Логическим продолжением работы с документами в текущей деятельности любой организации является обеспечение их архивного (постоперативного) хранения с соблюдением правил архивного описания и учета, регламентированных законодательством, а также устоявшихся в практике деятельности архивов организаций.
Система электронного документооборота и управления взаимодействием Directum нередко используется для управления «гибридными» документоориентированными процессами, в рамках которых создаются электронные и бумажные документы. В связи с этим возникает необходимость сопровождения процедур архивного хранения документов, которые откладываются непосредственно в системе Directum (электронные документы), так и являющиеся внешними по отношению к системе (бумажные документы). Особенную актуальность это приобретает в организациях, активно использующих модуль «Канцелярия» системы Directum.
Техническое решение «Архив» предназначен для управления архивными документами в организациях в соответствии с правилами архивного дела и является логическим продолжением функционала модуля «Канцелярия» системы DIRECTUM. При этом техническое решение «Архив» также может использоваться в качестве самостоятельного решения для описания, учета и работы с архивным фондом организации.
Техническое решение «Архив» позволяет автоматизировать процессы описания и учета архивного фонда организации на основе документов (электронных копий бумажных документов) и сведений о них, которые накапливаются в системе DIRECTUM в ходе оперативной деятельности организаций, а также обеспечить ведение бумажного архива организации в соответствии с архивными процедурами и правилами.
При использовании технического решения «Архив» предполагается преемственность данных, создаваемых и накапливаемых в модуле «Канцелярия». Основным источником сведений об архивируемых делах и документах, является номенклатура дел, в которой указываются соответствующие сроки хранения дел (документов).
Структура технического решения состоит из ряда основных и вспомогательных компонент, в которых отражаются все необходимые сведения о хранимых в архиве делах и документах. К основным компонентам относятся:
Для автоматизации перемещения документов и сведений о них из модуля «Канцелярия» используется специальный сценарий, осуществляющий перенос документов и связанных с ними реквизитов, отраженных в карточках соответствующих дел в номенклатуре дел, а также связанных регистрационно-контрольных карточках и карточках поручений по ним. Благодаря этому в архиве организации может использоваться весь массив ключевой информации по зарегистрированным документам, который был создан в ходе работы с ними в текущем делопроизводстве. Сведения, зафиксированные в регистрационно-контрольных карточках и карточках поручений, представляют собой ценный массив данных для научно-справочного аппарата архива.
Перенос дел и документов может осуществляться за произвольный период в разрезе всей организации или же отдельных подразделений.
Для управления правами доступа к архивным документам и справочникам используется специальная надстройка – подсистема управления правами доступа. Данная надстройка дополняет стандартный функционал управления правами доступа системы DIRECTUM.
Подсистема управления правами доступа предполагает использование трех групп (ролей) пользователей:
Подсистема управления правами доступа позволяет ответственным работникам архива, не являющимися администраторами системы DIRECTUM, гибко разграничивать доступ к архивным документам и справочникам технического решения «Архив».
Техническое решение «Архив» позволит организациям реализовать возможности архивного учета и описания документов в соответствии с правилами архивного дела, сократив временные и трудовые издержки на работу с архивными документами. Его использование позволит достичь следующий эффект:
Сертифицировано Directum |
|
Поставщик: | Новаком Системс |