Логическим продолжением работы с документами в текущей деятельности любой организации является обеспечение их архивного (постоперативного) хранения с соблюдением правил архивного описания и учета, регламентированных законодательством, а также устоявшихся в практике деятельности архивов организаций.

Система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM нередко используется для управления «гибридными» документоориентированными процессами, в рамках которых создаются электронные и бумажные документы. В связи с этим возникает необходимость сопровождения процедур архивного хранения документов, которые откладываются непосредственно в системе DIRECTUM (электронные документы), так и являющиеся внешними по отношению к системе (бумажные документы). Особенную актуальность это приобретает в организациях, активно использующих модуль «Канцелярия» системы DIRECTUM.

Техническое решение «Архив» предназначен для управления архивными документами в организациях в соответствии с правилами архивного дела и является логическим продолжением функционала модуля «Канцелярия» системы DIRECTUM. При этом техническое решение «Архив» также может использоваться в качестве самостоятельного решения для описания, учета и работы с архивным фондом организации.

Возможности

Техническое решение «Архив» позволяет автоматизировать процессы описания и учета архивного фонда организации на основе документов (электронных копий бумажных документов) и сведений о них, которые накапливаются в системе DIRECTUM в ходе оперативной деятельности организаций, а также обеспечить ведение бумажного архива организации в соответствии с архивными процедурами и правилами.

При использовании технического решения «Архив» предполагается преемственность данных, создаваемых и накапливаемых в модуле «Канцелярия». Основным источником сведений об архивируемых делах и документах, является номенклатура дел, в которой указываются соответствующие сроки хранения дел (документов).

Схема передачи данных из модуля «Канцелярия»

Структура технического решения состоит из ряда основных и вспомогательных компонент, в которых отражаются все необходимые сведения о хранимых в архиве делах и документах. К основным компонентам относятся:

Карточка архивного фонда

Карточка архивной описи

Карточка архивного дела

• Справочник «Фонды» – предназначен для учета архивных фондов, хранимых в архиве организации, их описания и поиска, ведения общей статистики по документам фонда, отражения истории фондов, включая их переименование и выбытие.
• Справочник «Описи дел» – предназначен для учета и поиска описей архивных дел.
• Справочник «Архивные дела» – предназначен для учета архивных дел, их детального описания и поиска, а также в качестве элемента группировки («точки доступа») к архивным документам, электронные версии которых хранятся в системе DIRECTUM.

Для автоматизации перемещения документов и сведений о них из модуля «Канцелярия» используется специальный сценарий, осуществляющий перенос документов и связанных с ними реквизитов, отраженных в карточках соответствующих дел в номенклатуре дел, а также связанных регистрационно-контрольных карточках и карточках поручений по ним. Благодаря этому в архиве организации может использоваться весь массив ключевой информации по зарегистрированным документам, который был создан в ходе работы с ними в текущем делопроизводстве. Сведения, зафиксированные в регистрационно-контрольных карточках и карточках поручений, представляют собой ценный массив данных для научно-справочного аппарата архива.

Перенос дел и документов может осуществляться за произвольный период в разрезе всей организации или же отдельных подразделений.

Для управления правами доступа к архивным документам и справочникам используется специальная надстройка – подсистема управления правами доступа. Данная надстройка дополняет стандартный функционал управления правами доступа системы DIRECTUM.

Подсистема управления правами доступа предполагает использование трех групп (ролей) пользователей:

• «Супервайзер» (ответственный архивист) – имеет полные права на все компоненты технического решения, может назначать права доступа на архивные дела и документы для всех пользователей.
• «Архивист» – имеет права доступа на компоненты технического решения и документы, установленные супервайзером. В рамках предоставленных прав доступа может назначать права доступа для пользователей, входящих в группу «Читатели».
• «Читатель» – имеет права на просмотр архивных документов и справочников технического решения, установленные супервайзером и/или архивистом.

Подсистема управления правами доступа позволяет ответственным работникам архива, не являющимися администраторами системы DIRECTUM, гибко разграничивать доступ к архивным документам и справочникам технического решения «Архив».

Бизнес-эффект

Техническое решение «Архив» позволит организациям реализовать возможности архивного учета и описания документов в соответствии с правилами архивного дела, сократив временные и трудовые издержки на работу с архивными документами. Его использование позволит достичь следующий эффект:

1. Для работников архива организации:
   • автоматизировать ведение учета архивных документов;
   • упростить формирование научно-справочного аппарата на основе данных, создаваемых в текущем делопроизводстве;
   • автоматизировать формирование различных печатных форм (сводные описи дел, внутренние описи документов дел, обложки дел, карточки архивных фондов и др.);
   • гибко разграничивать доступ к архивным документам и научно-справочному аппарату для работников организации;
   • обеспечить сохранность (уменьшить физический износ) оригиналов бумажных архивных документов за счет предоставления пользователям архива электронных копий документов.
2. Для сотрудников организации:
   • осуществлять самостоятельный интуитивно понятный поиск архивных документов, в том числе с использованием стандартных механизмов поиска документов в системе DIRECTUM;
   • сократить время на поиск и работу с архивными документами за счет самостоятельного использования научно-справочного аппарата и электронных копий бумажных документов.