Система DIRECTUM в ОАО «Удмуртнефтепродукт» переводится в промышленную эксплуатацию

В ОАО «Удмуртнефтепродукт» завершено внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM в Управлении и на Ижевской нефтебазе. Предприятие использует все модули системы: Управление электронными документами, Управление деловыми процессами, Канцелярия.

Использование системы DIRECTUM начиналось с пилотного проекта на 20 рабочих мест, в котором участвовали несколько отделов Управления: секретариат, финансовый отдел и отдел информационных технологий.

Уже на этом этапе был получен видимый эффект от автоматизации документооборота. Удалось повысить эффективность работы отдела ИТ за счет того, что руководитель отдела получил возможность рационально распределять и контролировать выполнение заданий сотрудников отдела. Сотрудники финансового отдела стали согласовывать документы с начальником отдела и финансовым директором в электронном виде, что позволило сократить бумаги на столах руководителей и упростить процесс согласования.

По результатам пилотного проекта руководством ОАО «Удмуртнефтепродукт» было принято решение оптимизировать документооборот предприятия и выделить отдел канцелярии.

Для этого сотрудниками НПО «Компьютер» было проведено исследование и анализ существующего документооборота, в результате которого был разработан проект внедрения. В проекте были предложены новые схемы работы с документами, опирающиеся на использование ЭЦП и переход на безбумажный документооборот между подразделениями и филиалами предприятия.

В процессе опытной эксплуатации схемы были отработаны на работе двух удаленных подразделений: Управления и Ижевской нефтебазе. В Управлении автоматизированы практически все сотрудники, на Ижевской нефтебазе автоматизирована работа секретаря и руководителей отделов, всего более 60-ти пользователей. Передача приказов, распоряжений и других документов и заданий между удаленными подразделениями проходит в электронном виде с использованием системы DIRECTUM.

Преимущества от использования системы получили практически все. Руководители подразделений получили возможность контролировать исполнительскую дисциплину и организовывать равномерную загрузку сотрудников. Рядовые исполнители получили возможность быстрого доступа к документам, систематизацию полученных поручений, и, соответственно, больше возможностей для своевременного их выполнения. Работники канцелярии теперь не копируют документы и не разносят их по подразделениям, а отправляют их в электронном виде. С использованием системы отслеживается выполнение всех резолюций руководителей. Кроме того, стало проще определить, где находится оригинал бумажного документа, что особенно актуально для Ижевской нефтебазы, т.к. не все ее сотрудники автоматизированы и, следовательно, бумажный документооборот между подразделениями остается.

По результатам опытной эксплуатации сотрудниками НПО «Компьютер» совместно со специалистами ОАО «Удмуртнефтепродукт» были разработаны регламенты основных процессов. В следующем году с использованием отработанных регламентов планируется тиражирование системы в остальных филиалах.