Договоры
Проблема
Сотрудники тратят много ресурсов на подготовку договоров, их согласование и контроль исполнения обязательств.
Документы сложно найти, их физическое хранение требует больших затрат.
Нарушаются сроки и этапы согласования, отправки и возврата документов.
Решение
Организовать работу с договорами в Directum RX:
- упростить составление проектов договоров;
- сократить время на утверждение документов благодаря автоматической маршрутизации и подписанию ЭП;
- своевременно отправлять контрагентам и контролировать возврат оригиналов;
- выстроить удобный контроль за исполнением и сроками действия договорных документов;
- ускорить поиск договоров и всего комплекта документов к нему.
Возможности решения
Подготовка договора
Проекты исходящих договоров и дополнительных соглашений создаются в системе Directum RX с помощью готовых шаблонов. Номер формируется автоматически, что исключает вероятность ошибки нумерации. Дополнительно можно проверить сведения о контрагенте, чтобы оценить все риски исполнения договора. Если документ поступил от контрагента, то он заносится в систему из файла или со сканера.
Вся информация о договоре и регистрационные данные заполняются в карточке документа. Заполненные данные из карточки подставляются в содержимое договора.
Договор можно связать с приложениями, дополнительными соглашениями, актами, счетами на оплату и перепиской. Так сотрудники получают быстрый доступ ко всему комплекту документов.
В системе Directum RX договор, оформленный в нашей организации, автоматически проверяется на соответствие шаблону. С помощью сформированного отчета легко контролировать наличие обязательных разделов и полноту комплекта приложенных документов. Это помогает сотруднику сэкономить время на выполнение рутинных операций.
Для работы с договорными документами в системе предусмотрен реестр договоров. В нем можно найти ссылки на все созданные в системе договоры и дополнительные соглашения. В реестре удобно ставить отметку о выдаче бумажного экземпляра.
Согласование договора
Сотрудники отправляют договорные документы на согласование по заранее настроенным процессам. Задания на каждом этапе формируются автоматически, и можно не задумываться, кому отправить договор дальше.
Для согласования и подписания договоров участники используют электронные подписи. В любой момент можно сформировать отчет «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.
Кроме того некоторым сотрудникам часто приходится разбирать потоки заданий, например согласование документов. Чтобы упростить их обработку, в системе можно включить специальный вид проводника. При этом часто руководителю приходят на утверждение документы, содержимое которых уже проработали подчиненные. В таких случаях он или его замещающий могут быстро ознакомиться с документами, затем массово выполнить задания на их подписание.
Чтобы на новом круге согласования не перечитывать весь текст и просмотреть только внесенные правки, сотрудники используют автоматическое сравнение документов. Оно доступно в поставке Directum Intelligence. Сравнивать можно как две версии одного договора, так и два разных документа. При этом документы могут быть в разных форматах, например в PDF, DOCX или JPG.
После сравнения в системе формируется PDF-отчет, в котором значимые различия версий выделяются цветом. Подробная информация отражается в примечаниях к фрагментам.
Отправка контрагенту
Благодаря интеграции с сервисами обмена после согласования документы можно в пару кликов отправить контрагенту. Возможность электронного обмена с контрагентами входит в стандартную поставку и не требует дополнительных затрат, все уже готово к обмену.
Информация об отправке документов фиксируется в журнале передачи оригиналов и копий документа. Из журнала можно узнать о местоположении документа. Все договорные документы, которые отправлены контрагентам, можно увидеть в списке «Документы у контрагентов».
Контроль исполнения договора
Чтобы вовремя выполнять работы по договорам, можно назначить контрольные точки. После выполнения завершения задания по контрольной точке в карточке договора автоматически устанавливается отметка об этом. Таким образом система всегда отражает актуальный статус работ по договору.
Контроль завершения срока действия
За несколько дней до окончания срока действия договора ответственный получает уведомление. Если договор предполагает пролонгацию, это указывается в уведомлении. Таким образом сотрудник в срок заканчивает работы по договорам и заблаговременно начинает работы по продлению. Договоры с истекающим сроком можно отследить в списке «Договоры на завершении».
Цифровизация работы с договорами сокращает время оформления и согласования документов, позволяет контролировать все этапы исполнения и своевременно выполнять условия договоров. Решение глубоко проработано и готово к внедрению в минимально короткие сроки.
