Автоматизация учета рабочего времени в АО «ГЕДЕОН РИХТЕР — РУС»

> 300

пользователей, включая руководителей

6

месяцев на реализацию проекта

1-2 дня

на сбор и обработку данных, подготовку отчетов

АО «ГЕДЕОН РИХТЕР — РУС» — дочернее предприятие международной фармацевтической корпорации ОАО «Гедеон Рихтер», крупнейшей в Центральной и Восточной Европе среди производителей лекарственных препаратов.

Подробнее

АО «ГЕДЕОН РИХТЕР — РУС» — дочернее предприятие международной фармацевтической корпорации ОАО «Гедеон Рихтер», крупнейшей в Центральной и Восточной Европе среди производителей лекарственных препаратов.

Подробнее

Цели и задачи проекта

Цифровой документооборот в «ГЕДЕОН РИХТЕР — РУС» не в новинку: на протяжении нескольких лет сотрудники компании работали с системой PayDox. Однако со временем решение перестало обеспечивать нужный уровень масштабируемости и автоматизации, который хотелось бы видеть заказчику. В 2016 году было принято решение о внедрении новой системы. Среди нескольких вариантов руководство выбрало систему электронного документооборота DIRECTUM.

На первых этапах проекта в цифровой вид была переведена деятельность делопроизводителей. В 2018 году проект получил развитие — автоматизирован блок процессов по учету рабочего времени сотрудников.

На предприятии существует большое количество разнообразных графиков работы. Ежедневные рутинные операции по проверке соблюдения трудового распорядка и формирование отчетности требуют значительных трудозатрат сотрудников. Так, перед командой проекта было поставлено сразу несколько задач:

  1. автоматизировать проверку данных из системы контроля и управления доступом (фактические периоды работы) и из 1С:ЗУП (графики работы);
  2. разработать для руководителей систему уведомлений об отклонениях от рабочего плана;
  3. ускорить формирование сведений по балансу отработанного времени сотрудниками с гибким графиком;
  4. автоматизировать согласование отсутствия сотрудника на рабочем месте;
  5. ввести табель учета по фактически отработанным часам.

Решение задач

Сегодня работу предприятия обеспечивают более 500 человек, введено 6 режимов рабочего времени. Решение на базе DIRECTUM рассчитано на каждую категорию пользователей:

  • сотрудники — оперативно отслеживают рабочую загрузку в системе;
  • руководители — контролируют трудозатраты подчиненных;
  • табельщики — гарантированно информируются обо всех плановых и внеплановых отсутствиях работников.

> 300

пользователей

6

месяцев на реализацию проекта

1-2 дня

на сбор, подготовку и обработку данных

DIRECTUM помогает сотрудникам предприятия эффективно взаимодействовать между собой. Плановые отсутствия — командировка, отпуск, больничный, дни отдыха — прилетают в систему автоматически из 1С:ЗУП. В обязательном порядке указывается причина отсутствия. Информацию может добавлять как сам сотрудник, так и руководители подразделений. Последним задание получает табельщик, который засчитывает или исключает период отсутствия из фактически отработанного времени.

В рамках проекта внедрения было также автоматизировано рабочее место охраны. Это помогает учитывать информацию по присутствию на рабочем месте сотрудников, которые забыли пропуск. Теперь вместо бумажного журнала учета представитель охраны вводит информацию в DIRECTUM напрямую. Если запись не была сделана, система обнаружит несоответствие и отправит запрос работнику для указания причины отсутствия. Подобный сценарий действует при обнаружении опозданий, ранних уходов с места работы, а также периодов отсутствия в рабочее время.

Карточка документа
Карточка отсутствия
Карточка документа
Обложка журнала учета отсутствия
Тело документа
Модуль табельщика с переходом ко всем настройкам и справочникам

Результаты проекта

Сейчас в DIRECTUM зарегистрировано порядка 330 пользователей, включая руководителей и топ-менеджмент. В системе организованы процессы делопроизводства и договорной деятельности. Автоматизированный учет рабочего времени позволил АО «ГЕДЕОН РИХТЕР — РУС» оптимизировать трудозатраты:

  • время на обработку данных и формирование отчетности по загрузке специалистов сократилось с 7-8 дней до 1-2 дней;
  • анализ загрузки специалистов, расчет рабочего времени и уведомления по отсутствию работников теперь формируются автоматически, а вся информация содержится в системе;
  • ежемесячные и квартальные отчеты формируются автоматически и не требуют участия табельщиков. Они лишь проверяют правильность расчета рабочего времени и отправляют его на согласование руководителю.

Похожие проекты

Остались вопросы? Напишите нам

Укажите удобные даты для обучения или запросите дополнительную информацию. Специалисты компании DIRECTUM свяжутся с вами.

Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами