Directum RX в «Газпром трансгаз Ухта»:
ускорение работы с конфиденциальными документами на 100%

Цели и задачи

В нефтегазовой отрасли есть пласт внутренних непубличных документов, при переводе которых в цифровой вид нужно организовать корректную и безопасную работу с конфиденциальными данными.

Предприятию «Газпром трансгаз Ухта» требовалось выстроить управление конфиденциальными документами в электронном виде, обеспечить информационную безопасность и аккредитацию комплекса систем, входящих в контур.

Проект охватил задачи первого этапа:

1. Организация корректной простановки данных о грифе конфиденциальности.
2. Формирование системы учета и контроля проектов документов.
3. Обеспечение возможности снятия грифа.
4. Создание условий для хранения конфиденциальных документов.
5. Настройка механизма гарантированного уничтожения документов.

Решение

Подрядчиком на проекте выступил генеральный партнер Directum, компания МайТэк.

Команда определила 4 основных вида тайн для «Газпром трансгаз Ухта»: персональные данные, коммерческая тайна, конфиденциальная информация и документы служебного пользования. Первым этапом их защиты стала настройка в Directum RX возможности ставить на документы отметки о грифе конфиденциальности.

Простановка данных о грифе

Для организации корректной работы с грифами конфиденциальности команда исполнителя разработала в системе:

• справочник «Грифы конфиденциальности»;
• группу полей «Гриф конфиденциальности» в карточках документов;
• штамп «Гриф конфиденциальности».

Ранее штамп проставлялся вручную: либо сразу при создании, либо после подписания на итоговой версии документа. Теперь документы ограниченного доступа грифуются автоматически в соответствии с содержанием. Исключение составляют файлы с персональными данными — на них гриф не ставится согласно 152-ФЗ. Если документ или приложение к нему содержит информацию, которая одновременно относится к разным грифам, проставляется наивысший гриф.

Организация учета и контроля проектов документов

В системе Directum RX был разработан единый журнал учета проектов без деления по документопотокам — файлы удобно хранятся в одном месте. Пользователи могут пронумеровать данные по головному подразделению. Учетный номер проставляется в отдельном поле и транслируется в шаблон документа.

Снятие грифа

Чтобы снять гриф конфиденциальности, система создает карточку Акта о снятии грифа, в которой хранится ещё не утвержденный перечень соответствующих документов. Ответственный за конфиденциальное делопроизводство проверяет и согласует этот список, в одно нажатие фиксирует снятие и создает версию документа, которая отправляется на согласование по регламенту.

Хранение и уничтожение конфиденциальных документов

В соответствии с 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы автоматически помещаются в дела, и по истечении срока хранения подлежат уничтожению.

Персональные данные тоже помещаются в дела. По требованиям 152-ФЗ они должны храниться с момента их поступления и до достижения цели обработки. Уничтожаются такие файлы не позднее тридцати дней после получения результата.

Чтобы соблюсти требования законодательства, команда проекта разработала в системе разные процедуры выделения документов к уничтожению:

• в рамках дела, согласно срокам хранения;
• поштучно — для документов, содержащих персональные данные, попадающих в период 30 календарных дней с момента достижения цели обработки персональных данных;
• в рамках процесса согласования: у сотрудников есть возможность скорректировать список дел и документов, подлежащих уничтожению.

Гарантированное уничтожение

Финальным этапом уничтожения документов является гарантированное удаление всех версий документа, включая копии предпросмотра. Для этой процедуры на проекте было использовано ПО «Блокхост МЗД Сеть-4», которое соответствует требованиям безопасности и импортозамещения.

Согласно приказу Росархива № 77, для гарантированного уничтожения составляется акт о выделении документов к уничтожению. После подписания акта система отбирает соответствующие файлы, формирует очередь уничтожения и удаляет документ и его копии предпросмотра в файловом хранилище.

Удаление осуществляется троекратным затиранием содержимого по специальному алгоритму, исключающему считывание остаточной информации после удаления. После гарантированного уничтожения ответственный за конфиденциальное делопроизводство формирует протокол уничтожения документов и подшивает его к акту.

Результаты

Проект охватил более 13,5 тыс. человек. По итогам проекта в крупной газотранспортной компании процессы конфиденциального делопроизводства ведутся в электронном виде. В результате:

• обработка конфиденциальных документов стала быстрее на 100%;
• время создания акта об уничтожении составляет 1 минуту;
• 13 топ-менеджеров присоединились к системе и ускорили свою работу.

В планах «Газпром трансгаз Ухта» — обеспечить информационной безопасностью и аккредитацией комплекс систем, входящих в конфиденциальный контур по классу «1Г».

Исполнитель