Интеграция с МЭДО

Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) — это федеральная информационная система, которая предназначена для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников МЭДО: Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы и ведомства государственной власти.

Ежегодно организатор МЭДО подключает новые органы власти и ведомства в соответствии с утвержденным планом-графиком. Это значит, что все действующие или потенциальные абоненты системы МЭДО должны иметь механизмы сопряжения с этой системой. Также организатор может присвоить организациям статус операторов, что в дальнейшем позволит им подключать новых участников к МЭДО.

Возможности решения

Решение «Интеграция с МЭДО» обеспечивает подключение системы Directum RX к МЭДО и позволяет обмениваться данными со всеми участниками межведомственного электронного документооборота.

С помощью решения можно:

• обмениваться документами между участниками, вести деловую переписку, принимать обращения граждан, перенаправленные из других органов власти, и отправлять исходящие письма по каналам МЭДО;
• уведомлять участников о доставке входящих документов, об отправке исходящих и о результатах работ по документам;
• автоматически заполнять карточки входящих документов, обращений и приложений к ним;
• проставлять на исходящие документы штампы регистрационных данных и штампы электронной подписи, менять их расположение перед отправкой корреспонденту;
• собирать статистику по движению документов МЭДО;
• своевременно получать уведомления об ошибках при работе с МЭДО: поступили пустые пакеты или пакеты с нарушением формата и пр.

Обработка входящих документов

При поступлении входящих писем или обращений граждан, отправленных по каналам МЭДО, делопроизводителю отправляется задание на регистрацию. Задание попадает в папку потока. Таким образом, среди всех входящих делопроизводитель быстро найдет нужные задания и сфокусируется на их выполнении.

Карточки входящего документа и его приложений заполняются автоматически. Делопроизводителю остается лишь ознакомиться с их содержанием, в пару кликов зарегистрировать документ и выполнить задание.

Задание на регистрацию входящего письма, поступившего из МЭДО

Карточка входящего письма

Выбор причины отказа в регистрации

Если к документу есть замечания, например, невозможно прочесть текст письма или у документа отсутствуют указанные приложения, сотрудник может отказать в регистрации, указав причину отказа. Варианты выбираются из справочника, заполненного по требованиям законодательства РФ. При работе с МЭДО версии 2.7.1 можно указать несколько причин отказа.

По результатам принятого решения корреспондент МЭДО получает соответствующее уведомление. Дальнейшая обработка входящего документа — согласование, подготовка проекта резолюции, выдача поручений и их исполнение — выполняется в решении «Делопроизводство». Если поступило перенаправленное из другого органа власти обращение от гражданина, то обработка выполняется в решении «Обращения граждан». Этапы работ типовые, поэтому сотрудников не требуется заново обучать.

Отправка исходящих документов

Исходящий документ создается в ответ на входящий документ МЭДО либо по инициативе сотрудника. Для создания документа можно использовать готовые шаблоны, что сокращает время на его подготовку.

Перед отправкой документ необходимо согласовать и подписать. Для этого сотруднику достаточно выбрать правило согласования, принятое в организации для работы с документами МЭДО, и стартовать процесс. Система сама определяет участников и отправляет им задания.

Отправка ответного письма на согласование по регламенту

Решение поддерживает работу с разными версиями МЭДО:

• для версии 2.6 и ниже при подписании электронной подписью документ остаётся в том формате, в котором он был создан;
• для версий 2.7 и 2.7.1 документ автоматически конвертируется в формат PDF/A-1 перед подписанием.

Для подписывающего процесс всегда одинаков и ему не нужно помнить, с какой версией работает корреспондент.

Когда документ подписан, его можно зарегистрировать. Документу присваивается регистрационный номер. В дальнейшем по номеру документ легко будет найти поиском и отследить его местонахождение.

Чтобы отправить документ корреспонденту МЭДО, делопроизводитель нажимает на кнопку в его карточке. Документ поступает по адресу или нескольким адресам, указанным на вкладке «Адресаты».

Отправка ответного письма корреспонденту МЭДО

Также вместе с документом можно отправить его приложения.

В дальнейшем отправитель может отследить текущее состояние документа у получателя на отдельной закладке карточки документа. Например, выяснить, зарегистрирован ли документ.

Статус документа у корреспондентов МЭДО

Простановка штампов

Если корреспондент использует версию МЭДО 2.7, то для подтверждения подлинности исходящего документа перед отправкой на него автоматически проставляются штампы о регистрации и электронной подписи.

Штапы о регистрации документа и об электронной подписи

При необходимости делопроизводитель может легко отрегулировать размещение штампов для исходящих документов. Координаты штампов задаются в карточке документа.

Настройки координат штампов

Сбор статистики по документам МЭДО

Решение позволяет формировать отчеты в один клик:

• «Сводные данные по использованию МЭДО» — показывает, сколько документов поступало в организацию за указанный период, и какие документы являлись юридически значимыми, т.е. были подписаны электронной подписью;
• «Список документов, отправленных и принятых по МЭДО» — показывает сводную информацию о каждом входящем или исходящем документе в отдельности: содержание документа, кто отправитель, кто получатель и пр.

С помощью отчетов организация также может оценить динамику движения документов по каналам МЭДО. Например, определить, по какому потоку документов поступает больше, и закрепить ответственных за их обработку.

Отчет «Сводные данные по использованию МЭДО»

Отчет «Список документов, отправленных и принятых по МЭДО»

Оптимизируйте обмен документами МЭДО

Решение «Интеграция с МЭДО» позволяет в кратчайшие сроки подключиться к обмену по МЭДО, а также:

• гарантировать соблюдение требований Постановления Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. N 754 «Положение о системе межведомственного электронного документооборота»;
• гарантировать соблюдение требований Приказа № 667/233 Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ от 04 декабря 2020 г. «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций»;
• гарантировать соблюдение требований Приказа № 500/82 Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ от 29 июня 2022 г. «Об утверждении Технических требований к порядку ведения нормативно-справочной информации системы межведомственного электронного документооборота»;
• сократить трудозатраты сотрудников на регистрацию входящих писем и обращений, а также на оформление, согласование и отправку исходящих документов;
• снизить финансовые затраты и ускорить доставку документов корреспондентам МЭДО;
• сократить расходы на подготовку отчетности для Администрации Президента РФ.

Для реализации полного цикла работы с МЭДО используются решения «Обращения граждан» и «Делопроизводство».