Directum в АЛРОСА. Ювелирная огранка процессов ОЦО

31

структурное подразделение

24

дочерних общества

10

стран на трех континентах

>20

видов деятельности

АЛРОСА — российская горнорудная компания с государственным участием, мировой лидер алмазодобывающей отрасли. В 2020 году руководство АЛРОСА приняло решение создать единое электронное хранилище данных и инструмент повышения эффективности работы общего центра обслуживания (ОЦО).

Для достижения цели выбрали пилотные предприятия — 8 дочерних обществ Группы компаний АЛРОСА и 31 структурное подразделение.

ОЦО оказывает услуги по нескольким направлениям:

  • учет и отчетность — ведение всех видов бухгалтерского и налогового учета, формирование регламентированной отчетности, выполнение контрольных функций;
  • казначейство — проведение и контроль платежей, поддержание оперативной ликвидности и валютный контроль, выплата заработной платы;
  • кадровое администрирование — расчет зарплаты, льгот и компенсаций, участие в подборе персонала.

От бумажного архива к цифровому за полгода

«Задача этого проекта — организовать единое место для хранения первичных сканов и электронных документов всей Группы компаний АЛРОСА по разным направлениям: бухгалтерскому, налоговому и кадровому учету, банковским платежам, расчету заработной платы и т.д. Нам было важно, чтобы преобразования не увеличили трудозатраты ОЦО, а, наоборот, повысили эффективность, не усложнили работу Бизнеса»
Анастасия Рыбакова
начальник отдела развития бизнес-процессов направления контроллинг

Задачи проекта были масштабными:

  1. организовать централизованный электронный архив для бумажных и электронных документов и цифровизировать работу ОЦО;
  2. оптимизировать учетные процессы и выстроить единую контрольную среду для Группы компаний АЛРОСА;
  3. исключить потери и порчу документов, обеспечить надежную защиту архива;
  4. автоматизировать подбор и отправку документов в контролирующие органы, а также процесс присвоения сроков хранения (номенклатуры дел) для дальнейшего автоматического уничтожения.

ОЦО без бумаги: как это работает

До внедрения Directum RX в АЛРОСА уже использовался электронный архив для бухгалтерского и налогового учета. Но в дочерних обществах, в том числе для ведения кадрового администрирования и казначейской функции, самой АЛРОСА он не применялся. При сканировании приходилось вносить часть атрибутов вручную, в процессе возникали ошибки, затягивалась обработка документов и отражение операций в учетной и кадровой системах.

С переводом дочерних обществ в ОЦО потребовалась новая платформа. Текущая не удовлетворяла требованиям и не могла решить поставленные задачи.

Проект стартовал в апреле 2020 года. Единый архив документов был выстроен в интеллектуальной системе Directum RX. Группа компаний АЛРОСА организовала единое хранилище данных и цифровизировала процессы ОЦО, несмотря на дистанционный формат проекта и работу в шести часовых поясах — от Мирного до Архангельска.

31
структурное подразделение АЛРОСА
24
дочерних общества
> 50000
сотрудников Группы компаний АЛРОСА

Учет и отчетность

В старом архиве бухгалтерского и налогового учета АЛРОСА использовала принцип объединения документов в пакет по признаку хозяйственной операции. В Directum RX документооборот организовали аналогичным образом.

В результате проекта обработка документов ведется по 50 видам пакетов. Разработан инструмент настройки состава, списков обязательных документов и необходимости получения оригиналов. Запущена система уведомления пользователей по разным событиям.

Дополнительные возможности:

  • поступающие документы отправляются на обработку автоматически по маршруту, который зависит от вида операции;
  • автоматизированы контрольные процедуры по перечню обязательных документов и наличию оригиналов;
  • все атрибуты в карточках документов заполняются автоматически;
  • исключена возможность удаления документов, по которым отражены операции в учетных системах;
  • разработан инструмент гибкой настройки маршрутов движения пакетов документов;
  • разработаны отчеты, позволяющие отслеживать время обработки документов, выявлять места сбоев и задержек, соблюдать SLA ОЦО.

Новый интерфейс электронного хранилища данных Группы компаний АЛРОСА включает стандартную функциональность и специальные разработки.

Все сотрудники могут использовать три варианта обработки документов: через списки, папки или задания. Контрольные процедуры и атрибуты для поиска выведены в удобный формат списков.

Казначейство

В рамках проекта в Directum RX был организован архив для документов Казначейства. Ранее использовалось папочное хранение на локальном ресурсе, что не позволяло оптимизировать процессы и повысить эффективность, а также делало поиск документов трудоемким.

На текущий момент в электронном архиве на базе Directum RX хранятся все документы Казначейства:

  • банковские договоры и выписки;
  • документы по аккредитивам;
  • платежные поручения в разрезе строки выписки;
  • договоры займа;
  • зарплатные реестры;
  • справки о валютных операциях и прочее.

Для удобной работы с документами по выплатам настроена интеграция Directum RX с учетными системами компании.

Дополнительно настроено автоматическое распознавание платежных поручений, пришедших из банка и их соединение со строкой выписки и проводкой в системе.

Кадровое администрирование

В АЛРОСА для кадрового учета ранее не использовался электронный архив. Операции по мероприятиям — вознаграждение и мотивация персонала, пенсионное обеспечение, организационный менеджмент, учет рабочего времени, кадровое администрирование, обучение и другие — были трудозатратами, не имели контрольной среды. В рамках проекта удалось оцифровать процессы и создать единое электронное хранилище данных кадрового учета.

Особенность работы в этом направлении — параллельная обработка пакета документов:

  • руководитель может распределить задания на подчиненных;
  • сотруднику разрешается взять задание в работу самостоятельно;
  • документы могут поступить сразу в два подразделения.

Дополнительно была настроена SMS-рассылка по сотрудникам с приглашением на подписание кадровых документов или извещением о завершении расчета.

Интеграция Directum RX

Интеграция Directum RX с другими системами реализована на базе SAP PI:

1С: Управление холдингом
Взаимодействие по процессам казначейства и бухгалтерского учета, договорной блок.
Docsvision
Запросы на создание или обновление внутренних распорядительных документов.
SAP ERP
Фоновая загрузка данных по контрагентам.
БОСС-кадровик
Обновление данных по организационно-штатной структуре и занесение кадровых документов.
MTS Connector
Взаимодействие по корпоративной рассылке сотрудникам.
Система потокового сканированияна платформе ABBYY FineReader Server
Обмен данными, анализ штрих-кодов и сканами документов.
Active Directory
Создание учетных записей сотрудников, поиск пользователя в AD и получение данных.
Контур.Экстерн
Обмен данными, формирование списков истребований и их дешифровка, мониторинг статусов и отправка ответов на истребования.
Система отчетности
Взаимодействие с дэшбордами для анализа данных и работы ОЦО
Схема взаимодействия электронного хранилища данных с другими системами Группы компаний АЛРОСА

В итоге единое электронное хранилище данных и инструмент работы ОЦО интегрированы с семью внутренними и двумя внешними системами.

Результаты проекта и перспективы развития

<1
минуты на обработку пакета документов и размещение в электронном архиве данных
>92%
всех документов попадают в систему автоматически
41
организационная структура (дочерние общества и структурные подразделения) размещает документы в едином электронном архиве
5
направлений процессов оцифрованы на базе Directum RX

Результаты внедрения Directum RX в Группе компаний АЛРОСА:

  1. Документы хранятся в едином электронном хранилище данных в соответствии с номенклатурой дел и установленными сроками.
  2. Процессы подбора и обработки документов в ОЦО автоматизированы, создана контрольная среда.
  3. Разграничен доступ к документам и действиям с ними на основе разработанной ролевой модели.
  4. Скан-копии и электронные документы защищены от удаления третьими лицами, в системе сохраняется история изменений и версии.
  5. Отчеты для анализа формируются автоматически и имеют разнообразную аналитику.
  6. Все документы в электронном хранилище данных связаны через гиперссылки с объектами и проводками учетных и других систем.
«В ходе проекта мы реализовали все поставленные перед нами цели и задачи. Наши планы на будущее — развивать платформу Directum RX в Группе компаний АЛРОСА. Уже запущен проект электронного документооборота. Цель — перевести внутренние документы на ЭДО. Также стартовал проект по внедрению долговременного архива. В 2022 году мы планируем перенести существующую систему СЭД по общему делопроизводству и процесс согласования договоров на платформу Directum RX».
Анастасия Рыбакова
начальник отдела развития бизнес-процессов направления контроллинг

Остались вопросы? Напишите нам

Узнайте больше о решениях Directum. Закажите консультацию или запросите дополнительную информацию. Специалисты компании свяжутся с вами.

0

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами