Работа головного офиса и всех филиалов УК «Ижтехсервис» автоматизирована с помощью ЕСМ-системы DIRECTUM.
Управляющая компания «Ижтехсервис» является одной из самых успешных и активно развивающихся управляющих компаний сферы жилищно-коммунального хозяйства города Ижевска. Порядка 500 тысяч квадратных метров жилых домов находится под ответственностью и обслуживанием «Ижтехсервиса». Главная задача компании – качественное управление многоквартирным жилищным фондом, обеспечение уюта и комфорта в домах города Ижевска.
Для эффективного выполнения текущих задач и моментального реагирования на заявки жителей компанией была создана диспетчерская служба, а в каждом обслуживаемом районе города открыты филиалы. Все это привело к увеличению объема создаваемых документов и появлению трудностей с их обменом между территориально удаленными подразделениями. Также остро встал вопрос о контроле исполнения заявок, полученных от жильцов обслуживаемых домов. Существующая инфраструктура не обеспечивала должного качества управления и документационного обеспечения, в связи с чем в Управляющей компании было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбор ЕСМ-системы DIRECTUM был обусловлен наличием большого количества положительных отзывов по ее эксплуатации от многих компаний города. Функциональные возможности DIRECTUM отвечали всем поставленным задачам, а высокая масштабируемость системы в будущем должна была удовлетворить возрастающие требования в связи с планируемым ростом компании.
Проект внедрения длился 4 месяца и осуществлялся Авторизованным партнером DIRECTUM – компанией «Онлайн». Автоматизация коснулась процессов, в которые вовлечены сотрудники как головного офиса, так и всех удаленных филиалов компании, включая бухгалтерию, юридическую службу, канцелярию, экономистов, инженерную службу, руководство компании. Всего система DIRECTUM была установлена на 44 рабочих местах.
С использованием функционала Базовых модулей системы DIRECTUM и бизнес-решений «Классическое делопроизводство», «Управление договорами» были решены задачи:
● создания единого хранилища электронных документов с разграничением прав доступа к ним;
● автоматизации основных процессов делопроизводства:
– работа с исходящей, входящей и внутренней корреспонденцией;
– создание и согласование договорных документов с возможностью подписания ЭЦП;
– создание поручений и контроль их выполнения;
– создание и хранение всех видов и форм документов;
● автоматизации работы по согласованию входящих счетов на оплату.
Специально для автоматизации филиалов было разработано решение по установке клиентских частей, которые взаимодействуют с основным сервером посредством настроенных VPN–соединений.
В результате проекта в «Ижтехсервисе» повысилась исполнительская дисциплина и скорость прохождения документов, значительно уменьшились сроки поиска документации, сократилось время исполнения поручений, снизились риски потери документов, уменьшились канцелярские расходы.
В настоящий момент проект внедрения перешел на этап промышленной эксплуатации. Специалисты компании «Онлайн» занимаются разработкой новых типовых маршрутов, обучением новых сотрудников, заполнением справочников, а также настройкой и модификацией других компонентов системы по требованию заказчика. В дальнейшем УК «Ижтехсервис» планирует внедрить бизнес-решение «Проекты и Решения: Управление жилищным фондом», в целях повышения общей эффективности системы.
