В хозяйственной деятельности практически любого предприятия время от времени возникает необходимость командирования работников в другие населенные пункты как в пределах Украины, так и за границу. Техническое решение «Управление командировками» автоматизирует процесс планирования и учета служебных командировок и командировочных документов согласно требованиям действующего законодательства Украины.

Техническое решение «Управление командировками» позволяет выполнять следующие операции:

• ведение реестра командировок;
• создание Приказа (распоряжения) на командировку;
• согласование Приказа (распоряжения) на командировку;
• создание служебных записок по командировке;
• расчет аванса на командировку;
• формирование сметы планируемых расходов;
• оформление командировочного удостоверения;
• печать бланка отчета об использовании средств (Авансовый отчет);
• формирование отчета «Журнал командировок».

Описание работы

Ведение реестра командировок

Справочник Командировки содержит перечень карточек командировок. Записи в справочнике создаются отдельно для каждого командируемого лица. Создавать записи в справочнике могут непосредственно командируемые лица или ответственные сотрудники компании (секретарь, делопроизводитель).

Справочник «Командировки»

Карточка справочника Командировки содержит реквизиты, необходимые для учета командировок в реестре и оформления командировочных документов:

• командируемый работник (ФИО, должность, подразделение);
• цель командировки;
• плановые и фактические даты отъезда и возвращения;
• плановая и фактическая продолжительность;
• пункты назначения;
• номер и дата приказа.

Вкладка Суммы планируемых расходов содержит информацию о предполагаемых расходах, связанных со служебной командировкой, а именно:

• суточных расходов за время пребывания в командировке;
• расходов на проезд;
• расходов на проживание.

Карточка справочника «Командировки»

Карточка справочника «Командировки». Вкладка «Суммы планируемых расходов»

Создание приказа (распоряжения) на командировку

После заполнения всех необходимых реквизитов карточки справочника Командировки необходимо создать Приказ на командировку. При нажатии на кнопку «Приказ» в системе создается документ из шаблона, который отправляется по типовому маршруту «На согласование».

Приказ на командировку

Создание служебных записок

В cистеме реализована возможность создания следующих типов служебных записок:

• о необходимости выезда в командировку;
• о предоставлении автотранспорта для командировки;
• на выдачу бензина для командировки на автомобиле.

Служебные записки создаются по кнопке «Служебная записка» из карточки командировки. Документы создаются по шаблону и отправляются на согласование по типовому маршруту «На согласование».

Служебная записка

Расчет аванса

Расчет планируемых суточных расходов производится на основании данных справочника Нормы командировочных расходов.

Можно установить нормы расходов для:

• отдельного города выбранной страны;
• всех остальных городов выбранной страны (кроме тех, для которых созданы отдельные карточки);
• всех городов выбранной страны;
• всех остальных стран (кроме тех, для которых созданы отдельные карточки).

Техническое решение позволяет учитывать командировочные расходы в таких валютах:

• Украинская гривна;
• Российский рубль;
• Доллар США;
• Евро.

Справочник «Нормы командировочных расходов»

Карточка справочника «Нормы командировочных расходов»

Формирование командировочных документов

После создания приказа на командировку пользователь имеет возможность сформировать и распечатать документы:

• Плановая смета расходов;
• Командировочное удостоверение;
• Бланк авансового отчета.

Плановая смета расходов

Командировочное удостоверение

Авансовый отчет

Формирование отчета «Журнал командировок»

Отчет «Журнал командировок» формируется в зависимости от выбранных параметров.

Отчет «Журнал командировок»

Параметры формирования отчета

Поиск командировок

Сценарий «Поиск командировок» позволяет быстро найти необходимые командировки, например, по сотруднику, по пункту назначения, по датам. В результате работы сценария открывается справочник Командировки, отфильтрованный в зависимости от выбранных параметров.

Параметры для поиска командировок

Дополнительные возможности

При оформлении командировки сотрудники компании имеют возможность ознакомиться с памятками по оформлению командировок по Украине и загранкомандировок, которые содержат необходимую информацию о порядке оформления командировочных документов и возмещения расходов. Наличие этих документов минимизирует обращения сотрудников в бухгалтерию и к секретарю за разъяснениями.

Бизнес-эффект

Техническое решение «Управление командировками» позволит автоматизировать процесс планирования и учета служебных командировок сотрудников. Использование решения позволяет достичь следующих эффект:

• консолидированный учет командировок всех сотрудников компании, включая офисы и территориально-распределенные подразделения;
• рациональное управление командировками с учетом требований действующего законодательства;
• возможность предварительной оценки бюджета на командировку и принятие решения о необходимости в поездке;
• сокращение времени на оформление и согласование документов;
• оперативный доступ к информации.