Контроль исполнительской дисциплины
Проблема
Руководители тратят много сил и времени на контроль эффективности и принятие управленческих решений, так как:
- задачи ставятся устно или по email и часто теряются;
- статус выполнения каждого поручения нужно уточнять лично;
- нет инструментов для оперативного мониторинга загрузки и результативности работы отдельных сотрудников и целых подразделений.
Решение
Перейти на цифровые инструменты контроля исполнительской дисциплины:
- ставить задачи, отслеживать их результат и своевременность выполнения;
- отправлять ответственным поручения и запрашивать отчеты по состоянию работ;
- в любое время анализировать эффективность сотрудников и подразделений с помощью наглядных виджетов;
- выявлять и устранять узкие места в рабочих процессах, основываясь на достоверной информации.
Возможности решения
Прозрачное управление работами
В системе сотрудники ставят друг другу задачи. Отправлять их может любой пользователь — нужно указать исполнителей и сроки. В переписке по задаче исполнитель, автор или наблюдатели видят текущее состояние работ, а при согласовании документа — отслеживают состояние задачи. Когда работы готовы, инициатору отправляется результат с комментарием от исполнителя.
Кроме того, в задачах по процессу можно контролировать выполнение работ с помощью вкладки «Этапы процесса». Она позволяет быстро определить: какой ожидается срок завершения отдельных заданий и всего процесса, какие этапы в работе и какие еще не начаты. При необходимости содержимое вкладки легко распечатать, чтобы предоставить отчет о ходе работ в бумажном виде.
Также в системе можно отправлять поручения — указания руководства, с помощью которых контролируется исполнение работ. Руководитель или его ассистент отправляет задачу, при необходимости указывает контролера и назначает сроки.
Исполнитель может запросить продление срока, а контролер или автор — отчет о выполнении поручения. Когда работы завершены, инициатор получает комментарий исполнителя о результатах, может их принять или отправить на доработку.
Оценка эффективности
Виджеты позволяют быстро получить информацию по срокам задач, исполнительской дисциплине и загрузке в виде графиков и таблиц. С их помощью специалисты оценивают свой объем работ, руководители среднего звена анализируют деятельность подразделения, а
Если информации на виджете недостаточно, то по клику на интересующую область можно узнать подробности.
Контроль сроков
Своевременность выполнения задач и поручений за определенный период удобно отслеживать с помощью отчетов. Они наглядно показывают текущий уровень исполнительской дисциплины по конкретному сотруднику, подразделению или в целом по компании.
Потоки заданий
В системе все входящие задачи автоматически разделяются по папкам потока в зависимости от роли сотрудника. Это сокращает время на отслеживание и выполнение однотипных операций. Так, если руководителю пришло сразу несколько задач на приемку работ по поручениям, ему достаточно открыть нужную папку потока и выполнить все задачи разом, а не искать их вручную в общем списке входящих.
