Хранение документации в 2025 году:
сроки, правила, системы и учет
Без понятной системы хранения документов компания рискует столкнуться с юридическими и финансовыми проблемами. Нарушенные сроки, потерянные оригиналы, путаница в архивах — всё это может обернуться штрафами или судебными спорами.
Вместе с методологом и экспертом направления электронных архивов компании Directum Светланой Азаровой расскажем, как организовать хранение документов в компании.
Качественная организация архива — гарант юридической безопасности и операционной эффективности. С 17 сентября 2023 года вступил в силу Приказ Росархива от 31.07.2023 №77, который закрепил правила к работе с архивами. В статье постараемся ответить на вопросы о:
- сроках хранения документации для разных типов документов;
- правилах организации систем хранения электронных документов по новым регламентам;
- типичных ошибках и как их избежать.
Правила и порядок хранения документации
Ключевые нормативные акты о порядке хранения документации организации:
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле» — основной документ, который регулирует вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов.
- Приказ Росархива №77 от 31.07.2023 (Правила 2023), который заменил устаревшие нормативы и ввел новые правила.
- Приказ Росархива № 19 от 13.02.2024 — руководство по предупреждению нарушений и соблюдению обязательных требований в сфере законодательства об архивном деле. Распространяется на все организации и описывает ответственность за нарушения, которые могут повлечь за собой штрафы. .
- ГОСТ Р 7.0.8-2025 — регулирует терминологию в двух смежных областях: делопроизводстве и архивном деле.
В Правилах 2023 появилось 12 новых разделов, которые внесли дополнения и добавили ясности
в архивные процедуры в отношении бумажных документов. Что важно — появился подробный раздел,
который описывает процедуру передачи электронных документов на архивное хранение и их приема.
Также в нем говорится о комплектовании, учете, хранении и использовании электронных архивных
документов (ЭАД).
На государственном уровне также принимаются меры по масштабному переходу на электронный документооборот. В марте 2024 года было принято распоряжение правительства РФ от 16.03.2024 № 637-р «Об утверждении стратегического направления в области цифровой трансформации государственного управления». Согласно нему, к 2030 году все документы должны храниться в электронном виде.
Как организовать систему хранения документации на предприятии
Система хранения электронных документов (СХЭД) — основа стабильной работы предприятия. Для
делопроизводителей и архивистов это порядок в хранилищах, для ИТ-директоров — надежная
инфраструктура, для бухгалтеров — своевременная отчетность, для кадровиков — соблюдение требований
законодательства.
Виды и типы систем хранения документации
Бумажный архив
Традиционный способ хранения документов. Нужно выделять специальное помещение, соблюдать условия хранения и устанавливать регулярный контроль. Подходит для организаций с небольшим объемом документации или в случаях, когда законодательство требует хранения оригиналов.
Электронное хранилище
Представляет собой систематизированное хранение электронных образов документов (скан-копий).
Фактически, это более удобный вариант бумажного архива, обеспечивающий быстрый поиск и доступ к
документам. Но большинство подобных решений не являются полноценным электронным архивом, так как
не обеспечивают долговременную сохранность юридической значимости, целостности и подлинности
электронных документов, а также не обеспечивают проведения архивных процедур (комплектование фондов,
создание описей, годовых разделов, проведение экспертизы ценности, отслеживание сроков хранение,
автоматическое формирование актов о выделении к уничтожению).
Система хранения электронных документов (СХЭД)
Современное решение для долговременного хранения и управления электронными документами.
Обеспечивает не только быстрый доступ и защиту от физического износа, но и гарантирует юридическую
значимость, целостность и подлинность документов на протяжении всего срока хранения. Дает возможность
предоставлять нужные данные по запросу контролирующих органов и соответствовать требованиям
законодательства об электронном документообороте. Примером такого решения может быть
«Долговременный архив» от компании Directum. Это полноценный электронный архив, который помогает
централизованно хранить документы, в том числе и кадровые, обеспечивать их целостность и юридическую
значимость на протяжении всего срока, а также проводить все необходимые процедуры в соответствии
с правилами российского архивного делопроизводства.
Если есть необходимость создать архив только сканов бумажных документов, подойдут практически
любые базы хранения, такие, например, предлагают компании внеофисного архивирования. Для
электронных оригиналов, а таких сейчас всё больше, нужно тщательно выбирать СХЭД по многим
критериям. Нужно оценить, как система реализует основные задачи: сохраняет достоверность
документа, его юридическую значимость, целостность и пригодность для использования спустя 10
и более лет.
Учет и контроль хранения документов в организации
Для эффективного управления архивом необходимо:
- соблюдать иерархическую структуру хранения: фонд, опись, годовой раздел, дело, документ;
- комплектовать архив по правилам;
- производить регулярные проверки наличия и состояния документов;
- назначить ответственных, отвечающих за ведение и контроль архива;
- обеспечить проведение экспертизы ценности документов;
- иметь возможность контролировать использование архивных документов;
- строго разграничивать доступ к архивным документам;
- иметь удобные механизмы поиска;
- автоматически отслеживать сроки хранения документов и многое другое.
Сроки хранения документации
Сроки хранения документов различны. Они регламентируются различными перечнями, например Приказом
Росархива № 236. В зависимости от значимости документа срок его хранения может быть от 1 года до
«постоянного».
Бухгалтерские документы имеют разные сроки хранения. Большинство документов — временные, до 10
лет, но есть пласт тех, которые хранятся долго или постоянно. Отсутствие этих документов может привести
к большим проблемам для организации и субсидиарной ответственности для руководителя или учредителей.
Научно-техническая документация: отличается обширным видовым составом, включает в себя научно-исследовательскую, проектно-сметную, конструкторскую, техническую документацию. Имеет разные сроки
хранения. По ряду документов архивное хранение начинается с окончания эксплуатации объекта или сноса
здания (документы хранятся до 75 лет и более).
Кадровые документы — для наглядности в таблице представлена малая часть документов и сроков их
хранения:
| Тип документа | Срок хранения |
|---|---|
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год |
| Графики отпусков Согласие на обработку персональных данных |
3 года |
|
Табели, журналы учета рабочего времени. Авансовые отчеты. |
5 лет |
| Документы о несчастных случаях на производстве. | 45 лет |
|
Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки сотрудников. Личные дела сотрудников. Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда. |
50-75 лет |
| Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников. | |
| Штатное расписание. | Постоянно |
| Оригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства. | До востребования |
Требования к электронным и бумажным архивам
Если вы решили хранить документы в цифровом виде, важно обеспечить их юридическую силу, сохранность
и контролируемую доступность. Для этого необходимо соблюдать строгие требования к передаче, хранению
и ограничению доступа к таким документам.
Перед внедрением СХЭД проверьте, поддерживает ли система формирование архивных контейнеров, сбор метаданных и интеграцию с номенклатурой дел. Иначе процесс передачи в архив превратится в рутину с высокими рисками ошибок.
- Номенклатура дел — обязательный инструмент для систематизации. Без нее невозможно корректно определить сроки хранения, что приводит к ручной обработке каждого документа. Номенклатура должна соответствовать Приказу №77 Росархива (Правила 2023), иначе возникнут сложности при передаче в архив.
- Опись дел структурного подразделения формируется автоматически в системе электронного документооборота (СЭД), но система должна поддерживать экспорт в формате, совместимом с системой хранения электронных документов. Это исключает ручной труд и ошибки.
- Юридическая значимость передачи обеспечивается двусторонним подписанием описи ЭП.
- Формат передачи — строго регламентированный контейнер (п.141 Правил 2023). В него входят:
— файл основной части электронного документа (в формате PDF/A);
— файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных,
графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии);
— файлы электронной(ых) подписи(ей) (при наличии);
— файл описания, содержащего регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные);
— если СЭД не умеет формировать такой контейнер, потребуются дорогостоящие доработки. - Метаданные — основа для поиска и контроля. Файл описания должен включать дату,
регистрационный номер, вид документа, заголовок, срок хранения, общий объем файлов (в байтах),
индекс дела и связи с другими документами. Подробный состав метаданных электронного архивного
документа строго определен в п. 141 Правил 2023. Если СЭД не собирает эти данные изначально,
сформировать корректный архивный контейнер будет невозможно.
Формат контейнера архивного хранения
«Часто лишь на практике выясняется, что исходная система не соответствует запросам, либо требуются большие и дорогостоящие доработки. Заранее выясните возможности будущего ПО».
Как избежать ошибок при организации учета и хранения документации
Правильная организация хранения документов — это четкое соблюдение законодательства, только в этом случае ваша компания получит удобный инструмент для работы и защиту от рисков.
Типовые ошибки компаний в организации хранения документов
- Нарушение сроков хранения
Одна из типичных ошибок — преждевременное уничтожение кадровых документов. Например, организация уничтожает приказы по личному составу раньше завершения срока их хранения. А потом возникает спорная ситуация и начинаются проверки контролирующих органов. Нарушение правил хранения документов может повлечь ответственность по КоАП РФ в виде предупреждений, штрафов и даже приостановки работы организации до устранения нарушений.
- Открытый доступ к документам
Хранение документов важно производить в конфиденциальности, особенно если они содержат персональные данные или коммерческую тайну. Поэтому так важно обеспечить разграничение доступа в ваш архив.
- Отсутствие номенклатуры дел
Номенклатура дел — это основа формирования дел, которая систематизирует их с указанием сроков
хранения. - Неправильные условия хранения
Если в архиве коробки с документами стоят где-то под батареей, то через пару лет чернила на бумагах выцветут, документы деформируются. При этом, как указано выше, организация обязана обеспечивать долговременное хранение некоторые видов документов. В результате, если при проверке бумага будет разваливаться в руках, это не будет считаться должным соблюдением норм.
Аналогичные риски существуют и для электронных документов (ЭД). Простое хранение ЭД в СЭД не обеспечивает их долговременной сохранности, так как зачастую там не предусмотрены механизмы контроля свойств электронного документа, электронной подписи и сроков их действия. Кроме того, отсутствует поддержка архивных форматов, гарантирующих неизменность документа на протяжении всего срока хранения.
Полноценное долговременное хранение электронных документов возможно только в специализированных системах.
Как вести эффективный учет документов
Оптимально в современных реалиях переходить на электронную систему хранения.
Решение «Долговременный архив» от компании Directum поможет вам без проблем передать документы на длительное и постоянное хранение. Для удобства работы каждого участника процесса разработаны две отдельные обложки модуля «Передача в архив» — для ответственного сотрудника подразделения, и «Долговременный архив» — для архивиста. Каждый видит только те действия, которые ему нужны.
Решение Directum RX «Долговременный архив» помогает создать централизованный архивный фонд компании для электронных оригиналов и скан-копий бумажных документов. Все фонды хранятся по правилам архивного делопроизводства.
Тренды и перспективы хранения документации
Сфера архивного хранения стремительно уходит в цифру. Уже сегодня государство предпринимает активные действия в сторону перехода к электронному архиву, сам бизнес видит в этом все больше перспектив. Компании, которые не адаптируются, рискуют столкнуться с проверками, штрафами и потерей данных.
Ожидается ужесточение контроля за соблюдением сроков и условий хранения, особенно в части электронных документов. Развиваются облачные СХЭД, ИИ-сервисы для поиска и анализа документов, системы долгосрочного цифрового архива с юридической значимостью.
Бумажные архивы уходят в прошлое. В приоритете — автоматизация, соответствие законодательству и безопасность данных.
Грамотно выстроенная система хранения — это гарантия управляемости, законности и прозрачности бизнеса. Соблюдение сроков и условий помогает избежать штрафов, сохранить важные данные и спокойно проходить любые проверки. Основой такой системы становятся номенклатура дел, понятная структура архива и современная технология, особенно если речь идет об электронном документообороте.
Документы — это безопасность компании. Чем раньше вы наведете порядок, тем меньше рисков будет поджидать вас в будущем.
Планируете внедрять цифровые инструменты?
Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.
