Обработка первичных документов: хорошая работа та, которую не нужно делать

Хозяйственная деятельность организации не обходится без создания первичной документации. Акты, накладные, авансовые отчеты и прочая первичка подтверждают законность совершенных операций. От правильной обработки таких документов зависит корректность бухгалтерской отчетности, нарушения в которой грозят санкциями и штрафами от налоговой.

Когда нужна первичная обработка документов

Первичка, составленная на бумаге, имеет такую же юридическую силу, как и электронная, подписанная усиленной квалифицированной ЭП. Обработка первичных учетных документов, пришедших от контрагентов в бумажном виде, представляет собой рутинную и монотонную работу. Обычно ее отдают неопытным бухгалтерам — они всё сканируют и заносят в учетную систему вручную.

Если в компании документооборот с поставщиками идет через операторов ЭДО и настроена интеграция между сервисом обмена и учетной системой, то электронный документ автоматически формируется в последней. Бухгалтеру остается только проверить корректность операции и сделать проводку.

Компаниям пора отказаться от ручной обработки первичных документов

Если вручную заносить накладную в учетную систему, это может занять от 10 минут до 1 часа. Чаще всего в день нужно обработать не один документ, а 15, 20, 30 или даже больше. При вводе такого огромного объема информации очень трудно не допустить ошибку.

Чтобы сократить рутину в бухгалтерии, можно обратиться к программам по распознаванию первичных документов.

 

«Чтобы сделать бизнес эффективным, компании цифровизируют максимальное количество операций. Они передают информационным системам распознавание и заполнение документов, автоматические проверки и сравнение данных из разных источников. Сотрудники должны заниматься другими, более интеллектуальными и важными задачами, собственным профессиональным развитием. Рутина, в которой задействован человеческий труд, лишь увеличивает расходы компании».

Илья Петухов, руководитель проектов развития AI-продуктов Directum

Как правильно организовать порядок обработки первичных бухгалтерских документов

Важная задача бухгалтера — собрать всю первичку от поставщиков за период и отразить операции на счетах бухгалтерского учета. Чтобы не заниматься рутиной, можно отдать эту работу интеллектуальным сервисам. С ними обработка первичных документов станет проще:

1. Чтобы занести данные в систему, сотруднику достаточно отсканировать комплект документов. Даже если вся первичка по одной операции будет сохранена в одном файле, сервисы распознавания смогут разбить его на отдельные документы в соответствии с типами (счет-фактура, накладная, счет на оплату и т.д.).
2. Не нужно переключаться между первичным документом и заказом, чтобы сопоставить номенклатуру — система сделает это автоматически.
3. Калькулятор можно отложить в сторону — интеллектуальные механизмы проверяют арифметические расчеты в первичке. Все обнаруженные ошибки и расхождения подсвечиваются цветом.
4. Бухгалтеру остается пробежаться взглядом по бумажному документу и сравнить информацию в нем с занесенными данными. После этого можно нажимать кнопку «Провести». Система сама определит типовую хозяйственную операцию по историческим данным из учетной системы.
5. Первичку, связанную с договором и счетами на оплату по одной операции, можно легко найти в электронном архиве. Ведь обработанный документ автоматически попадает в хранилище.