Внутренняя первичная документация в ГК МЕГАПОЛИС

Предпосылки

ГК МЕГАПОЛИС состоит из 300 филиалов разного масштаба по всей стране. За финансовые процессы организации отвечает общий центр обслуживания (ОЦО). В нем сосредоточены процессы бухгалтерии (налоговый учет, отчетность, казначейство, платежи, кредитный контроль, управление дебиторской задолженностью, бюджетирование). Структура компании подразумевает подчинение сразу нескольким руководителям.

Еще до знакомства с ИТ-решениями Directum в компании был налажен внутренний ЭДО. С его помощью согласовывали и подписывали договоры, соглашения, служебные записки, приказы, локальные нормативные акты, распределительные документы. Была настроена работа с поставщиками и клиентами. Но прежняя система перестала справляться с новыми задачами, а также была слабо интегрирована с действующими учетными ERP-системами. Из-за закрытого кода были сложности с доработками — организация зависела от вендора ПО.

Цели и задачи

В ГК МЕГАПОЛИС хотели получить инструмент, который могли бы развивать собственными силами. Поэтому остановились на решениях Directum со встроенными возможностями no/low-code-адаптации. Система не только могла закрыть текущие потребности внутреннего документооборота, но и охватить новые задачи, которые компания планировала включить в контур цифровизации: некоммерческие закупки (тендерные процедуры), договорную работу, заведение и переодобрение контрагентов.

С помощью Directum RX в компании планировали снизить налоговые и финансовые риски, а также:

• повысить прозрачность документооборота, особенно в бухгалтерском сегменте (фиксировать даты подписания, обеспечивать легитимность подписей, использовать единые шаблоны);
• обеспечить своевременное подписание документов — в пределах налогового периода;
• наладить оперативную работу с документами в «полевых» условиях через мобильные приложения;
• оптимизировать ведение архива и нормативно-справочной информации, ускорить поиск и подбор документов при проверках;
• интегрировать систему с другими корпоративными решениями.

Кроме того, хотели сократить расходы на печать, обслуживание принтеров, хранение бумаг, а также исключить риск потери документов.

Решение

Проект по цифровизации бухгалтерского документооборота начался с детального исследования бизнес-процессов. Команда определила, какие внутренние первичные документы используются чаще. Их решили переводить в электронный формат в первую очередь. Ряд процессов оптимизировали уже на этапе подготовки.

1. Методологический анализ показал, что некоторые бухгалтерские операции оформляются комплектом документов. В ряде случаев сократили количество бумаг и список согласующих, пересмотрели формы первичной документации и внесли изменения в учетную политику.
2. До запуска системы определили, кто будет согласовывать и подписывать документы (регламентные маршруты), как проверять права и полномочия сотрудников, а также как учитывать доверенности. Были разработаны штампы подписи с ролями и должностями сотрудников.

На первом этапе перевели в электронный вид 13 видов документов. Основные критерии отбора документов для перевода в цифру — высокая частота использования и значимость в бизнес-процессах. Тиражирование системы и обучение сотрудников бухгалтерскому электронному документообороту в компании проводили самостоятельно. Своими силами внедряли все последующие решения и обновляли систему на новые версии.

Согласование при сложной матричной системе управления

Компания объединяет два крупных направления — табачное и пивное. Многие сотрудники работают сразу в обоих. Это значит, что у одного человека фактически два табельных номера, он должен подписывать документы от разных предприятий, но с одной учетной записи.

Требовалось настроить правила согласования документов так, чтобы они учитывали особенности обоих юридических лиц, а также сложную оргструктуру компании — параллельное административное и функциональное подчинение.

Для этого интегрировали систему со справочниками компании, чтобы до отправки файла на согласование программа сверялась с ними. Исходя из того, к какому юридическому лицу относится первичный документ, она выбирает для подписания корректную должность, права и полномочия сотрудника. Работнику не нужно думать о том, в профиле какого юрлица он сейчас находится, электронная подпись будет актуальная.

Интеграция системы со справочниками необходима также для правильного построения маршрута согласования. Пример:

• Чтобы утвердить авансовый отчет, системе нужно определить административно-функциональных руководителей подразделения, в котором работает сотрудник. Документы для главного офиса утверждает главный бухгалтер, для филиала – его директор.
• После того как выстраивается маршрут на согласование, система еще до отправки документа проверяет, есть ли право подписи у сотрудника, которому документ придет на утверждение.
• Одновременно проверяется, работает ли сейчас подотчетное лицо. В обратном случае маршрут будет выстроен на заместителя, чья подпись тоже правомерна. Сделано это для того, чтобы работа шла без задержек.

Легитимное подписание для «полевых» сотрудников

Механики и сотрудники складов раньше не имели учетных записей в корпоративной системе. Но тоже получали оборудование, спецодежду, подписывали первичные бухгалтерские документы. Поэтому пришлось создать более 3 тыс. профилей в корпоративной системе, чтобы подключить к системе работников без автоматизированного рабочего места.

Сотрудники проставляют на документах простую электронную подпись (ПЭП) в личном кабинете (ЛК) с мобильных устройств. На некоторых площадках для доступа к ЛК установили инфокиоски. Забытый пароль сотрудник может запросить через Телеграм-бот, а разовый пароль получит его руководитель.

Для того чтобы все действия имели юридическую значимость, в компании скорректировали локальные нормативные акты и дополнили регламент про электронный документ. Со всеми работниками подписали дополнительные соглашения к трудовому договору о том, что ПЭП приравнивается к собственноручной подписи на бумаге.

Также изменения затронули других работников дистрибьютора — торговых агентов, водителей-экспедиторов. Некоторые из них бывают в офисе только 1-2 раза в неделю. Раньше торговые агенты оформляли документы на бумаге, так как вести в цифровом виде отчеты о выдаче товаров для рекламы было невозможно. Теперь все подписывается в электронном виде прямо с планшетов сотрудников, без необходимости заезда в офис. Отчеты запускаются на согласование и подписание на основе данных учетной системы автоматически. После они отправляются бухгалтеру в ОЦО, который проводит контрольные процедуры.

Еще оперативнее подписывать документы стали за счет подключения мобильного приложения Directum Jazz на личные телефоны. Это помогло снизить юридические и налоговые риски, особенно с учетом того, что с 2025 года компания перешла на ежемесячный налог на прибыль.

Результаты

Благодаря внедрению решений Directum в ГК МЕГАПОЛИС оптимизировалась работа бэк-офисного персонала (не требуются доп. ресурсы) при росте объемов бизнеса около 7-8% в год. Компания избавилась от бумажных документов, ручных проверок и дублирующих операций.

Внедрение Directum RX помогло:

• снизить разрыв до одного рабочего дня между датой подписания на бумаге и фактическим проведением операции в учете;
• улучшить процесс контроля маркетинговых расходов и бонусных программ;
• оперативно подписывать документы в мобильном приложении, что особенно важно для руководителей, которые часто бывают в рабочих поездках;
• обеспечить правомерность документов, которые оформляются инвентаризационной комиссией;
• наладить системные проверки отсутствующих бумаг.

Аудиторы управления внутреннего контроля имеют полный доступ к документам. Это повышает эффективность их работы и снижает количество запросов в разные подразделения компании. Кроме того, руководство отмечает непредвиденные положительные эффекты. Среди них — выросла цифровая грамотность персонала, появились внутренние амбассадоры цифровизации, у работников повысились навыки проектного управления.