Межкорпоративный документооборот для создателя «Соды пищевой»

Классический пример, как работает сквозной ЭДО в группе компаний «БАШХИМ»

Внедренные решения:

Обмен с контрагентами
Финансовый архив
Договоры
Делопроизводство

О компании

Торговый дом «Башхим» — крупнейший поставщик кальцинированной соды, бикарбоната натрия (соды пищевой) и другой химической продукции, производимой АО «Башкирская содовая компания» и АО «Березниковский содовый завод». Вместе предприятия образуют группу «БАШХИМ». Торговый дом активно продвигает химическую продукцию на глобальные рынки — в страны Европы, Азии, Африки, Северной и Южной Америки. В России самый узнаваемый производимый продукт — «Сода пищевая» в жёлто-оранжевой упаковке.

Сотрудники группы «БАШХИМ» ежемесячно создают и обрабатывают тысячи документов. Весь процесс — от оформления и подписания до обмена с контрагентами — протекает в электронном виде.

О группе «БАШХИМ» в цифрах

75

лет

на российском рынке

73%

рынка

бикарбоната натрия в стране

62%

российского рынка

кальцинированной соды и 30% российского рынка ПВХ

более 50

стран

География поставок

11 000

сотрудников

трудятся на предприятиях группы

75

лет

на российском рынке

 

73%

рынка

бикарбоната натрия в стране

 

62%

российского рынка

кальцинированной соды и 30% российского рынка ПВХ

более 50

стран

География поставок

 

11 000

сотрудников

трудятся на предприятиях группы

 

История развития

2009
2010

Сотрудники ОАО «Сода» автоматизировали работу с входящими и исходящими документами канцелярии и договорными документами в системе Directum

2010

К работе в системе присоединились сотрудники ОАО «Каустик»

2013

Сотрудники АО «Березниковский содовый завод» начали вести электронный документооборот в системе Directum

2013
2014

Объединение компаний ОАО «Каустик» и ОАО «Сода» в АО «Башкирская содовая компания» создание общей системы документооборота Directum новой компании

2017

Автоматизирован процесс обмена распоряжениями на отгрузку между ТД «Башхим» и производственными компаниями — АО «Башкирская содовая компания» и АО «Березниковский содовый завод». Объединение систем электронного документооборота АО «Башкирская содовая компания» и АО «Березниковский содовый завод»

2018

Тестовая эксплуатация решения по обмену универсальными передаточными документами (УПД) между юридическими лицами в рамках группы «БАШХИМ»

2019

Полноценный обмен РНО, УПД, накладными ТОРГ-12, актами выполненных работ и другими документами. Перевод всех предприятий группы «БАШХИМ» на ЭДО

2020

Массовый переход на ЭДО АО «Башкирская содовая компания» и АО «Березниковский содовый завод» c контрагентами с использованием системы Directum

Переход на юридически
значимый ЭДО

Увеличение объемов производства и поставок привели к росту документооборота. Предприятия группы «БАШХИМ» столкнулись с традиционными издержками при работе с бумагой. Среди них — длительность согласования и рассылки уведомлений ответственным лицам, сложность в отслеживании статуса документооборота и организации архива, потеря документов. Чтобы исключить эти негативные факторы, было решено оптимизировать процесс работы с комплектом документов, в который входят:

  • распоряжения на отгрузку,
  • обменная доверенность права на отгрузку,
  • копия доверенности покупателя (перевозчика),
  • прочие сопроводительные документы.

Обмен распоряжениями
на отгрузку

В 2017 году проект получил развитие. Между ТД «Башхим» и АО «Башкирская содовая компания» автоматизировали процесс обмена распоряжениями на отгрузку (РНО) — особыми документами, которые являются основанием для конкретной поставки.

Ежедневно сотрудники ТД «Башхим» обрабатывали более 50 РНО (данные на 2017 г.). В бумажном виде процесс занимал много времени: документ нужно было получить у экспедитора, обработать, занести в учётную систему, проверить, а также уточнить, является ли он корректирующим. При этом оформление должно было протекать быстро, чтобы в указанные сроки доставить продукцию покупателю.

Для того чтобы ускорить подготовку документов и их последующее согласование, реализовали интеграцию между системами «Галактика ERP», Directum и сервисом ЭДО.

Как сейчас выглядит процесс работы с РНО:

  1. Сотрудник ТД «Башхим» формирует в «Галактике» распоряжение на отгрузку, выгружает его и сопроводительные документы в Directum.
  2. Далее по типовому маршруту запускается задача на согласование и подписание РНО.
  3. Подписанный документ с помощью коннектора отправляется через сервис обмена поставщикам — в «Башкирскую содовую компанию» и «Березниковский содовый завод». Файлы комплектуются в ZIP-архив.
  4. На стороне АО «Башкирская содовая компания» и АО «Березниковский содовый завод» поступившие документы загружаются в систему Directum, запускается типовой маршрут по согласованию и подписанию РНО.
  5. Информация о подписании или отказе РНО поступает в ТД «Башхим» автоматически — из систем Directum поставщиков через сервис ЭДО.

В процесс согласования и обмена РНО была добавлена возможность корректировки и аннулирования. Если требуется скорректировать документ, то в системах Directum — на стороне ТД «Башхим» и производственной компании — автоматически создается новая версия РНО с пояснением «Замена», а предыдущая версия делается устаревшей. На стороне ТД «Башхим» информация о всех изменяемых статусах документов передается в «Галактику».

По состоянию на 2020 год, ежемесячный объём создаваемых и согласуемых распоряжений на отгрузку составил уже более 5 000. С учётом того, что работать с документами стало возможно в электронном виде, ресурсы всех сторон начали значительно экономиться.

Использование обмена РНО в электронном виде с использованием сервиса Synerdocs существенно сократило время на пересылку и обработку документов между компаниями.

Алексей Ревунов, директор по информационным технологиям АО «Башкирская содовая компания»

Обмен универсальными
передаточными документами

В 2018 году, вслед за автоматизацией работы с распоряжениями на отгрузку, в группе «БАШХИМ» задумались о переводе в электронный вид учетной документации. Так, проект по переходу на ЭДО получил новый виток развития.

Чтобы выстроить единый процесс создания, обработки, согласования, контроля, представления и хранения документов, использовали интеграционное решение на базе «Галактики ERP», Directum и сервиса обмена. Такая связка позволила профильным подразделениям компаний Группы «БАШХИМ» работать в привычных интерфейсах: чтобы отправить или получить первичную документацию или распоряжение, не нужно подключаться к веб-клиенту сервиса обмена. Для удобства пользователей были созданы разные режимы выгрузки документов. Доступ к ним для каждой организации настраивался отдельно.

Основная задача ТД «Башхим» — перейти на электронный документооборот с максимальным количеством клиентов. Сегодня объем трафика с контрагентами составляет более 800 УПД ежемесячно.

Почему выбрали Directum

Между предприятиями группы «БАШХИМ» используются защищённые каналы связи, а ERP-системы интегрированы между собой. Но для сквозного документооборота этого было недостаточно, поэтому решили использовать Directum в связке с сервисом обмена, что и обеспечило необходимую многофункциональность.

«Учитывая опыт эксплуатации системы Directum, её гибкость, удобство поддержки, а также наличие инструментов для согласования документов, рассылки уведомлений и отдельного решения для организации архива, было решено остановить выбор именно на ней. Благодаря интеграции Directum с сервисами обмена, гарантируется доставка документов, отображается статус их обработки, обеспечивается юридическая значимость. Процесс стал прозрачным и удобным».

Дмитрий Сидоров, директор департамента информационных технологий Торгового дома «Башхим»

Получилось универсальное решение, которое, с одной стороны, решает текущие задачи, с другой, открыто для дальнейшего масштабирования на остальные типы документов и задачи.

Основные сложности на проекте

Проработка интеграции между учётной системой «Галактика» и Directum

Сложности были с тем, что при реализации интеграции необходимо было учитывать все факторы, влияющие на алгоритмы обработки распоряжений: рынок сбыта, базис поставки, тип подвижного состава. Задача тем не менее была успешно решена. Помог накопленный опыт работы с Directum сотрудников АО «Башкирская содовая компания» — в части доработок учетной системы и разработки дополнительного функционала Directum.

Смена устоявшихся процессов бывает сопряжена с некоторым неодобрением сотрудников

Всегда сложно привыкать к новым правилам, поэтому в группе «БАШХИМ» изначально старались вовлекать исполнителей в сам процесс автоматизации, объяснять и рассказывать о преимуществах, которые они получат. На этом поприще удалось добиться определённых успехов — у сотрудников не сформировалось стойкого неприятия новых порядков работы.

Трудоёмкое исследование в части формализации логики процесса и ответственных

Так как основные функции в группе «БАШХИМ» распределены по нескольким компаниям, а внутри каждой из них — по разным отделам и специалистам, требовалось понимание, кто какую роль и задачи выполняет. Сам факт формализации этого процесса даёт возможность для дальнейшей оптимизации.

Дополнительные требования контрагентов

Процесс работы с УПД в группе «БАШХИМ» был стандартизован, однако у большинства крупных клиентов имелись особые требования по заполнению дополнительных полей в УПД, чтобы автоматизировать дальнейшую обработку и хранение документов в своих информационных системах. Для облегчения этой задачи требования успешно реализовали.

Результаты

Трудозатраты сотрудников при согласовании договоров и приказов свелись к минимуму. Руководство холдинга и персонал оценили удобство работы с документами в системе Directum.

Благодаря интеграции «Галактики ERP», Directum и сервиса ЭДО работа с распоряжениями на отгрузку стала отнимать у сотрудников гораздо меньше ресурсов. Теперь весь процесс протекает в электронном виде. Время прохождения каждого документа по цепочке согласования и подписания значительно сократилось.

до 9000

документов ежемесячно создаются и обрабатываются в цифровом виде

из них 5000

это распоряжения на отгрузку, которые обрабатывает ТД «Башхим»

в 120 раз

сократилось количество бумажных документов за три года

Запуск сквозного процесса обмена принёс еще один существенный плюс — минимизировал риск потери или порчи РНО, тогда как при работе с бумажными аналогами такие случаи были не редкостью. А за счёт использования сервиса ЭДО обмен распоряжениями на отгрузку между организациями группы «БАШХИМ» стал абсолютно легитимным. Сделан ещё один существенный шаг к межкорпоративному обмену с контрагентами — как с технической, так и с организационной точки зрения.

«Благодаря переходу на межкорпоративный электронный документооборот мы значительно сократили время на подготовку документов, ускорили их прохождение по цепочке согласования, подписания и т.д. Теперь этот процесс занимает считанные минуты. Мы исключили потери распоряжений на отгрузку продукции и избавились от рутинного бумажного обмена первичными документами».

Дмитрий Сидоров, директор департамента информационных технологий Торгового дома «Башхим»

Сегодня предприятия группы «БАШХИМ» перешли на межкорпоративное электронное взаимодействие — как между собой, так и с контрагентами. Автоматизирована работа с формализованными и неформализованными типами документов:

товарная накладная ТОРГ-12

акт выполненных работ

счёт-фактура

универсальный передаточный документ

распоряжение на отгрузку

договорные документы

Планы

Планируется дальнейшее усовершенствование процесса отгрузок и перевода в электронный вид документов по поставке, в частности — транспортной накладной.

«Автоматизация электронного документооборота внутри Группы компаний «БАШХИМ» значительно упрощает взаимодействие структурных подразделений, делает документооборот абсолютно прозрачным, надёжным и безопасным. Переход на обмен с внешними контрагентами расширяет границы межкорпоративного электронного документооборота. Подобные решения — это лучшие мировые практики, которые обеспечивают прозрачность бизнес-процессов и повышают эффективность взаимодействия как с клиентами, так и с фискальными органами власти».

Гузель Хафизова, исполнительный директор Торгового дома «Башхим»

Узнайте больше о возможностях Directum
для вашего бизнеса.

Закажите консультацию или запросите дополнительную информацию. Специалисты компании свяжутся с вами.

0
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами