систем, входящих в контур.
Проект охватил задачи первого этапа:
- Организация корректной простановки данных о грифе конфиденциальности.
- Формирование системы учета и контроля проектов документов.
- Обеспечение возможности снятия грифа.
- Создание условий для хранения конфиденциальных документов.
- Настройка механизма гарантированного уничтожения документов.
Решение
Подрядчиком на проекте выступил генеральный партнер Directum, компания МайТэк.
Команда определила 4 основных вида тайн для «Газпром трансгаз Ухта»: персональные данные, коммерческая тайна, конфиденциальная информация и документы служебного пользования. Первым этапом их защиты стала настройка в Directum RX возможности ставить на документы отметки о грифе конфиденциальности.
Простановка данных о грифе
Для организации корректной работы с грифами конфиденциальности команда исполнителя разработала в системе:
- справочник «Грифы конфиденциальности»;
- группу полей «Гриф конфиденциальности» в карточках документов;
- штамп «Гриф конфиденциальности».
Ранее штамп проставлялся вручную: либо сразу при создании, либо после подписания на итоговой версии документа. Теперь документы ограниченного доступа грифуются автоматически в соответствии с содержанием. Исключение составляют файлы с персональными данными — на них гриф не ставится согласно
Организация учета и контроля проектов документов
В системе Directum RX был разработан единый журнал учета проектов без деления по документопотокам — файлы удобно хранятся в одном месте. Пользователи могут пронумеровать данные по головному подразделению. Учетный номер проставляется в отдельном поле и транслируется в шаблон документа.
Снятие грифа
Чтобы снять гриф конфиденциальности, система создает карточку Акта о снятии грифа, в которой хранится ещё не утвержденный перечень соответствующих документов. Ответственный за конфиденциальное делопроизводство проверяет и согласует этот список, в одно нажатие фиксирует снятие и создает версию документа, которая отправляется на согласование по регламенту.
Хранение и уничтожение конфиденциальных документов
В соответствии с
Персональные данные тоже помещаются в дела. По требованиям
Чтобы соблюсти требования законодательства, команда проекта разработала в системе разные процедуры выделения документов к уничтожению:
- в рамках дела, согласно срокам хранения;
- поштучно — для документов, содержащих персональные данные, попадающих в период 30 календарных дней с момента достижения цели обработки персональных данных;
- в рамках процесса согласования: у сотрудников есть возможность скорректировать список дел и документов, подлежащих уничтожению.
Гарантированное уничтожение
Финальным этапом уничтожения документов является гарантированное удаление всех версий документа, включая копии предпросмотра. Для этой процедуры на проекте было использовано ПО «Блокхост МЗД
Согласно приказу Росархива № 77, для гарантированного уничтожения составляется акт о выделении документов к уничтожению. После подписания акта система отбирает соответствующие файлы, формирует очередь уничтожения и удаляет документ и его копии предпросмотра в файловом хранилище.
Удаление осуществляется троекратным затиранием содержимого по специальному алгоритму, исключающему считывание остаточной информации после удаления. После гарантированного уничтожения ответственный за конфиденциальное делопроизводство формирует протокол уничтожения документов и подшивает его к акту.
Результаты
Проект охватил более 13,5 тыс. человек. По итогам проекта в крупной газотранспортной компании процессы конфиденциального делопроизводства ведутся в электронном виде. В результате:
- обработка конфиденциальных документов стала быстрее на 100%;
- время создания акта об уничтожении составляет 1 минуту;
- 13
топ-менеджеров присоединились к системе и ускорили свою работу.
В планах «Газпром трансгаз Ухта» — обеспечить информационной безопасностью и аккредитацией комплекс систем, входящих в конфиденциальный контур по классу «1Г».
Исполнитель

Компания «МайТэк» (MT Group) — партнер компании Directum c 2010 года. C 2014 года — генеральный партнер, центр сертифицированного обучения и сертифицированный