АО «Боровичский комбинат огнеупоров» использует интеллектуальные сервисы Directum для обработки документов

История цифровизации

Новый уровень делопроизводства

В 2007 году, чтобы повысить эффективность управления бизнес-процессами, сократить потери бумажных документов и ускорить подготовку к налоговым и судебным проверкам, в АО «БКО» внедрили систему Directum и организовали электронный архив.

На новый формат работы перешли 70 сотрудников, задействованных в делопроизводстве. Благодаря цифровизации многие процессы качественно изменились:

• существенно сократилось время на создание, согласование, поиск и регистрацию приказов, распоряжений, служебных записок, а также других входящих и исходящих документов;
• стало прозрачным распределение нагрузки на сотрудников и выполнение заданий;
• документы перестали теряться;
• повысилась исполнительская дисциплина по работе с распорядительными документами.

Рост с 70 до 250 пользователей

В 2010 году на комбинате завершился проект тиражирования Directum. В результате число пользователей системы увеличилось до 250. В электронный вид перевели работу по направлениям:

• оформление заявок на транспорт;
• согласование и закупка товарно-материальных ценностей;
• создание, согласование, регистрация приказов и распоряжений по производству, приказов по личному составу;
• формирование и согласование договорных, проектных, кадровых документов, разнообразных заявок и протоколов.

Для автоматической отправки и получения электронных документов от контрагентов настроена интеграция с сервисом обмена Контур.Диадок. Разработана и внедрена репликация Directum с ERP-системой Axapta и системой конструкторского документооборота Search.

Работа с электронными документами затронула практически все сферы деятельности комбината. По состоянию на 2022 год в Directum работает большая часть инженерно-технического персонала. Ежедневно в системе создается примерно 1500 документов.

Цели и задачи проекта

В 2021 году на АО «Боровичском комбинате огнеупоров» стартовало внедрение интеллектуальных сервисов Directum Ario. С помощью АI-технологий планировалось ускорить обработку входящей корреспонденции и первичных документов, ежемесячный объем которых — 6500 экземпляров. Также благодаря искусственному интеллекту предполагалось сократить рутину и уменьшить количество человеческих ошибок.

Задачи проекта:

1. Подготовить техническую базу — установить и настроить серверы для служб ввода и интеллектуальных сервисов.
2. Обучить интеллектуальные сервисы распознаванию реквизитов документов АО «БКО».
3. Разработать в Directum карточки документов, справочников и маршрутов для регистрации входящей корреспонденции.
4. Разработать интеграцию системы Axapta и маршрутов Directum для работы с исходящей корреспонденцией.

Ожидалось, что на проекте будут достигнуты результаты:

• 100%-ная (или близкая к этому) правильность разбивки отсканированного пакета документов на отдельные экземпляры и их классификация;
• не менее 80% корректно распознаваемых полей.

Решение

На АО «Боровичский комбинат огнеупоров» документы поступают несколькими способами:

• в электронном виде через сервис обмена Диадок;
• в бумажном виде по почте или нарочно;
• электронная корреспонденция приходит через email, сайт Госуслуг и другие источники.

В зависимости от способа поступления бумажные и электронные документы по-разному обрабатываются искусственным интеллектом.

Обработка пакета бумажных документов, отправляемых контрагенту

Документы могут быть созданы как в ERP-системе Axapta, так и в Directum. На каждый документ автоматически наносится QR-код, однозначно идентифицирующий его. Все документы до отправки подписываются в бумажном виде и поступают на сканирование в отдел делопроизводства. Служба ввода подхватывает их, находит по QR-коду соответствующий электронный экземпляр, создает новую версию и отправляет на проверку делопроизводителю. Затем пакет документов отправляют контрагенту.

Подписанные документы, поступившие от контрагентов, проходят по аналогичному процессу: сканируются, служба ввода находит их по QR-коду, импортирует в новую версию, переводит в состояние «Действует», отправляет автору пакета уведомление о том, что документ имеет двухстороннюю подпись.

Статусы документов синхронизируются в системах Directum и Axapta.

Обработка пакета бумажных документов, получаемых от контрагента

Бумажная корреспонденция, полученная от контрагента, поступает в отдел делопроизводства. Здесь документы сканируются и передаются в обработку интеллектуальным сервисам Directum Ario. Они обрабатывают файл, разделяют на отдельные документы, классифицируют по видам и извлекают реквизиты.

Виды распознаваемых документов

Всего на АО «БКО» с помощью интеллектуальных сервисов Directum классифицируется 24 вида документа. Распознавание реквизитов настроено для 8 из них:

• товарная накладная,
• универсальный передаточный документ,
• счет-фактура,
• акт выполненных работ,
• счет на оплату,
• товарно-транспортная накладная,
• приходный ордер,
• сертификат происхождения.

В процессе обработки AI-сервисы извлекают из первичных документов значимые реквизиты: номер, дату, наименование организации, договор, суммы, номер и дату платежного документа, поставщика, номер закупки, страну происхождения, страну предоставления, отправителя, получателя, номер счета-фактуры, описание товара. Карточки документов заполняются извлеченными фактами, после чего сотрудники проверяют результат работы искусственного интеллекта.

Дообучение интеллектуальных сервисов

Сотрудники АО «БКО» самостоятельно обучают интеллектуальные сервисы работать с новыми видами документов. Делопроизводители используют приложение для визуальной разметки AVIA — отмечают на документах значимые факты, а сотрудники отдела информационных технологий проводят само обучение искусственного интеллекта. Пул распознаваемых документов всё время пополняется. Так, недавно ИИ-сервисы научились определять постановления службы судебных приставов.

Подписание документов ЭП

Результаты

Проект еще не завершен, но определенные итоги уже можно подвести.

1. В 3 раза сократилось время на обработку документов.

   Раньше сотрудники предприятия тратили по 3 минуты на создание одного документа: сканировали бумажный оригинал, сохраняли в Directum, вручную выбирая вид, и отправляли по типовому маршруту. Благодаря интеллектуальным сервисам обработка занимает в 3 раза меньше времени и составляет 1 минуту. При объеме 6500 документов в месяц на обработку вместо 325 часов сейчас тратится 108 часов.

2. Получили 100%-ную точность классификации документов с QR-кодом.

   Параллельно достигли и высокой точности классифицируемых документов без QR-кода — она составила около 85%. Правильно распознаваемых реквизитов в документах любого вида, поступающих от контрагента — порядка 60%, в приходных ордерах — около 90%.

3. Ускорилась подготовка документов для государственных органов (ФНС, ПФР, внебюджетных фондов и пр.) и внутренних контролеров.

   Ежегодно только по требованиям налоговой инспекции АО «БКО» представляет около 18 000 листов. Вручную на поиск и сбор такого объема данных уходило не менее 3 рабочих дней. С появлением электронного архива Directum на обработку одного запроса требуется всего 2 минуты вне зависимости от количества запрашиваемых документов.

4. Повысился контроль над своевременным возвратом от контрагентов финансово-первичной документации. Гарантируется правильное оформление таких документов.

   Раньше входящая корреспонденция передавалась в подразделение на регистрацию через курьера. Чтобы рассмотреть документ и принять решения о его приеме, уходило 1-2 рабочих дня. Сегодня продолжительность этого этапа составляет от 1 минуты до 3 часов.

5. Появился оперативный доступ к документам для всех заинтересованных работников.

   Теперь сотрудники отдела внешних поставок, отдела продаж, структурных подразделений не отвлекают бухгалтеров на подготовку копий. В электронном архиве Directum можно самостоятельно найти нужный документ и отправить коллеге. У бухгалтерии высвободилось 22 часа рабочего времени в месяц.

Планы

Цифровизация АО «БКО» продолжается. В планах — охватить процессы по отправке и получению документов от контрагентов по электронной почте, расширить список классифицируемых видов документов и распознаваемых реквизитов.

Исполнитель