Управление закупками

Решение помогает организовывать закупочные процедуры предприятия: от планирования бюджетов закупок до заключения договоров и их исполнения.

Решение позволяет:

• задавать лимиты бюджетов в разрезах направлений деятельности и проектов компании;
• планировать и согласовывать заявки на закупку;
• вести реестр закупок;
• заключать договоры в рамках согласованных закупок;
• контролировать бюджеты закупок;
• анализировать закупочную деятельность по всей компании.

Планирование бюджетов закупок

Планирование бюджетов закупок на предстоящий год происходит в учетных системах. В Directum RX заносится только утвержденная сумма, при этом для каждого направления деятельности компании или проекта создается отдельный документ.

Планирование закупки

При планировании закупки товаров или услуг инициатор создает в системе заявку, в которой указывает:

• бюджет закупки;
• описание расходов — что конкретно планируется закупить;
• предполагаемого поставщика и обоснование его выбора.

Также указывается планируемая сумма расходов по закупке в разрезе центров затрат.

При этом происходит контроль лимитов. Если сумма заявки превышает остаток утвержденного бюджета, то система выдает предупреждение.

Далее заявка согласуется по утвержденному на предприятии регламенту. Автоматически проверяется наличие документов, необходимых для согласования. Например, если категория закупок проводится по тендеру, то система запросит результаты его проведения.

Заключение договоров

После утверждения заявки по ней заключаются договоры. В карточке документа указывается, к какой закупке он относится.

При этом происходит контроль лимитов по закупке. Если сумма договора превышает остаток по заявке на закупку, то система выдает предупреждение.

Далее договор согласуется по регламенту, соответствующему контрактной политике компании, и подписывается.

Оплата счетов по договору

При получении входящего счета исполнитель заносит его в систему, указывает сумму и договор, при этом в карточке автоматически отображается заявка на закупку, к которой он привязан. Далее счет направляется на согласование по маршруту, настроенному в соответствии с порядком, принятым в организации.

Анализ

1. Все закупки доступны в реестре. С помощью гибкой фильтрации можно оперативно получить доступ к списку закупок в различных разрезах: по текущему статусу заявки, сумме, категории расходов или поставщику.

   

2. Вкладка «Лимиты» в карточках соответствующих документов позволяет в любой момент времени посмотреть:

   • Остаток бюджета закупки с учетом текущей заявки.

     

   • Остаток заявки на закупку с учетом заключенного договора и входящего счета на оплату.

     

3. Для анализа исполнения всех планов и остатков лимитов по ним ответственные лица используют отчеты, отражающие:

   • Бюджеты закупок, сумму утвержденных по ним заявок на закупку и неизрасходованные остатки.

     

   • Принятые счета на оплату с привязкой к заявкам на закупку и бюджетам на закупку.

     

Реализованные проекты

Решение реализовано на проекте Команда DirectumRX оптимизирует закупочную деятельность в «Сетра Лубрикантс»