Управление проектами

Бизнес-решение «Управление проектами» – это новая версия бизнес-решения «Акелон: Управление проектами» (PM.Now). Бизнес-решение представляет собой универсальный инструмент для управления проектной деятельностью без привязки к какому-либо конкретному направлению или отрасли.

Решаемые бизнес-задачи

Управление портфелем проектов

Решение позволяет создать единый реестр проектов компании, что дает следующие возможности:

• ведение общей информационной базы по проектной деятельности компании;
• быстрый поиск проекта по множеству доступных критериев;
• разграничение прав доступа к проектам в соответствии с политикой конфиденциальности в компании;
• сбор первичной аналитики проектной деятельности компании.

Календарное и ресурсное планирование

Решение обладает широким набором инструментов для планирования проекта, что позволяет:

• построить структуру этапов и задач;
• распределить роли и зафиксировать ответственность участников проекта;
• работать с планом проекта в графическом виде при помощи диаграммы Ганта, доступной в специальной компоненте Редактор проекта*;
• учитывать фактические трудозатраты исполнителей.

*Базовый функционал Редактора проектов включает: перемещение/копирование/вставку задач и этапов, хранение истории операций с возможностью возврата, добавление исключений календаря, возможность множественной замены ресурсов в назначениях, наложение связей между задачами.

Редактор проектов

Управление жизненным циклом проекта

В рамках решения реализованы все основные процессы, задействованные в проектной деятельности:

• согласование и утверждение проекта;
• завершение проекта и подведение его итогов.

Документационное сопровождение

Решение использует обширные возможности платформы для работы с документами с целью создания полноценного архива проектных документов. Каждый документ, созданный в рамках проекта, идентифицируется со всем проектом, отдельным его этапом или задачей, что позволяет легко найти его в системе с помощью поиска. Кроме того, для каждого проекта автоматически создается его папка в системе с определенной структурой, с помощью которой можно быстро найти любой интересующий документ, связанный с проектом.

Работа с бизнес-решением

Бизнес-решение «Акелон Проекты» делает все процессы, задействованные в проектной деятельности компании, прозрачными, управляемыми и контролируемыми.

Управление портфелем проектов

Портфель проектов – это набор проектов и программ проектов, которые одновременно реализуются в компании. В целях обеспечения оптимального распределения ресурсов компании между всеми элементами портфеля необходимо управлять портфелем как единым целым.

Бизнес-решение «Акелон Проекты» позволяет вести единый реестр проектов компании и консолидировать всю информацию по каждому из проектов, что обеспечивает ее доступность и удобство поиска.

Для каждого проекта распределяются и фиксируются роли, в соответствии с которыми сотрудники получают необходимую информацию и несут определенную ответственность.

Календарное и ресурсное планирование

Бизнес-решение «Акелон Проекты» поддерживает работу с планом проекта в графическом виде. Для этого используется приложение Редактор проектов с привычным инструментом планирования – диаграммой Ганта. Приложение позволяет сформировать структуру этапов и задач, задать их временные рамки, указать исполнителей. Процесс планирования автоматизируется при помощи связывания задач. Решение поддерживает самые распространенные типы связей: «окончание-начало» и «начало-начало». Позволяет задать опережение и запаздывание для связей.

Карточка задачи в Редакторе проектов

Каждый этап и каждая задача проекта представляет собой запись справочника в системе DIRECTUM. Карточка задачи содержит всю необходимую информацию:

• детальное описание и позиция задачи в проекте;
• плановые даты начала и окончания;
• работники, ответственные за исполнение;
• электронные документы, связанные с задачей.

Управление жизненным циклом проекта

Бизнес-решение поддерживает управление полным жизненным циклом проекта: от его инициации и до официального закрытия и подведения итогов. Решение позволяет автоматизировать следующие процессы при помощи workflow:

• инициация проекта;
• завершение проекта.

Инициация проекта

Процедура инициации проекта направлена на согласование условий и необходимости проведения проектной кампании в целом. Основным документом, содержащим ключевые характеристики и ограничения проекта, является устав, генерируемый автоматически. В ходе процедуры инициации устав проекта направляется на согласование куратору и заданным дополнительным согласующим, затем документ утверждается уполномоченным лицом. Автоматизированный бизнес-процесс запускается автоматически при смене стадии проекта на «Инициализация».

Схема процесса согласования проекта

Завершение проекта

Процедура завершения проекта предусматривает согласование итогового отчета куратором и дополнительными согласующими, а затем окончательное утверждение документа. Автоматизированный бизнес-процесс запускается при переводе проекта на стадию «Завершение». После подписания итогового отчета проект Руководитель проекта переводит его на стадию «Завершен», и проект становится недоступным для изменения.

Документационное обеспечение

Решение позволяет стандартизировать форматы проектных документов благодаря использованию типовых шаблонов и форм. Для каждого вида документа можно задать один или несколько шаблонов, которые могут быть использованы при его создании. Устав проекта формируется автоматически, что сокращает время, требуемое на подготовку проектных документов, и снижает вероятность ошибки.

При создании нового проекта в системе создается папка проекта с заданной структурой.

Для проектных документов используется специальная карточка, имеющая необходимые реквизиты для последующего поиска и идентификации документов в системе.

Статистика и аналитика

Один из показателей качества управления проектом – наличие отчетов. Для удобства мониторинга ключевых показателей проектной деятельности компании предусмотрены следующие отчеты:

1. Состояния проекта – формируется по конкретному проекту и содержит основные параметры, необходимые для контроля исполнения работ.
2. Сводная таблица по проектам – аккумулирует информацию по всем имеющимся проектам компа-нии, удовлетворяющим заданным параметрам.

Основные изменения относительно прошлой версии решения

При разработке новой версии были учтены технические и технологические недочеты прошлой версии, а также пожелания пользователей данного решения. Основные улучшения были реализованы по следующим направлениям:

• расширение функционала Редактора проектов;
• простота настройки и использования;
• интерфейс;
• быстродействие и стабильность;
• адаптация под DIRECTUM 4.9.1 и выше.

Редактор проектов

Одним из ключевых изменений «Акелон Проекты» в сравнении c предыдущей версией является то, что теперь планирование проекта полностью осуществляется в Редакторе проекта.

Основные изменения:

1. Редактор проектов не привязан к конкретной версии DIRECTUM.
2. Работа с Редактором проектов осуществляется в offline режиме.
   При вызове Редактора проектов из карточки проекта в DIRECTUM, данные выгружаются во временный файл, с которым редактор и работает. На время работы Редактора проектов проект в DIRECTUM блокируется.
   После закрытия редактора данные из файла импортируются в DIRECTUM, сам файл удаляется, а с проекта в DIRECTUM снимается блокировка.
   Можно вручную экспортировать проект из DIRECTUM в файл, запустить Редактор проектов и работать с проектом

3. Добавлена возможность замены назначений на задачи проекта.
4. Возможность копирования-вставки этапов и задач с учетом связей.
5. Связи задач можно изменять/удалять по двойному клику на соответствующих стрелках.
6. Возможность перемещения Drag&Drop этапов и задач в таблице.
7. Возможность отмены последних действий.
8. В таблице отображаются номера этапов и задач в структуре проекта.

Простота и удобство использования

Основное изменение в плане удобства и простоты состоит в том, что в Редакторе проектов реализован весь функционал, который нужен руководителю проекта для планирования. В предыдущей версии решения руководителю проекта при планировании приходилось переключаться между Редактором проектов и справочниками DIRECTUM.

Редактор проектов позволяет работать с проектом локально. Руководитель проекта может вносить изменения в план проекта при отсутствии подключения к сети, а в момент, когда подключение станет доступным, импортировать план в DIRECTUM.

Улучшен внешний вид Редактора проектов. Реализован ленточный интерфейс в стиле DIRECTUM 5.0.

Быстродействие и стабильность

Повышено быстродействие работы Редактора проектов. Для проекта, в котором более 1000 задач, время открытия составляет менее 10 секунд. Для сравнения, в прошлой версии решения время открытия аналогичного проекта составляло бы более 30 секунд.