Почему классической СЭД уже недостаточно для органов власти

Процессы в государственных организациях становятся сложнее и объемнее, количество запросов на автоматизацию увеличивается, растет число инициатив, которые требуют гибкости и скорости. В таких условиях функциональности СЭД становится недостаточно, классические подходы перестают работать. В этой статье расскажем, что меняется в цифровизации органов власти и какие инструменты им сейчас нужны.

Тренды цифровизациии в госуправлении

В госсекторе постепенно начинают формироваться гибкие и эффективные подходы к ведению процессов. Можно выделить несколько ключевых тенденций:

• Возрастание роли аналитики. Появляется запрос на системы, которые позволяют принимать решения на основе данных. Например, в Правительстве Удмуртской Республики за счет интеграции Directum RX с МЭДО есть возможность собирать в одном месте статистику за отчетный год от органов исполнительной власти и формировать на ее основе прогноз на 3 года. На федеральном уровне для аналитики используется ГАС «Управление». Она обеспечивает сбор, учет, обработку и анализ информации из государственных и муниципальных инфоресурсов.
• Отказ от тела документа. Постепенно происходит переход к полноценной цифровизации, когда вместо PDF-файлов и сканов используются метаданные. В СЭД Администрации Президента России уже формируются цифровые поручения, у которых статус исполнения, ответственные и сроки отслеживаются автоматически.
• Применение ИИ. В госорганах используются технологии распознавания текста (OCR) и машинного обучения (ML). Но наиболее яркий тренд — развитие генеративного искусственного интеллекта. Например, в Правительстве Тюменской области генИИ готовит аннотации документов для рассмотрения. В регионе также ищут информацию через запросы на естественном языке с помощью генерации с дополненной выборкой (RAG).
• Переход к хранению электронных документов. Для этого у госорганизаций есть несколько вариантов: хранить в своей системе, решении вендора или рекомендованных Минцифрой ТР-Архиве, ЦХЭД, СХЭД. В Удмуртской Республике внедрено решение Directum «Долговременный архив».

Еще один важный тренд — платформенный подход, который обеспечивает бесшовное взаимодействие ИС организации и сквозные процессы. Такой метод применяют в Территориальном фонде обязательного медицинского страхования Свердловской области. Организация использует Directum RX, чтобы вести документооборот, управлять совещаниями и поручениями, работать с проектами при помощи Agile-досок.

Платформенный подход поддерживают на общегосударственном уровне, для этого был запущен «дашборд губернатора». Цифровая интерактивная панель на базе ГАС «Управление» призвана устранить расхождения между региональными и федеральными источниками данных. Инструмент предоставляет главам субъектов ключевые показатели: исполнение бюджета, нацпроекты, обращения граждан и т.д.

Лоскутная цифровизация: что это такое и к чему она ведет

Несмотря на прогрессивные тенденции в госсекторе сохраняется ряд проблем. Одна из них — лоскутная цифровизация. Это разрозненное внедрение информационных систем (ИС) и решений, при котором они либо не связаны между собой, либо интегрированы только частично. Такая ситуация складывается, когда организации автоматизируют процессы точечно, используя разные продукты.

В результате нет единой точки, где бы аккумулировались данные, документы и процессы. Органы власти иногда стараются объединить их с помощью классической СЭД. Но она подходит только для согласования и хранения документов, исполнения поручений и контроля. Для полноценного управления ведомством или регионом ее функциональности не хватает.

Как следствие, сохраняется «зоопарк» систем, что ведет к ряду сложностей:

• Высокие накладные расходы. Поддержка и обслуживание разрозненной ИТ-инфраструктуры требует значительных финансовых и временных вложений, высокой трудоемкости. Например, когда у государственных и муниципальных организаций несколько поставщиков ПО, растут операционные издержки на большое количество согласований и закупок, особенно по ФЗ-44. Также затраты ресурсов повышаются, когда приходится координировать несколько проектов по обновлению разных систем вместо одного.
• Отсутствие сквозных и прозрачных процессов. На границах систем возникают информационные разрывы, необходим постоянный контроль и участие сотрудников. Чтобы получить информацию, руководителю приходится переключаться между изолированными системами.
• Ошибки ручного переноса данных. Когда сведения автоматически не передается между системами, ее приходится переносить вручную. Это занимает время и увеличивает риск неточностей. Например, при передаче поручений между СЭД и системой управления проектами, непосредственно момент переноса — «черный ящик», в котором процесс теряет прозрачность. Интеграция частично помогает, но такие проекты обычно сложные, дорогие и требуют постоянной поддержки.
• Трудности в работе сотрудников. Когда в организации большое количество ИС и в каждой действуют свои правила, приходится тратить время на их освоение. Это снижает вовлеченность и эффективность персонала. Нередко люди выбирают наиболее простой путь — вернуться к бумажным процессам.

Но дело не только в отдельных неудобствах. Лоскутная цифровизация не дает возможности выстроить полноценную и управляемую цифровую среду. Нет единого контроля процессов на всех уровнях — от стратегического до оперативного. Сложно отследить связь между документами, поручениями и итоговым результатом. Трудно вносить изменения в процессы, поскольку приходится адаптировать под новые условия каждую систему по отдельности.

Что нужно для современного госуправления

Чтобы реализовать новые подходы к цифровизации, требуется переход к экосистеме решений для управления госорганами на базе интеллектуальной платформы. Она должна выстраивать работу ведомств в рамках единого сквозного процесса, где стратегические цели напрямую связаны с конкретными проектами, а проекты с исполнителями, сроками и ресурсами. При этом все сотрудники взаимодействуют в одном информационном поле.

Значительную роль в современном подходе играет искусственный интеллект. Он помогает экономить время и фокусироваться на важных задачах. Например, в Правительстве Тюменской области ИИ-инструменты помогли ускорить обработку документов на 50%.

Ключевое место занимает аналитика. Важно, чтобы исполнение всех процессов автоматически отражалось в отчетности и руководители видели актуальную и целостную картину.

Экосистема решений Directum помогает выстроить такую модель на практике. Она объединяет управление стратегией, документооборотом, кадровыми процессами, проектами в общем цифровом пространстве. Встроенный ИИ обрабатывает документы, сравнивает версии, генерирует корпоративный контент, проводит нормоконтроль.

При этом платформа Directum RX интегрируется со специализированными инструментами для органов власти: Региональной витриной данных, МЭДО, Платформой обратной связи, Интернет-приемной и т.д. Благодаря этому госуправление становится более прозрачным и управляемым, работа сотрудников — удобнее и эффективнее.