Совместное рецензирование документов

Согласование — это неотъемлемый этап разработки любого документа. Как правило, оно ограничено жесткими временными рамками — сроком, к которому документ должен быть готов. Если в документе много страниц или к согласованию привлечено большое количество сотрудников, первоначальные сроки могут сдвигаться. Также может страдать качество итогового документа, когда рецензенты без предупреждения вносят правки в содержимое документа.

Решение «Совместное рецензирование документов» позволяет ускорить согласование и сделать его удобным и прозрачным:

• Для инициатора: за счет автоматического создания новых версий документа при старте очередного круга согласования, защиты рецензируемого документа от несанкционированных правок и сведения примечаний от всех рецензентов в один документ.
• Для рецензента: за счет создания индивидуальной копии для рецензирования и отсутствия «очереди» на открытие документа.

Отправлять документы на совместное рецензирование можно в рамках любого бизнес-процесса организации, для этого достаточно интегрировать компоненты решения в нужный маршрут согласования.

Работа решения

В качестве примера рассмотрим вариант, когда разработка и согласование документа происходит перед отправкой контрагенту коммерческого предложения.

Сотрудник получает задание на формирование коммерческого предложения, разрабатывает его и вкладывает в задание вместе с прайс-листом. После выполнения задания вложенные документы отправляются на согласование заинтересованным лицам, например, руководителю отдела продаж, юристу и коммерческому директору.

При этом:

• автоматически создается новая версия каждого вложенного документа, в которую впоследствии будут перенесены примечания от рецензентов;
• документы блокируются от изменений.

Каждый согласующий получает задание на согласование, в рамках которого ему необходимо проверить содержимое документов. Сотрудник открывает нужный документ на рецензирование в два клика:

В локальном редакторе открывается копия документа, автоматически созданная из версии-оригинала. При этом текст защищен от изменений, а комментарии по доработкам можно оставлять в примечаниях.

После завершения рецензирования сотрудник выполняет задание. Примечания автоматически переносятся из рабочей копии в оригинальную версию.

Когда все согласующие выполняют задание на рецензирование, защита с документов снимается, и инициатор получает задание на доработку.

Бизнес-эффект

Решение позволяет:

• сократить время на согласование с большим количеством рецензентов. Согласующие могут работать параллельно, не дожидаясь своей очереди на открытие документа;
• снизить вероятность несогласованных правок. Пока документ находится на рецензировании, его содержимое защищено от любых изменений. Это гарантирует отсутствие несанкционированных доработок, сделанных без ведома инициатора.