При заключении сделок руководителям организаций необходимо проверять благонадежность своих текущих или потенциальных контрагентов. При этом получать сведения о контрагентах требуется оперативно. Проверка контрагентов в ручном режиме, например, с помощью бесплатных сервисов на сайте «Федеральной налоговой службы» или различных платных веб-сервисов, занимает довольного много времени. Такой подход не выгоден, особенно для крупных организаций с большим количеством активных контрагентов.

Решение «Проверка контрагентов» обеспечивает проверку состояния, надежности и ликвидности контрагентов в автоматическом режиме и предоставляет средства для подготовки отчетности. Решение оперативно получает актуальные данные о контрагентах из более 20 источников, например, от ФНС, Генпрокуратуры, Федерального казначейства или Арбитражных судов.

Решаемые задачи

Техническое решение «Проверка контрагентов» упрощает работу ответственных за согласование договоров.

Ответственные за ведение реестра контрагентов перед заключением договора с новым контрагентом могут:

• быстро заполнить реквизиты контрагента по ИНН или ОГРН для включения их в договор;
• сформировать актуальную выписку из государственных реестров ЕГРЮЛ или ЕГРИП для оперативного подтверждения дееспособности контрагента;
• своевременно получить в виде уведомлений сведения об изменениях реквизитов контрагента, если они менялись в период заключения сделки;
• отследить историю изменения реквизитов контрагента в хронологическом порядке.

Специалисты финансового отдела, отдела экономической безопасности в ходе согласования договора могут:

• выполнить комплексную проверку благонадежности контрагентов, в том числе выявить сведения о банкротстве организации;
• получить сведения о лицензиях на определенные виды деятельности контрагента;
• получить сводную информацию об исполнительных производствах, судебных делах и государственных контрактах, в которых организация принимала участие в качестве исполнителя или заказчика;
• сформировать отчет по анализу финансового состояния контрагента, который влияет на возможность долгосрочного сотрудничества с контрагентом.

Описание работы решения

Занесение информации о новых контрагентах, проверка и сбор аналитических данных по их деятельности выполняется через единый справочник Организации:

Действия в справочнике «Ораганизации»

Начало работы

Сведения о контрагентах принимаются с сервиса по защищенному протоколу HTTPS и автоматически заносятся в систему DIRECTUM по кнопке Заполнить реквизиты.

Для проверки состояния действия организации контрагента выполняется Экспресс-проверка.

По цветному маркеру рядом с полем Статус проверяющий быстро определяет, с какими организациями стоит осуществлять сделки:

• ⚫ зеленый – организация проявляет положительную активность;
• ⚫ желтый – в организации произошли крупные изменения, например, сменился руководитель или значительно снизилась заработная плата работников, что свидетельствует о нестабильности рабочих процессов;
• ⚫ красный – организация прекратила свою деятельность либо в скором времени может быть ликвидирована.

Результаты проверки сохраняются в отчете, который доступен по ссылке отчет экспресс-проверки.

Каждая проверка контрагента завершается формированием отчета Выписка ЕГРЮЛ или ЕГРИП. В дальнейшем указанный документ может послужить прямым доказательством при предъявлении судебных исков.

Сбор аналитики

Для проведения скоринга (оценки благонадежности организации контрагента) решение предоставляет аналитические данные по контрагентам в виде отчетов:

• Финансовый анализ – показывает структуру активов, чистых активов, имущества, ликвидность, рентабельность, финансовую устойчивость контрагента и рейтинговую оценку его финансового состояния;
  Образец отчета «Финансовый анализ»
• Лицензии – отображает перечень лицензий, полученных контрагентом в различных лицензирующих органах, например, Рособрнадзор, Роспотребнадзор или Ростехнадзор.
  Образец отчета «Лицензии»
• Общая аналитика – предоставляет описание фактической и статистической информации по исполнительным производствам в отношении компании-контрагента (количество начатых работ, взыскиваемая сумма в рублях и пр.), статистику по арбитражным делам и гос. контрактам, где компания участвует в качестве заказчика или поставщика, а также ключевые показатели бухгалтерской отчетности.
  Образец отчета «Расширенная аналитика»

Средства мониторинга

После первичной проверки контрагента необходимо отслеживать изменение реквизитов контрагента и регулярно их обновлять в справочнике Организации. Для этой задачи в техническом решении добавлены средства мониторинга.

В случае обнаружения изменений система автоматически обновляет сведения о контрагенте и уведомляет об этом сотрудника, ответственного за контрагента.

Вся история изменений по реквизитам контрагента сохраняется в хронологическом порядке в соответствующем справочнике. Это позволяет в любое время получать архивные данные об организации.

Доступ к веб-клиенту сервиса с данными о контрагентах

Если в организации предусмотрена работа с техническим решением и веб-сервисом, где хранятся данные о контрагентах, открыть веб-клиент можно прямо из карточки справочника Организации по кнопке Перейти в веб-версию.

Бизнес-эффект

Выгоды от использования решения «Проверка контрагентов»:

• Соблюдение требований Постановления Пленума ВАС РФ № 62 от 30 июля 2013 г. об ответственности директоров организаций.
• Экономия трудозатрат на заведение контрагентов в систему.
• Исключение ошибок, связанных с физическим вводом данных.
• Значительная экономия времени на этапе проверки контрагента, сокращение количества повторных проверок.
• Быстрое получение необходимых документов по контрагенту: выписок из ЕГРЮЛ/ЕГРИП и других отчетов из единой точки входа – СЭД DIRECTUM, всего в один клик!
• Экономия на повторном обмене документами (договорами, актами и др.), связанном с исправлением ошибок в реквизитах контрагента, т.к. в системе всегда хранятся актуальные реквизиты.
• Ответственные сотрудники всегда в курсе значимых изменений у текущих контрагентов, что повышает скорость реакции сотрудников, снижает риски и финансовые затраты.