Межкорпоративный документооборот

Набор решений для быстрого перехода к внешнему ЭДО с контрагентами.

Формирует единый архив документов из разных источников
Гарантирует юридическую значимость документов
Автоматическое распознавание и классификация документов
Поддерживает форматы, утвержденные ФНС России
Переход на безбумажный документооборот с контрагентами — неотъемлемая часть цифровой трансформации компании.

Бизнес-эффект

Ускоряется обмен и подписание формализованных и неформализованных документов с контрагентами
Исключаются потери оригиналов документов
Сокращается стоимость пересылки и хранения документов
Упрощается взаимодействие с налоговыми органами

Как это работает

Полностью цифровой процесс

  • Создание
  • Согласование и подписание
  • Обмен с контрагентами
  • Интеллектуальная обработка
  • Хранение и удобный поиск
  • Выгрузка для проверки ФНС
Создание

Все потоки документов заносятся в систему и формируют единый архив:

  • Входящие автоматически загружаются из сервисов ЭДО. При этом для формализованных документов определяется вид и заполняются реквизиты.
  • Directum RX поддерживает форматы, утвержденные ФНС, что позволяет просматривать формализованные документы прямо в интерфейсе системы и выгружать их печатные формы с отметками об электронной подписи.
  • Если контрагент не подключен к сервисам ЭДО, то документы заносятся в систему из файлового хранилища или со сканера.
  • Исходящие, такие как договоры и акты выполненных работ, могут создаваться по автозаполняемым шаблонам в Directum RX.
  • Для загрузки первичных документов может быть настроена интеграция с учетной системой.
Согласование и подписание
  • Документы, занесенные в Directum RX, отправляются на обработку и рассмотрение по гибким маршрутам, учитывающим регламенты компании и параметры документов.
  • Для согласующих может использоваться простая или усиленная электронная подпись. Финальное утверждение документа производится усиленной квалифицированной подписью
  • Топ-менеджеры могут подписывать документы электронной подписью даже через мобильное приложение.
Обмен с контрагентами

Сервис Synerdocs входит в поставку системы и позволяет бесшовно интегрировать внешний документооборот во внутреннее взаимодействие.

В рамках процесса согласования после подписания документ автоматически отправляется контрагенту через нужный сервис электронного обмена и ставится на контроль, а при получении ответа система Directum RX уведомляет об этом ответственного. Статус подписания документа дублируется в учетную систему для удобства бухгалтера.

Интеллектуальная обработка

Входящие юридически значимые документы автоматически поступают из сервиса внешнего обмена или захватываются со сканера и формируется единый архив. С помощью Directum Ario:

  • проверяется наличие обязательных реквизитов и корректность указанных сумм;
  • сопоставляются номенклатуры заказчика и поставщика, автоматически сравниваются с заказом, спецификациями;
  • максимально точно определяются счет и статья затрат.

Система сама заполняет их реквизиты и распределяет потоки по ответственным сотрудникам в соответствии с установленными правилами и передает в учетные системы.

Хранение и удобный поиск

После завершения цепочки документооборота все счета-фактуры, акты, договоры, письма переходят в единый электронный архив юридически значимых документов.

Благодаря решению Directum Smart Search выполняется качественный полнотекстовый поиск с учетом словоформ и синонимов, опечаток и неправильной раскладки клавиатуры.

Достаточно ввести запрос в свободной форме — сервис предложит подсказку с предыдущими поисковыми запросами и подходящими наименованиями доступных документов.

В финансовом архиве акты, счета-фактуры, накладные могут распределяться по папкам в соответствии с заданными правилами хранения. Это значительно сокращает время на поиск нужного документа.

Выгрузка для проверки ФНС

В Directum RX может храниться полный массив документов вне зависимости от их источников и форматов.

Мощные средства поиска позволяют бухгалтеру оперативно подготовить выборку документов по запросу ФНС.

Документы выгружаются из системы в необходимом для ФНС формате с отметкой о подписании квалифицированной электронной подписью. Благодаря этому бухгалтер может представить их через сервисы сдачи отчетности.

Создание

Все потоки документов заносятся в систему и формируют единый архив:

  • Входящие автоматически загружаются из сервисов ЭДО. При этом для формализованных документов определяется вид и заполняются реквизиты.
  • Directum RX поддерживает форматы, утвержденные ФНС, что позволяет просматривать формализованные документы прямо в интерфейсе системы и выгружать их печатные формы с отметками об электронной подписи.
  • Если контрагент не подключен к сервисам ЭДО, то документы заносятся в систему из файлового хранилища или со сканера.
  • Исходящие, такие как договоры и акты выполненных работ, могут создаваться по автозаполняемым шаблонам в Directum RX.
  • Для загрузки первичных документов может быть настроена интеграция с учетной системой.
Согласование и подписание
  • Документы, занесенные в Directum RX, отправляются на обработку и рассмотрение по гибким маршрутам, учитывающим регламенты компании и параметры документов.
  • Для согласующих может использоваться простая или усиленная электронная подпись. Финальное утверждение документа производится усиленной квалифицированной подписью
  • Топ-менеджеры могут подписывать документы электронной подписью даже через мобильное приложение.
Обмен с контрагентами

Сервис Synerdocs входит в поставку системы и позволяет бесшовно интегрировать внешний документооборот во внутреннее взаимодействие.

В рамках процесса согласования после подписания документ автоматически отправляется контрагенту через нужный сервис электронного обмена и ставится на контроль, а при получении ответа система Directum RX уведомляет об этом ответственного. Статус подписания документа дублируется в учетную систему для удобства бухгалтера.

Интеллектуальная обработка

Входящие юридически значимые документы автоматически поступают из сервиса ЭДО или захватываются со сканера и формируется единый архив. С помощью Directum Ario:

  • проверяется наличие обязательных реквизитов и корректность указанных сумм;
  • сопоставляются номенклатуры заказчика и поставщика, автоматически сравниваются с заказом, спецификациями;
  • максимально точно определяются счет и статья затрат.

Система сама заполняет их реквизиты и распределяет потоки по ответственным сотрудникам в соответствии с установленными правилами и передает в учетные системы.

Хранение и удобный поиск

После завершения цепочки документооборота все счета-фактуры, акты, договоры, письма переходят в единый электронный архив юридически значимых документов.

Благодаря решению Directum Smart Search выполняется качественный полнотекстовый поиск с учетом словоформ и синонимов, опечаток и неправильной раскладки клавиатуры.

Достаточно ввести запрос в свободной форме — сервис предложит подсказку с предыдущими поисковыми запросами и подходящими наименованиями доступных документов.

В финансовом архиве акты, счета-фактуры, накладные могут распределяться по папкам в соответствии с заданными правилами хранения. Это значительно сокращает время на поиск нужного документа.

Выгрузка для проверки ФНС

После завершения цепочки документооборота все счета-фактуры, акты, договоры, письма переходят в единый электронный архив юридически значимых документов.

Благодаря решению Directum Smart Search выполняется качественный полнотекстовый поиск с учетом словоформ и синонимов, опечаток и неправильной раскладки клавиатуры.

Достаточно ввести запрос в свободной форме — сервис предложит подсказку с предыдущими поисковыми запросами и подходящими наименованиями доступных документов.

В финансовом архиве акты, счета-фактуры, накладные могут распределяться по папкам в соответствии с заданными правилами хранения. Это значительно сокращает время на поиск нужного документа.

Хранение и предоставление информации с учетом требований закона

сокращается среднее время регистрации документов

Хранение и предоставление информации с учетом требований закона

  • Поступающие документы заносятся в систему за пару кликов со сканера, из почты или из сервиса обмена.
  • С помощью интеллектуального решения DIRECTUM Ario все реквизиты заполняются автоматически.
  • Для быстрого создания исходящих документов в системе есть готовые шаблоны.
  • После занесения документ регистрируется за пару кликов. Журналы регистрации и номенклатура дел ведутся в системе в соответствии с нормами российского делопроизводства. Номер присваивается автоматически в нужном формате.
  • Документы можно отправлять адресатам в электронном виде, не выходя из системы — через сервис ЭДО или по электронной почте. А для отправки бумажных экземпляров можно распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.

Обмен с контрагентами, которые используют другие сервисы ЭДО

Посмотрите цены на внешний электронный документооборот в сервисе Synerdocs

Обмен с контрагентами, которые используют другие сервисы ЭДО

  • Если контрагенты компании работают с разными операторами электронного обмена документами, достаточно подключиться только к одному сервису. Обмен с другими сервисами настраивается через роуминг.
  • Коннекторы к сервисам ЭДО с контрагентами (Synerdocs, Диадок) позволяют работать в интерфейсе одной системы, не переключаясь между окнами сервисов.

Используйте готовый набор инструментов для внешнего документооборота

Взаимодополняющие бизнес-решения позволят настроить электронный обмен документами под ваши персональные требования:

Делопроизводство

Договоры

Интеллектуальная обработка

Управление документами

Управление
бизнес-процессами

Финансовый
архив

Подключение внешних систем и сервисов:

Истории успеха

Остались вопросы? Мы поможем

Пожалуйста, заполните форму для бесплатной консультации специалиста.

8
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами