Directum в Правительстве Удмуртской Республики

более 10 лет совместного развития

В ноябре 2010 года Министерство информатизации и связи Удмуртской Республики во главе с заместителем Председателя Правительства УР приступили к разработке и реализации программ развития информатизации и связи в регионе. Требовалась мощная основа для формирования инфраструктуры электронного правительства Удмуртии. Так, ключевыми направлениями стали:

  • организация информационного взаимодействия между государственными органами Удмуртии, органами местного самоуправления и федеральными органами власти;
  • предоставления государственных и муниципальных услуг населению в электронном виде.

На платформе Directum были созданы региональные государственные информационные системы для:

  • электронного документооборота государственных органов (СЭД ГО УР);
  • предоставления государственных и муниципальных услуг (СИР УР);
  • автоматизации МФЦ (АИС МФЦ Удмуртии);
  • сбора отчетности от исполнительных органов власти.

С системами работают исполнительные органы государственной власти, органы местного самоуправления, подведомственные учреждения и другие организации, заключившие с оператором единой системы соглашение об информационном взаимодействии.

12000
пользователей в единой системе электронного документооборота
1000
учреждений участвуют в цифровом взаимодействии
> 200
групп услуг выведено на портал государственных услуг

Электронные государственные и муниципальные услуги — без очередей и нарушения сроков

Проект по переводу государственных и муниципальных услуг в электронный вид на базе «Система исполнения регламентов УР» (СИР УР) стартовал в 2011 году.

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» органы, предоставляющие государственные услуги, и органы, предоставляющие муниципальные услуги, обязаны обеспечить возможность получения заявителем государственной или муниципальной услуги в электронной форме, а также в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя. Услуги в электронной форме предоставляются через портал государственных и муниципальных услуг.

Сегодня предоставление государственных и муниципальных услуг в электронном виде в Удмуртской Республике организовано через региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) (РПГУ) — uslugi.udmurt.ru. В число первых 28 услуг вошли первоочередные услуги из Распоряжения Правительства РФ от 25.12.2013 № 2516-р «Об утверждении Концепции развития механизмов предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде», а также другие государственные и муниципальные услуги, наиболее востребованные у граждан. В их числе такие услуги как: «Прием заявлений и выдача документов о согласовании переустройства и (или) перепланировки жилого помещения», «Постановка граждан на учет в качестве нуждающихся в жилых помещениях»; «Выдача гражданам справок о государственной регистрации заключения брака» и т. д.

В основе инфраструктуры лежит пул решений Directum

Средства интеграции с региональным порталом государственных и муниципальных услуг (функций) (РПГУ) позволяют публиковать услуги в электронном виде, принимать заявки от граждан и держать заявителя в курсе статуса обращения. Другими словами, решение позволяет обеспечить комфортные электронные коммуникации между гражданином и органами власти.
СЭД ГО УР — элемент информационно-коммуникационной инфраструктуры электронного правительства в Удмуртской Республике, обеспечивающий реализацию процессов документооборота (в том числе процессов регистрации, вынесения резолюций, исполнения поручений по входящим и внутренним документам, обращениям граждан, согласования и регистрации исходящих документов) в электронной форме.
СИР УР. СИР позволяет передавать заявки, полученные от граждан в рамках личного приема, через РПГУ или в МФЦ в ведомство, обрабатывать их в соответствии с нормами законодательства и выдавать гражданину результат в виде электронного документа или самого факта предоставления услуги. СИР обеспечивает обмен сведениями в рамках предоставления государственных услуг между различными ведомствами. Так решение позволяет запрашивать справки и сведения, требуемые для предоставления услуги, а также предоставлять справки и сведения другим органам власти.
Автоматизированная информационная система многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг (АИС МФЦ Удмуртии) спроектирована на основании постановления Правительства РФ от 22 декабря 2012 г. № 1376 «Об утверждении правил организации деятельности многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг» и помогает специалистам МФЦ регистрировать заявления граждан в единой системе, подтверждать их с помощью электронной подписи и передавать в ведомства.

Как работают госуслуги Удмуртии

  1. Гражданин заполняет заявление на РПГУ. Заполненное заявление передается через СМЭВ в СИР.
  2. Ответственный получает заявку, проверяет ее корректность, далее услуга автоматически передается в ответственное ведомство.
  3. В случае необходимости получения справок, документов или сведений из других органов исполнительной власти и местного самоуправления Удмуртской Республики, а также из федеральных органов исполнительной власти чиновник формирует в СИР запросы и получает на них ответы.
  4. Гражданин может отслеживать ход рассмотрения своей заявки через личный кабинет РПГУ, в который передаются актуальные статусы.
  5. По итогу предоставления услуги гражданин получает уведомление о факте предоставления услуги (5 этап) либо приглашение за получением результата (4 этап).
Схема работы регионального портала государственных услуг

Ведомства могут производить мониторинг предоставления услуг, оценивать, сколько и каких услуг предоставлено в электронном виде или при личном приеме, проверять выполнение сроков, а также оценивать активность граждан в зависимости от дня недели, времени года и других факторов. Подобный анализ позволяет принимать правильные управленческие решения и оптимизировать деятельность госслужащих, участвующих в предоставлении госуслуг.

Цифровизация деловых процессов — как организована работа в системе электронного документооборота государственных органов УР

В соответствии с планом развития системы межведомственного электронного документооборота в 2012 году был дан старт проекту внедрения системы электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики на базе возможностей Directum.

«Система электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики» (СЭД ГО УР) — подсистема государственной информационной системы Удмуртской Республики «Единая система, обеспечивающая межведомственное электронное взаимодействие в Удмуртской Республике», реализующая автоматизацию процессов делопроизводства в органах власти и обеспечение юридически значимого межведомственного электронного документооборота.

Делопроизводство и работа с поручениями

Вся корреспонденция и организационно-распорядительные документы регистрируются в СЭД ГО УР. Руководители подразделений рассматривают документы, выносят резолюции, выдают поручения и контролируют ход их исполнения в системе. Аналогичным образом выстраивается работа с проектами документов — согласование ведется по настроенным регламентированным маршрутам с четким соблюдением сроков и участников.

Даже при работе с бумажными экземплярами контролируется перемещение документа, так что в любое время секретарь-делопроизводитель знает, у кого в работе находится документ. Благодаря тому, что к работе в СЭД ГО УР подключены Администрация Главы и Правительства Удмуртской Республики, все исполнительные органы государственной власти Удмуртии и администрации муниципальных районов, приказы и распоряжения быстро доводятся до адресатов. Кроме того, Directum подсказывает, действительно ли сотрудники ознакомились с содержанием.

Гарантированная неизменность содержания документа за счет применения ЭП
Строгое соблюдение исполнительской дисциплины и контроль исполнения поручений
Своевременное и контролируемое ознакомление сотрудников с документами

Работа с обращениями граждан и интернет-приемная

Еще одно направление затронуло работу с обращениями граждан. Согласно Федеральному закону от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» государственные органы и органы местного самоуправления обязаны обрабатывать обращения граждан и вовремя отправлять им ответы. Для цифровизации процесса вновь использовались решения Directum — «Обращения граждан» и «Интернет-приемная обращений граждан», которые позволили:

Заявителям

  • удобно формировать обращения на сайте ведомства;
  • контролировать ход рассмотрения обращения.

Ведомствам

  • автоматически заносить сформированные на сайте обращения в СЭД ГО УР;
  • отправлять на рассмотрение по регламентированному маршруту с учетом установленных сроков;
  • быстро готовить ответ заявителю прямо из карточки зарегистрированного обращения;
  • вести единый реестр обращений;
  • готовить отчеты по выполнению работ в рамках поступивших обращений.
Физическим и юридическим лицам стало удобнее оформить обращение
Соблюдаются нормы и порядок рассмотрения от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»
Минимизирован риск срыва сроков рассмотрения обращения

Проекты нормативных правовых актов

«В 2019 году был введён в промышленную эксплуатацию модуль согласования проектов нормативно-правовых актов. Сервис высоко оценён государственными и муниципальными служащими: около 80% всего нормативно-правовых актов согласованы в электронном виде».
Тимур Меджитов,
министр информатизации и связи Удмуртской Республики.

Одно из важнейших направлений деятельности ведомств — это подготовка, согласование и учет проектов нормативных правовых актов.

Автоматизирована работа с постановлениями и распоряжениями Правительства Удмуртской Республики, указами и распоряжениями Главы Удмуртской Республики, распоряжениями Председателя Правительства Удмуртской Республики. В качестве удобств и преимуществ использования системы сотрудники выделяют:

  1. в цифровой вид перевели каждый этап работы с проектом НПА: создание и согласование. Все необходимые действия удобно расположены на обложке специального разработанного модуля;
  2. документы согласуются по заранее настроенным маршрутам, соответствующим регламенту Правительства Удмуртской Республики. Также автоматически формируются листы согласования и лист рассылки со списком организаций и способом доставки;
  3. после внесения на рассмотрение документ автоматически заносится в единую базу. Система сразу присваивает регистрационный номер подписанному руководителем ведомства проекту НПА;
  4. единая электронная база проектов НПА реализована в системе. Сотрудник, обладая необходимыми правами доступа, всегда может быстро найти нужный документ. Кроме того, справочники системы отображают этап рассмотрения НПА.

Статистика использования решения за год

> 3000
проектов НПА создано в системе
4000
пользователей
> 30
топ-менеджеров работают в системе

Сбор отчетности от исполнительных органов власти

В 2020 году в единую информационную систему добавлена функциональность для межведомственного электронного взаимодействия. Появился удобный инструмент, позволяющий повысить прозрачность процессов:

  • распределенного сбора информации с исполнительных органов власти городских округов и муниципальных районов, для оценки эффективности их деятельности за отчетный год и прогнозирования на 3-летний период;
  • согласования значений параметров для измерения результатов деятельности органов местного самоуправления с региональными органами исполнительной власти;
  • расчет размера дотаций из бюджета УР в виде грантов за достижение наилучших показателей.

Проект с историей — результаты и показатели

Цифровизация ведомственных процессов дает возможность контролировать этапы и сроки работ, и это положительно отражается на исполнительской дисциплине. Мобильная работа руководителей с помощью приложения Directum Solo позволяет сохранять гибкость в работе — оперативно подключаться к срочным вопросам, соблюдать регламентированные сроки по рассмотрению документов.

Электронные государственные услуги и выстроенная система работы с поступающими заявками сокращают стоимость и ускоряют государственные процессы. Снижаются трудозатраты на рутинные операции, исключается необходимость передачи бумажных документов между ведомствами.

В 2016 году, в рейтинге Минкомсвязи Удмуртская Республика вошла в десятку регионов по количеству зарегистрированных граждан на едином портале государственных услуг. В 2019 году показатель увеличился в два раза.

«В рейтинге доступности Центров обслуживания в субъектах РФ Удмуртия по итогам 2020 года находилась на шестом месте: 1637 человек на один Центр обслуживания ЕСИА. В 2020 году открыт 51 Центр обслуживания ЕСИА. В том же году Удмуртия заняла 5 место рейтинга регионов России по качеству предоставления госуслуг в электронной форме. Годом ранее республика занимала 24 место.
В 2019 году проведены работы по улучшению качества предоставления услуг и сервисов на РПГУ. Доработка сервиса „Запись в образовательную организацию“ на РПГУ помогла снизить социальную напряженность среди родителей будущих первоклассников и обеспечить возможность приёма 10 000 заявлений в секунду. В 2020 году сервис „Запись в школу“ стал популярнее среди жителей республики. К примеру, годом ранее на старте приёмной кампании на страницу с описанием услуги зашли 62 348 раз, через год — 86 163 раза".
Тимур Меджитов,
министр информатизации и связи Удмуртской Республики.

Новый этап: легитимное хранение электронных документов

В 2021 году для органов власти и подведомственных организаций в Удмуртии был создан цифровой архив на базе решения Directum «Долговременный архив».

Разработка системы архивного хранения электронных документов (САХЭД) вошла в число «бережливых» инструментов, которые внедряются в республике.

«Благодаря САХЭД мы исключили затраты на распечатывание „твердых“ дубликатов электронных документов. Больше не нужно организовывать места для их хранения. При этом в разы быстрее проходит обработка документов. Если на бумаге их приходится полистно просматривать, группировать, подшивать в дела, пронумеровывать, то в электронном виде всё делает система».
Тимур Меджитов,
министр информатизации и связи Удмуртской Республики.

Также благодаря САХЭД упростился учет документов. Чтобы сделать опись, достаточно пары действий в программе. Если требуется справка или архивная информация, можно воспользоваться многокритериальным поиском, что заметно ускоряет процесс. Раньше, чтобы найти бумажные документы в Госархиве, сотрудникам требовалось от 15 минут до 3-4 дней. Теперь поиск занимает 10-15 минут.

В САХЭД учтены все требования, которые предъявляются Росархивом. При передаче документов из системы документооборота формируется контейнер. В нем содержатся оригинал документа, его версия в неизменяемом формате PDF/A, метаданные и контейнер с электронной подписью (ЭП), которой он был подписан. Каждый электронный документ в архиве содержит метки времени и доказательства действительности ЭП, что соответствует требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи». Благодаря этому обеспечивается юридическая значимость архивных документов на протяжении всего срока хранения.

В ближайшие годы в Удмуртии планируют масштабировать САХЭД — подключить к ней все органы власти в регионе и муниципальные архивы, а также настроить интеграцию с системами организаций, от которых сейчас поступают документы на хранение.

Внедрение искусственного интеллекта

В 2021 году в Правительстве УР также приступили к внедрению интеллектуальной системы обработки документов на базе ИИ. Программа создана с применением интеллектуальных сервисов Directum Ario.

Система автоматически распознает и классифицирует данные из входящих электронных и бумажных документов, заполняет карточки обращений нужной информацией, присваивает им тематику и определяет исполнителя.

Внедрение данного инструмента:

  • в 3 раза сокращает время на обработку обращений;
  • в 4 раза уменьшает срок работы с корреспонденцией.

Также снижаются риски из-за человеческого фактора, сокращается количество ошибок в работе, увеличивается скорость процесса, уменьшаются накладные расходы.

Остались вопросы? Напишите нам

Узнайте больше о решениях Directum. Закажите консультацию или запросите дополнительную информацию. Специалисты компании свяжутся с вами.

0
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами