Портфели проектов: как с ними работать

В крупных компаниях параллельно ведутся десятки проектов. При таком количестве одновременных работ нелегко отслеживать общую динамику, вовремя реагировать на риски и вносить корректировки в планы. Справляться с этой задачей призвано портфельное управление.

Обычно в портфель объединяют несколько проектов, у которых одна стратегическая цель. Портфелей в зависимости от количества крупных целей компании тоже может быть несколько. Такой подход помогает грамотно распределять ресурсы команд между разными работами, вовремя получать общую статистику и при необходимости усиливать какое-то из направлений.

Немного статистики: в 2023 году объем мирового рынка программного обеспечения для project portfolio management достиг значения в 5,37 млрд, а к 2028 ожидается прирост до 6,57 млрд долларов.

Портфельное управление проектами: кому и зачем

Объединение проектов в портфели помогает:

• быстрее принимать решения;
• сделать работу команд прозрачной;
• лучше расставлять приоритеты в задачах;
• оперативно реагировать на риски и вносить изменения в работу;
• контролировать загрузку сотрудников;
• достигать стратегических целей;
• минимизировать срывы дедлайнов.

Портфель проектов в системе Directum Projects

Инструменты анализа портфелей проектов

1. Скоринг. Компания определяет ряд критериев, по которым в дальнейшем оцениваются проекты. Например, финансовые риски, соответствие стратегии, сроки выполнения. Для большей объективности критериям присваивается определенный вес или значимость: в баллах, процентах и пр.
2. Визуализация. Наглядное отображение общей картины по портфелю. Помогает отслеживать прогресс и вносить корректировки. Чаще всего для визуального представления применяются канбан-доски. Такой метод еще называют картографированием.
   

   Решение «Agile-доски» в системе Directum Projects
3. Прогнозирование затрат и окупаемости. Аналитические инструменты, которые помогают оценить расходы на проекты, окупаемость вложений и рентабельность инвестиций.
4. Контрольные точки. Отслеживать динамику работ можно через промежуточные дедлайны и ожидаемые результаты. Такой подход реализован в Directum Projects.
   

   Контрольные точки
5. Дорожная карта. С ее помощью удобно визуализировать полный список командных работ. Она отражает процесс выполнения проекта, риски, контрольные точки, а также помогает быстро сформировать отчет по определенному срезу.
   

   Дорожная карта в Directum Projects

 

Когда направлений работ слишком много и дедлайны постоянно горят — самое время задуматься о project portfolio management. Это универсальный способ оптимизировать проектную деятельность и улучшить показатели по достижению стратегических целей компании.

Елена Кропачева
руководитель проектов развития бизнеса Directum