Описание бизнес-решения "ФИНЭКС: Управление качеством" (pdf, 442 Кб)
Система менеджмента качества (СМК) является частью системы управления организации и ориентирована на достижение результатов, основанных на целях качества и удовлетворении потребностей заказчиков. На сегодняшний день СМК стала неотъемлемой составляющей успешного бизнеса многих организаций.
Бизнес-решение «ФИНЭКС: Управление качеством» дает возможность специалистам по качеству планировать и проводить внутренние аудиты, фиксировать и устранять несоответствия, планировать и осуществлять корректирующие и предупреждающие действия, проводить анализ удовлетворенности потребителя и предоставлять руководству объективные данные для анализа функционирования системы.
Руководство организации получает удобный инструмент для контроля и анализа системы менеджмента и реализации функций управления предприятием.
Бизнес-решение позволяет автоматизировать значительную часть действий должностных лиц по управлению качеством, обеспечить неукоснительное выполнение ряда требований стандарта ISO 9001:2008, облегчить прохождение сертификационного и надзорных аудитов системы менеджмента качества сертифицирующими органами.
Основная задача при внедрении бизнес-решения - не просто автоматизировать процесс управления качеством, а, используя опыт и лучшие практики, определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретной организации, регламентировать обязательные процедуры СМК и провести внедрение технического решения.
Бизнес-решение «ФИНЭКС: Управление качеством» обеспечивает решение следующих бизнес-задач:
Совместно с функционалом модулей системы DIRECTUM, включая модули «Управление деловыми процессами» и «Канцелярия», реализуются требования стандарта ISO 9001:2008:
Совместно с функционалом модуля «Управление взаимодействием с клиентами» системы DIRECTUM реализуются требования стандарта ISO 9001:2008:
Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать высшее руководство, представители руководства по качеству, внутренние аудиторы, руководители структурных подразделений.
Управление внутренними аудитами. При подготовке программы внутренних аудитов сотрудники заносят данные о периоде проверки структурных подразделений, критериях оценки и команде аудиторов в соответствующий справочник. На основании внесенных данных формируется годовая (трехлетняя, квартальная и т.д.) программа внутренних аудитов, которая утверждается руководством.
Система организует рассылку и напоминания участникам аудита, контролирует сроки проведения аудитов, загрузку сотрудников (команды аудиторов и руководителей подразделений).
По результатам аудита в систему заносятся данные о результатах аудита и все выявленные несоответствия. Отчетные данные (записи о результатах аудита) формируются системой и рассылаются на согласование и утверждение.
Система позволяет организовывать и проводить внеплановые аудиты, вызванные той или иной потребностью организации. Также существует возможность занесения информации о проведении и результатах внешних аудитов.
Управление несоответствиями. Все несоответствия (несоответствующая продукция), выявленные в организации, фиксируются в системе (ведутся записи о несоответствиях). Основанием для записи о несоответствии могут быть результаты внутреннего аудита, поступившее замечание (рекламация) контрагента, внутренняя переписка (служебные и докладные записки сотрудников).
По каждому несоответствию назначаются ответственные, которые обеспечивают устранение несоответствия (коррекцию) и определяют причины, его вызвавшие и необходимость проведения корректирующих действий.
Благодаря бизнес-решению ни одно несоответствие, на каком бы участке оно не было выявлено, не будет забыто. Все несоответствия подлежат обязательному устранению и дальнейшему анализу.
Выполнение коррекций. Для устранения обнаруженных несоответствий в бизнес-решении реализован механизм планирования, организации выполнения и контроля коррекций.
Управление корректирующими и предупреждающими действиями. В результате анализа несоответствий и выявления причин, их вызвавших, бизнес-решение позволяет обеспечить планирование, проведение и анализ результативности корректирующих (предупреждающих) действий. В их разработке и реализации могут принимать участие одновременно множество сотрудников компании. После этого система автоматически контролирует результативность этих действий (на основании данных о повторных несоответствиях, выявленных в организации).
Управление документами и записями по качеству. Все нормативные документы по вопросам функционирования системы менеджмента качества регистрируются, переводятся в электронный вид и хранятся в базе данных. Это обеспечивает беспрепятственный доступ сотрудников к актуальным и утвержденным редакциям документов и позволяет обеспечить автоматизированный контроль сроков пересмотра, внесения изменений и рассылки обновленных документов.
Ведение записей по качеству в рамках системы позволяет обеспечить их сохранность, неизменность и доступность для дальнейшей работы и анализа.
Анализ со стороны руководства. Руководители любого ранга (высшее руководители, начальники структурных подразделений, ответственные за качество) могут в любой момент провести развернутый анализ по важнейшим параметрам функционирования СМК:
Бизнес-решение позволяет автоматически формировать отчёты в различной форме.
Проведение аудитов третьей стороной (сертификационный или надзорный аудит). Решение позволяет значительно облегчить подготовку и проведение внешних аудитов, т.к. любая информация требуемая аудитором, может быть найдена и представлена за считанные секунды.
Бизнес-решение позволяет исключить потенциальные замечания аудиторов, связанные с ошибочным действием персонала при выполнении автоматизируемых в рамках бизнес решения действий.
При этом снизив трудоемкость поддержания системы менеджмента качества и обеспечив объективные данные для анализа руководству компании.
Внедрение бизнес-решения «ФИНЭКС: Управление качеством» позволяет достичь следующего эффекта:
В итоге достигается значительный эффект как для организации в целом, так и для отдельных категорий сотрудников.
Высшее руководство:
Представители руководства по качеству:
Внутренние аудиторы:
Руководители структурных подразделений:
С целью объективной оценки результативности системы менеджмента организации при внедрении бизнес- решения могут использоваться следующие измеримые показатели эффективности:
Показатель эффективности | Единица измерения |
---|---|
Количество выявленных несоответствий за период по процессу, либо подразделению | Штуки |
Продолжительность анализа несоответствий и принятия корректирующих действий | Часы |
Результативность корректирующих и предупреждающих действий | % результативных |
Трудозагрузка внутренних аудиторов | Рабочие часы |
Количество проведенных внутренних аудитов | Штуки |
Количество нарушений по исполнению решений руководства по вопросам улучшения системы менеджмента | Штуки |
Длительность планирования программы внутренних аудитов на период | Часы |
Длительность формирования и представления отчетной документации по результатам аудита | Часы |
Длительность цикла по планированию и проведению корректирующих и предупреждающих действий | Дни |
Трудоемкость подготовки входных данных для проведения анализа результативности СМК/ИСМ (о результатах аудитов, об обратной связи от потребителя, о статусе корректирующих/предупреждающих действий) | Человеко-часы |
Среднее время между фиксацией несоответствия и его устранением | Часы |
Среднее время между фиксацией несоответствия (потенциального несоответствия) и разработкой корректирующего (предупреждающего) действия | Часы |