Управление проектами

Контроль всех стадий проекта, согласование документов и прозрачное взаимодействие участников процесса.

в 4-6 раз
сокращаются сроки подготовки проектной документации
на 20%
повышается исполнительская дисциплина
на 30-40%
ускоряется решение рабочих вопросов

Проблема

Проблема

Разрабатывать проектную документацию трудозатратно: в компаниях отсутствуют утвержденные типовые формы.

Сроки выполнения заданий затягиваются из-за отсутствия прозрачной системы контроля.

Задачи теряются, договоренности забываются, так как нет согласованных регламентов взаимодействия между РП и исполнителями.

У высшего руководства нет точной информации по прогрессу работ и количеству проектов в компании.

Решение

Решение

Управлять внутренними и внешними проектами в электронном виде, это позволит:

  • разрабатывать проектную документацию по шаблонам;
  • быстро находить документы по проекту в цифровом пространстве;
  • разграничивать доступ сотрудников к конфиденциальной информации;
  • фиксировать сроки и обязанности по задачам, контролировать их исполнение;
  • согласовывать документы и работы по регламентам;
  • отслеживать загрузку сотрудников и их движение по этапам проектов.

Возможности решения

Инициация

В начале работ руководитель создает карточку проекта. Он заполняет в ней основную информацию: указывает участников, сроки и настраивает структуру папок. Таким образом, сведения о проекте доступны в одном месте.

Основная информация о проекте, Directum RX
Основная информация о проекте
Участники и их роли в проекте, Directum RX
Участники и их роли в проекте
Папки проекта, Directum RX
Папки проекта
Создание устава проекта на основе шаблона, Directum RX
Создание устава проекта на основе шаблона

Прямо из карточки проекта руководитель в один клик создает устав и предварительный план работ по проекту, в которых фиксирует цели, ресурсы, контрольные точки, порядок взаимодействия участников. Для единообразного оформления документации можно использовать готовые шаблоны с текстом.

Документы проекта сохраняются в одну папку, поэтому сотрудникам не придется искать их по всей системе. К папке можно в любой момент перейти из карточки проекта.

Планирование

На следующем этапе руководитель проекта определяет оптимальный состав работ для достижения целей. Планы детализируются и уточняются, а затем отправляются на согласование и утверждение по регламентам. При этом каждая компания может легко настроить регламент согласования проектных документов под себя с помощью удобного графического редактора.

Согласование проектной документации по регламенту

Выполнение

В ходе проекта сотрудники создают множество документов в Directum RX: входящие и исходящие письма, договорные документы, промежуточные и итоговые отчеты, проектные решения. Система автоматически выдает на них права участникам в соответствии с их ролью.

Например, если сотрудник входит в роль «Команда управления», он может просматривать и редактировать документы проекта, а если входит в роль «Участник» — только просматривать.

Права на документы выдаются сотрудникам в соответствии с их ролью

В системе Directum RX руководитель проекта контролирует исполнение работ с помощью постановки задач и выдачи поручений. Также он может отслеживать и находить новые документы в списке «Документы по проектам» с помощью фильтров и сортировки.

Мониторинг

Промежуточные отчеты формируются прямо из карточки проекта и помогают отслеживать показатели, анализировать причины отклонений.

С помощью специального реестра можно посмотреть и оценить, на какой стадии находится каждый проект и какой процент работ выполнен на текущий момент.

Состояние и прогресс проектов в реестре

Закрытие

Когда работы завершены, руководитель готовит и отправляет на утверждение итоговый отчет, закрывает проект в системе. Папка со всеми документами отправляется в архив.

Папки закрытых проектов в архиве

Управление проектами в Directum RX помогает выстроить взаимодействие внутри команды и эффективную работу с документами. Решение совмещает в себе множество функций и полностью готово для выполнения ваших задач.

Для более детального планирования можно использовать «Планирование проектов», которое доступно по дополнительной лицензии. В решении можно наглядно отображать прогресс по этапам плана с помощью диаграммы Ганта и гибко адаптировать работы по проекту под изменившиеся требования и сроки.

Опыт клиентов

Закажите бесплатную консультацию по решению

6
0

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами