Интеграция с МЭДО

Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) — это федеральная информационная система, которая предназначена для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников МЭДО: Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы и ведомства государственной власти.

Организатором МЭДО является Федеральная служба охраны РФ (ФСО). Ежегодно ФСО подключает новые органы власти и ведомства в соответствии с утвержденным планом-графиком. Это значит, что все действующие или потенциальные абоненты системы МЭДО должны иметь механизмы сопряжения с этой системой.

Решение «Интеграция с МЭДО» обеспечивает подключение системы Directum RX к МЭДО и позволяет обмениваться данными со всеми участниками межведомственного электронного документооборота.

С помощью решения можно:

  • обмениваться документами между корреспондентами, вести деловую переписку, принимать обращения граждан, перенаправленные из других органов власти, и отправлять исходящие письма по каналам МЭДО;
  • уведомлять корреспондентов о доставке входящих документов, об отправке исходящих и о результатах работ по документам;
  • автоматически заполнять карточки входящих документов, обращений и приложений к ним;
  • проставлять на исходящие документы штампы регистрационных данных и штампы электронной подписи, менять их расположение перед отправкой корреспонденту;
  • собирать статистику по движению документов МЭДО;
  • своевременно получать уведомления об ошибках при работе с МЭДО: поступили пустые пакеты или пакеты с нарушением формата и пр.

Обработка входящих документов

При поступлении входящих писем или обращений граждан, отправленных по каналам МЭДО, делопроизводителю отправляется задание на регистрацию. Задание попадает в папку потока. Таким образом, среди всех входящих делопроизводитель быстро найдет нужные задания и сфокусируется на их выполнении.

Задание на регистрацию входящего письма, поступившего из МЭДО
Задание на регистрацию входящего письма, поступившего из МЭДО
Карточка входящего письма
Карточка входящего письма

Карточки входящего документа и его приложений заполняются автоматически. Делопроизводителю остается лишь ознакомиться с их содержанием, в пару кликов зарегистрировать документ и выполнить задание.

Если к документу есть замечания, например, невозможно прочесть текст письма или у документа отсутствуют указанные приложения, сотрудник может отказать в регистрации, указав причину отказа. Варианты отказа выбираются из справочника, заполненного по требованиям законодательства РФ.

Выбор причины отказа в регистрации
Выбор причины отказа в регистрации

По результатам принятого решения корреспондент МЭДО получает соответствующее уведомление. Дальнейшая обработка входящего документа — согласование, подготовка проекта резолюции, выдача поручений и их исполнение — выполняется в модуле «Делопроизводство». Если поступило перенаправленное из другого органа власти обращение от гражданина, то обработка выполняется в модуле «Обращения граждан». Этапы работ типовые, поэтому сотрудников не требуется заново обучать.

Отправка исходящих документов

Исходящий документ создается в ответ на входящий документ МЭДО либо по инициативе сотрудника. Для создания документа можно использовать готовые шаблоны, что сокращает время на его подготовку.

Перед отправкой документ необходимо согласовать и подписать. Для этого сотруднику достаточно выбрать правило согласования, принятое в организации для работы с документами МЭДО, и стартовать процесс. Система сама определяет участников и отправляет им задания.

Отправка ответного письма на согласование по регламенту
Отправка ответного письма на согласование по регламенту

Решение поддерживает работу с разными версиями МЭДО. Для версии 2.6 и ниже документ подписывается электронной подписью в том формате, в котором он был создан. Для версии 2.7 документ автоматически конвертируется в формат PDF и затем подписывается ЭП. Для подписывающего процесс всегда одинаков и ему не нужно помнить, с какой версией работает корреспондент.

Когда документ подписан, его можно зарегистрировать. Документу присваивается регистрационный номер. В дальнейшем по номеру документ легко будет найти поиском и отследить его местонахождение.

Чтобы отправить документ корреспонденту МЭДО, делопроизводитель нажимает на кнопку в его карточке. Документ поступает по адресу или нескольким адресам, указанным на вкладке «Адресаты».

Отправка ответного письма корреспонденту МЭДО
Отправка ответного письма корреспонденту МЭДО

Также вместе с документом можно отправить его приложения.

В дальнейшем отправитель может отследить текущее состояние документа у получателя на отдельной закладке карточки документа. Например, выяснить, зарегистрирован ли документ.

Статус документа у корреспондентов МЭДО
Статус документа у корреспондентов МЭДО

Простановка штампов

Если корреспондент использует версию МЭДО 2.7, то для подтверждения подлинности исходящего документа перед отправкой на него автоматически проставляются штампы о регистрации и электронной подписи.

Штапы о регистрации документа и об электронной подписи
Штапы о регистрации документа и об электронной подписи

При необходимости делопроизводитель может легко отрегулировать размещение штампов для исходящих документов. Координаты штампов задаются в карточке документа.

Настройки координат штампов
Настройки координат штампов

Сбор статистики по документам МЭДО

Периодически организации должны предоставлять Администрации Президента РФ отчеты о ведении межведомственного электронного документооборота. Решение позволяет сформировать такие отчеты в один клик:

  • «Сводные данные по использованию МЭДО» — показывает, сколько документов поступало в организацию за указанный период, и какие документы являлись юридически значимыми, т.е. были подписаны электронной подписью;
  • «Список документов, отправленных и принятых по МЭДО» — показывает сводную информацию о каждом входящем или исходящем документе в отдельности: содержание документа, кто отправитель, кто получатель и пр.

С помощью отчетов организация также может оценить динамику движения документов по каналам МЭДО. Например, определить, по какому потоку документов поступает больше, и закрепить ответственных за их обработку.

Отчет «Сводные данные по использованию МЭДО»
Отчет «Сводные данные по использованию МЭДО»
Отчет «Список документов, отправленных и принятых по МЭДО»
Отчет «Список документов, отправленных и принятых по МЭДО»

Оптимизируйте обмен документами МЭДО

Решение «Интеграция с МЭДО» позволяет в кратчайшие сроки подключиться к обмену по МЭДО, а также:

  • гарантировать соблюдение требований Постановления Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. N 754 «Положение о системе межведомственного электронного документооборота»;
  • сократить трудозатраты сотрудников на регистрацию входящих писем и обращений, а также на оформление, согласование и отправку исходящих документов;
  • снизить финансовые затраты и ускорить доставку документов корреспондентам МЭДО;
  • сократить расходы на подготовку отчетности для Администрации Президента РФ.

Для реализации полного цикла работы с МЭДО используются решения «Обращения граждан» и «Делопроизводство».

Поставщик: 
Directum

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Интеграция с онлайн-редакторами ONLYOFFICE и P7-Офис

Привычная работа с документами, их совместное редактирование и рецензирование пользователями. Интеграция с облачными редакторами ONLYOFFICE и Р7-Офис позволяет отказаться от локальных редакторов, таких как Microsoft Office.

Мониторинг системы Directum RX

Набор приложений для контроля технического состояния используемой системы Directum RX. Отображение метрик производительности серверов, статистики использования системы, фиксирование возникающих ошибок.

Интеграция с Active Directory

Автоматический импорт данных в систему из службы каталогов для исключения ручного заполнения информации о пользователях.

Закажите бесплатную консультацию по решению

6
0
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами