Фармацевтический холдинг "Протек" перевел документооборот в DIRECTUM

В компании "Протек" (г. Москва) – крупнейшем фармацевтическом холдинге России - завершился первый этап масштабного проекта внедрения ECM-системы DIRECTUM. В рамках проекта автоматизировано более 4000 рабочих мест.

Центр внедрения "Протек" - один из крупнейших дистрибьюторов фармацевтических препаратов и товаров, ведущий свою деятельность во всех 83-х субъектах Российской Федерации. Холдинг активно наращивает свою деятельность, и на сегодняшний день по данным ЦМИ "Фармэксперт" его доля на фармацевтическом рынке России составляет около 20%. Региональная сеть компании "Протек" насчитывает 41 филиал с собственными складскими мощностями, 46 региональных торговых представительств и 36 складов-депо.

Развитие бизнеса, появление новых партнеров и заказчиков повлекли за собой усложнение бизнес-процессов холдинга и увеличение объема обрабатываемых документов. В таких условиях эффективное управление взаимодействием и снижение затрат на работу с документацией стало одним из приоритетных направлений внутреннего развития компании "Протек". Для его реализации руководство компании взяло курс на внедрение ECM-системы.

На окончательный выбор системы повлиял референс-визит в ОАО "Система Галс", крупнейшую компанию, работающую на рынке недвижимости России и СНГ, которая с 2006 года использует систему DIRECTUM. Благодаря внедрению DIRECTUM в "Системе Галс" удалось достичь качественного бизнес-эффекта: были автоматизированы рутинные операции с документами и построена надежная система взаимодействия, как между подразделениями компании, так и с внешними контрагентами. Во время визита эксперты компании "Протек" уделяли внимание именно прикладной стороне системы – как организованы процессы в системе, как обычный бизнес-пользователь может оптимизировать свою работу благодаря функционалу DIRECTUM. Особенно актуальным был вопрос организации одновременной и бесперебойной работы с системой большого количества пользователей. По результатам проведенного визита решение было принято в пользу внедрения DIRECTUM.

В рамках проекта внедрения планировалось автоматизировать документооборот и бизнес-процессы, связанные с основной деятельностью "Протека", а также объединить все удаленные подразделения в единое информационное пространство. В итоге, опираясь на богатый опыт бизнес-консалтинга и анализ основных бизнес-задач холдинга, совместная рабочая группа, в состав которой вошли эксперты компании DIRECTUM, ИТ-специалисты и аналитики компании "Протек", разработала общую стратегию внедрения DIRECTUM в холдинге, целью которой стало построение новой модели  взаимодействия и работы с документами.

Проект внедрения стартовал в начале 2009 года. Функциональным ядром системы в "Протеке" стали Базовые модули DIRECTUM, модули "Канцелярия", "Управление договорами" и "Управление совещаниями". На их основе специалистами компании DIRECTUM были подготовлены решения, соответствующие специфике бизнеса компании "Протек". В соответствии с принятым планом-графиком внедрения автоматизация коснулась следующих бизнес-процессов:

• регистрация входящих и исходящих документов;
• согласование и утверждение с помощью ЭЦП договорных и распорядительных документов;
• согласование и утверждение внутренних нормативных документов;
• контроль исполнения внутренних поручений;
• проведение совещаний с возможностью гибкого управления цикличными совещаниями с большим количеством вопросов, решений и исполнителей;
• делегирование полномочий.

Система была установлена более чем на 4000 рабочих местах, охватив работу большинства подразделений компании "Протек". В рамках проекта также была настроена интеграция DIRECTUM с БД "КАДР" и Oracle E-Business Suite, в результате которой был реализован обмен справочными данными и реквизитами документов между системами.

Важным фактором успеха проекта стало то, что руководство компании и ведущие пользователи системы активно включились в процесс внедрения – тестировали, высказывали свои пожелания относительно функционала и нюансов некоторых типовых маршрутов. Благодаря прямому диалогу пользователей и специалистов по внедрению, в системе появились новые возможности.

Так, например, по просьбе бизнес-пользователей был разработан и внедрен механизм автоматического замещения сотрудников, основанный на интеграции DIRECTUM с внутренним порталом компании. С помощью данного механизма информация об отсутствии работника, полученная в результате заполнения им стандартной формы на корпоративном портале, сразу поступает в DIRECTUM, где автоматически формируется замещение.

Также была реализована новая возможность поиска объектов системы через реестры, благодаря которой пользователь может найти информацию обо всех документах с грифом Общего пользования и, если необходимо, запросить права доступа к ним.

Для одновременного обучения большого числа новых сотрудников был составлен и апробирован особый видеокурс для пользователей DIRECTUM, доступный для всего персонала компании "Протек". С помощью этого видеокурса обучение уже прошли несколько сотен сотрудников компании.

К концу 2009 года система была переведена в промышленную эксплуатацию. В итоге внедрения объем операций с документами сократился в несколько раз, снизились издержки бумажного документооборота, а процессы взаимодействия стали прозрачными, управляемыми и легко прогнозируемыми. Все это в совокупности повысило эффективность управления бизнесом в холдинге.

После завершения проекта планируется автоматизировать другие приоритетные направления бизнеса, в частности, направление построения юридически значимого электронного документооборота с аптеками и партнерами холдинга.