DIRECTUM в ООО «Сахалинские нефтегазовые технологии»: автоматизация ключевых процессов за 7 недель

Завершен первый этап внедрения ECM-системы DIRECTUM в инжиниринговой компании ООО «СНГТ». Уже сегодня сотрудники работают с корреспонденцией, договорными и распорядительными документами, счетами на оплату исключительно в системе. Руководство компании отмечает высокую эффективность электронного документооборота и строит планы на дальнейшее развитие.

ООО «Сахалинские нефтегазовые технологии» оказывает услуги по управлению проектами и материально-техническому снабжению объектов капитального строительства в нефтегазовой отрасли, энергетике и промышленном производстве. География проектов компании простирается на весь Дальневосточный регион и выходит за границы России.

Ранее документооборот ООО «СНГТ» велся в бумажном виде. Отсутствие единой базы данных, механизма отслеживания исполнительской дисциплины и «ручной» поиск документов осложняли внутренние процессы компании, снижали их прозрачность и управляемость. Чтобы исключить эти проблемы, руководство решило внедрить систему электронного документооборота.

Из всех продуктов, представленных на рынке, компания выбрала ECM-систему DIRECTUM. Главным аргументом стало наличие в ней готовых решений для конкретных бизнес-задач. С помощью DIRECTUM ожидалось организовать структурированный архив документов, сократить время на создание, согласование и поиск документов, повысить уровень исполнительской дисциплины и прозрачность процессов.

Команда внедрения реализовала первый этап проекта в кратчайшие сроки – 7 недель. Сегодня в компании на базе DIRECTUM автоматизированы:

• регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• отправка и исполнение поручений;
• регистрация и согласование приказов;
• работа со счетами на оплату по проектам и хозяйственной деятельности;
• договорная работа;
• согласование командировок и приказов на командировки.

Для регистрации конфиденциальной документации разработан маршрут, при котором сотрудники канцелярии регистрируют документ не видя его содержимого.

С помощью интеграции из DIRECTUM в учетную систему «1С:Предприятие» производится синхронизация данных по контрагентам для ведения единого реестра в обеих системах.

Сегодня в системе работают 30 человек – это специалисты всех отделов головного офиса. В дальнейшем планируется через веб-доступ подключить сотрудников, работающих на удаленных площадках.