Для компаний, в которых проектная деятельность составляет значимую часть бизнеса, жизненно необходима методическая и организационная поддержка команд управления. В большинстве случаев решением этих задач занимаются специализированные проектные офисы. Их работа включает эффективную организацию документооборота, позволяющую сократить трудоемкость и сроки подготовки документации.

Решение «Проектный документооборот» повышает эффективность управления на протяжении всего жизненного цикла проекта:

1. Инициация.
2. Планирование.
3. Исполнение.
4. Управление рисками.
5. Завершение.

Контроль соблюдения процедур управления проектами

В DIRECTUM создаются и настраиваются специальные папки с образцами документов и ссылками на регламенты и методические материалы. Для каждого типового проекта определяется своя папка, в зависимости от вида его жизненного цикла. Таким образом сводятся к минимуму случаи, когда тот или иной проектный документ не создается из-за забывчивости ответственного сотрудника.

При старте нового проекта руководитель заполняет карточку в основном справочнике решения и, выбрав вид жизненного цикла, автоматически создает папку со всей необходимой документацией.

Справочник Проекты, закладка Реквизиты

Согласование проектной документации проходит по типовым маршрутам, которые настраиваются под регламенты и потребности конкретного заказчика. Специальные маршруты предусмотрены для оповещения участников об инициации проекта, создания запросов на изменение, отчетов о ходе выполнения.

Планирование этапов

Для разработки плана проекта может использоваться любое приложение-редактор (Excel, Microsoft Project) или специализированная программа (например, Primavera). Если план разрабатывается в Excel или Microsoft Project, он сохраняется в DIRECTUM как электронный документ, размещается в папке проекта и затем отправляется на согласование по типовому маршруту, после чего утверждается электронной подписью (ЭП).

Детальное планирование сроков ведется в справочнике «Фазы проектов»:

Карточка фазы проекта

Фазы используются для указания сроков в типовых маршрутах, контроля выполнения плана, формирования отчетности.

При проектировании с использованием специализированных программ типа Primavera обеспечивается быстрый доступ ко всему комплекту документов и задачам DIRECTUM.

Поддержка взаимодействия участников

Все участники и заинтересованные лица (например, руководитель проекта со стороны заказчика, сотрудники подрядчика) фиксируются в карточке проекта. Непосредственно из карточки можно отправить задания сотрудникам и разослать уведомления о ключевых событиях. Кроме того, оповещать участников и заинтересованных лиц можно и по электронной почте.

Выдача и контроль поручений по проекту одному из участников или всем участникам проекта

Управление рисками

Методические рекомендации DIRECTUM позволяют создавать полную и постоянно пополняемую базу рисков, которая будет полезна при работе с другими подобными проектами.

Участники проекта регулярно получают задачи провести корректирующие мероприятия для предотвращения риска. Также в системе можно организовать сбор статистики по наступлению рисков и успешности проведения корректирующих мероприятий.

Контроль качества и эффективности управления

Участникам автоматически рассылаются напоминания о приближении сроков завершения фаз проекта. Время рассылки согласовывается с руководителем проекта и задается администратором DIRECTUM.

Один из показателей качества управления проектом — наличие регулярных отчетов о ходе работ. Собрать данные за период можно при помощи «Отчета о состоянии проекта <на дату>» и поисковых возможностей DIRECTUM.

Завершение работ

Процедура закрытия проекта, как правило, строго регламентирована внутренними положениями и инструкциями. Руководитель проекта создает задачу по соответствующему типовому маршруту:

Завершение проекта

По итогам формируются отчеты, рассчитываются показатели, закрываются планы, контролируется оплата работ и т.д. После утверждения документов руководитель проекта получает задание на закрытие работ.

Бизнес-эффект

• повышается прозрачность, контролируемость и эффективность ведения проекта;
• сокращается время на поиск проектной документации;
• ускоряется подготовка отчетности по проекту;
• увеличивается количество одновременно ведущихся проектов.