Договоры

Подготовка договора

Проекты исходящих договоров и дополнительных соглашений создаются в системе с помощью готовых шаблонов. Номер формируется автоматически, что исключает вероятность ошибки при нумерации. Дополнительно можно проверить сведения о контрагенте, чтобы оценить все риски исполнения договора. Если документ поступил от контрагента, то он заносится в систему из файла или со сканера.

Вся информация о договоре и регистрационные данные заполняются в карточке документа. Они подставляются в содержимое договора.

Карточка договора

Заполнение текста договора значениями из карточки

Договор можно связать с приложениями, дополнительными соглашениями, актами, счетами на оплату и перепиской. Так сотрудники получают быстрый доступ ко всему комплекту документов.

В системе договор, оформленный в нашей организации, автоматически проверяется на соответствие шаблону. С помощью сформированного отчета легко контролировать наличие обязательных разделов и полноту комплекта приложенных документов. Это помогает сотруднику сэкономить время на выполнение рутинных операций.

Для работы с договорными документами предусмотрен реестр договоров. В нем можно найти ссылки на все созданные в системе договоры и дополнительные соглашения. В реестре удобно ставить отметку о выдаче бумажного экземпляра.

Комплект документов по договору

Реестр договоров

Согласование договора

Сотрудники отправляют договорные документы на согласование по заранее настроенным процессам. Задания на каждом этапе формируются автоматически, и можно не задумываться, кому отправить договор дальше.

Для согласования и подписания договоров участники используют электронные подписи. В любой момент можно сформировать отчет «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.

Этапы процесса согласования договоров

Некоторым сотрудникам приходится разбирать потоки заданий, например, на согласование документов. Чтобы упростить обработку заданий, в системе можно включить специальный вид проводника. При этом часто руководителю приходят на утверждение документы, содержимое которых уже проработали подчиненные. В таких случаях он или его замещающий могут быстро ознакомиться с документами, затем массово выполнить задания на их подписание.

Чтобы на новом круге согласования не перечитывать весь текст и просмотреть только внесенные правки, сотрудники используют автоматическое сравнение документов. Оно доступно в поставке Directum Intelligence. Сравнивать можно как две версии одного договора, так и два разных документа. При этом документы могут быть в разных форматах, например в PDF, DOCX или JPG.

После сравнения в системе формируется PDF-отчет, в котором значимые различия версий выделяются цветом. Подробная информация отражается в примечаниях к фрагментам.

Сравнение версий договора

Результаты сравнения в PDF-отчете

Отправка контрагенту

Благодаря интеграции с сервисами обмена после согласования документы можно в пару кликов отправить контрагенту. Информация об этом фиксируется в журнале передачи оригиналов и копий. Например, из него можно узнать о местоположении документа.

Все договорные документы, которые отправлены контрагентам, можно увидеть в списке «Документы у контрагентов».

Отправка документа контрагенту

Журнал выдачи бумажных экземпляров в карточке документа

Контроль исполнения договора

Чтобы вовремя выполнять работы по договорам, можно назначить контрольные точки. После завершения задания по контрольной точке в карточке договора автоматически устанавливается отметка об этом. Таким образом в системе всегда отображается актуальный статус работ по договору.

Задание на исполнение работ по договору

Контроль завершения срока действия

За несколько дней до окончания срока действия договора ответственный получает уведомление. Если договор предполагает пролонгацию, это указывается в уведомлении. Таким образом сотрудник в срок заканчивает работы по договорам и заблаговременно начинает работы по продлению. Договоры с истекающим сроком можно отследить в списке «Договоры на завершении».

Список «Договоры на завершении»

Цифровизация работы с договорами сокращает время оформления и согласования документов, позволяет контролировать все этапы исполнения и своевременно выполнять условия договоров. Решение глубоко проработано и готово к внедрению в короткие сроки.

Возможности решения в  интеллектуальной поставке

Intelligence — это расширение стандартных возможностей системы за счет встроенного искусственного интеллекта. Он автоматизирует рутинные задачи и снижает нагрузку на сотрудников. ИИ-инструменты работают прямо в системе.

Нормоконтроль договоров

Главная задача юриста по договорам — убедиться, что в документе соблюдены официальные нормы, требования законодательства и внутренние правила компании. ИИ-сервисы освободят время сотрудника:

• проконтролируют наличие обязательных реквизитов;
• оценят возможные риски: штрафы, пени, просрочки платежей;
• найдут неточности или несоответствия НПА;
• предложат корректный вариант формулировок*.

* Решение реализуется в рамках проекта под требования вашей компании.

Аннотация к договору

Искусственный интеллект напишет аннотацию к документу, чтобы согласующие не тратили время на глубокое погружение в текст договора, а ознакомились с ключевыми моментами сделки. Инициатор в один клик создает аннотацию, прикрепляет ее к задаче и отправляет договор на согласование. Согласующему не нужно тщательно изучать весь документ, и задачи передаются в дальнейшую работу быстрее.

Интеллектуальное распознавание реквизитов

Чтобы зарегистрировать договор вручную, сотруднику требуется до 15 минут. При этом ручная обработка документов не исключает ошибки в реквизитах. Искусственный интеллект извлекает данные и заполняет карточку документа: содержание, номер, дату, контрагентов, организации, подписывающих сотрудников и адресатов. Алгоритмы нечеткого поиска данных помогают с высокой вероятностью идентифицировать текст, дозаполнить информацию в карточке и классифицировать документы, если в системе не нашлось точных совпадений.

Поиск по скан-копиям

Если у документов нет текстового слоя (скан-копии), искать в них информацию трудоемко: нужно открыть и вычитать каждый. Интеллектуальные сервисы извлекают текстовый слой и делают такие документы доступными для поиска по содержимому. Найти любой документ можно по реквизитам или с помощью полнотекстового поиска.

Сравнение версий договоров

Чтобы не проверять повторно весь текст договора, который вернулся от контрагента, можно обратиться к интеллектуальному сравнению версий. ИИ-сервисы подсвечивают изменения, сравнив разные форматы (PDF, DOCX или JPG). Система выделит красным цветом текст, который удалили, желтым — заменили, зеленым — добавили. Подробная информация отражается в примечаниях к фрагментам. Сотрудникам остается просмотреть изменившиеся места.

Интеграция в ваш ИТ-ландшафт

Обменивайтесь документами с контрагентами в режиме одного окна благодаря готовым интеграциям с сервисами обмена Диадок и Saby. Обмен можно организовать так, чтобы договорные документы поступали сразу в юридический отдел.

Коннектор к 1С синхронизирует данные между системами и позволяет в один клик переходить из учетной системы в карточку договора в Directum СЭД+.