«Запсибнефтепродукт» автоматизировал договорной документооборот на базе DIRECTUM

Компания «Современные технологии» завершила внедрение решения «Шаблон договорной работы ТНК-BP „ПиТ“» на базе DIRECTUM в ООО «Запсибнефтепродукт». Данный проект является частью масштабного тиражирования решения на предприятиях ТНК-ВР.

ООО «Запсибнефтепродукт» — одно из сбытовых предприятий ТНК-ВР. Оно обеспечивает нефтепродуктами добывающие, сервисные предприятия компании, контрагентов и частных лиц в Нижневартовском регионе. Одно из важнейших направлений работы предприятия — проект по реализации авиатоплива ТС-1 авиакомпаниям, заправляющим самолеты в аэропорту Нижневартовска.

Внедрение «Шаблона договорной работы ТНК-BP „ПиТ“» осуществлялось в рамках общей стратегии развития предприятия, а также в ходе масштабного процесса тиражирования шаблонного решения на всех предприятиях ТНК-BP блока «Переработка и Торговля». Проект реализовывался с начала июля текущего года силами специалистов компании «Современные технологии», партнера компании DIRECTUM.

Напомним, что «Шаблон „ПиТ“» — это решение по работе с договорными документами на базе системы DIRECTUM для предприятий блока переработки и торговли ТНК-BP. Он призван:

• Реорганизовать бизнес-процессы на предприятиях в соответствии с унифицированными схемами процессов нормативной базы контрактования.
• Автоматизировать процессы согласования договорных документов, согласования заявок на оплату и проведение договорных комиссий.
• Обеспечить интеграцию с финансово-учетными системами предприятий.
• Обеспечить обмен данными между дочерними обществами и Корпоративным центром.
• Автоматизировать формирование отчетов по договорной работе в дочерних обществах.
• Обеспечить контроль за соблюдением полномочий по заключению сделок для снижения рисков мошенничества в автоматизируемых процессах.

В состав решения входят модули: «Управление договорами», «Управление счетами на оплату» и «Управление договорными комиссиями». С помощью данного функционала в рамках внедрения в «Запсибнефтепродукте» были решены задачи:

• автоматизации работы с договорными документами;
• ведения единого реестра договоров;
• отслеживания своевременного возврата оригинала;
• соблюдения регламентов договорной работы;
• автоматического формирования отчетов по договорной работе;
• автоматизации согласования документов с Корпоративным центром;
• автоматизации проведения договорных комиссий.

«Шаблон договорной работы ТНК-BP „ПиТ“» на данный момент объединяет в единое информационное пространство 50 сотрудников «Запсибнефтепродукта», среди них руководители отделов и департаментов, а также сотрудники отделов, непосредственно участвующих в договорной работе. Удаленная работа с договорами организована через терминальный доступ (Citrix).

Таким образом, в результате реализации проекта договорная работа ООО «Запсибнефтепродукт» полностью автоматизирована, сократилось время на согласование документов как внутри компании, так и с Корпоративным центром, сотрудники получили возможность быстро обращаться к договорам и оперативно следить за их исполнением. Вся работа с договорными документами теперь ведется согласно общим стандартам и правилам ТНК-ВР.