Система управления проектами

Какие задачи решает система для проектной работы

Современные инструменты для эффективной командной деятельности имеют довольно внушительную функциональность. Они задействованы в процессе на всех этапах: от составления графика и подготовки программы до формирования проектного документооборота и и сохранения полученных в процессе знаний.

Организация работы команды в agile-досках

Благодаря цифровизации:

• Ускоряется подготовка документации. Можно создавать документы на основе шаблонов, быстро находить нужные оригиналы и сохранять конфиденциальность контента.
• Повышается исполнительская дисциплина сотрудников. Легче отслеживать процесс выполнения конкретных поручений, анализировать промежуточные результаты.
• Сокращается время на принятие решений. Цифровизация процессов делает взаимодействие сотрудников прозрачным, помогает ввести конкретные параметры. Системы управления проектной документацией помогают сохранить все данные и в нужный момент быстро к ним обратиться.

Применение программ управления проектами не ограничивается конкретными отраслями. Их используют в ИТ, в финансовом секторе, промышленности, торговле, энергетике, консалтинге и в других направлениях бизнеса.

Как выбрать программу управления проектами

Прежде чем приступить к выбору корпоративной системы управления проектами, стоит понять, а действительно ли вашей компании она нужна. Да, проекты есть во всех организациях, но принимать решение о цифровизации стоит исходя из того, на какой стадии жизненного цикла находится бизнес.

Если компания на этапе формирования и сейчас в поиске своей ниши на рынке, то сервис управления проектами — это не первостепенная задача. Когда основные бизнес-процессы уже выстроены и бизнес переживает стадию роста — самое время задуматься о цифровизации проектной работы.

План проекта в системе Directum Projects

Предугадать эффект от внедрения практически невозможно. Он точно будет, но назвать конкретные цифры вам не сможет ни один вендор. Так на какие параметры стоит ориентироваться при выборе ИСУП? Можно выделить несколько основных критериев:

• функциональные характеристики: решение должно обладать полным набором инструментов для эффективной организации команды;
• удобный интерфейс: простой и интуитивно понятный интерфейс значительно ускорит старт и упростит работу пользователей;
• совместимость с ПО: такие решения часто идут в связке с другими программами. Например, если продукт является частью системы цифровизации документооборота и бизнес-процессов, то обмен документацией, постановка задач и мониторинг их выполнения значительно упрощаются;
• безопасность данных: чтобы корпоративная информация не утекла к третьим лицам, убедитесь, что продукт отвечает стандартам безопасности в соответствии с требованиями ФСТЭК РФ.

У многих информационных систем управления проектами есть бесплатные версии или тестовый доступ. Прежде чем принимать решение о покупке, имеет смысл испытать ПО на практике, посмотреть применимо ли оно для решения ваших задач. Такой подход помогает объективно оценить преимущества и недостатки цифровых инструментов.

На сайтах компаний можно найти данные о реализованных кейсах, узнать практический опыт других фирм — это тоже может помочь определиться с выбором.

Любой проект сопровождают документы и задачи. Если компания уже использует различные информационные системы для ведения документооборота и бизнес-процессов, стоит убедиться, что выбранная ИСУП с ними совместима. Отдельным этапом цифровизации будет интеграция с BPM, СЭД, ECM, ERP, ADFS и другими ИТ-продуктами организации. Интеграция сэкономит время сотрудников: им не придется постоянно переключаться между системами и тратить ресурсы на перенос сведений из одной системы в другую.

Безусловно, «зоопарк» систем нельзя назвать идеальной моделью для построения единого цифрового пространства в компании. Можно замкнуть всё управление проектами в одном сервисе. Некоторые системы уже имеют встроенную функциональность для работы с документами и задачами. Создавать и согласовывать документы, запускать задачи — все это можно делать в корпоративной системе управления проектами.

Работа с документами и проектами в Directium Projects

Основные характеристики российских ИСУП

Первопроходцем в сфере оптимизации проектов можно назвать Microsoft Project. Система появилась еще в 2007 году. Многие компании, в том числе и в России, используют ее для управления проектными работами. Но с 2022 года закупить систему напрямую стало невозможно, а если воспользоваться обходными путями, то организация все равно останется без поддержки вендора. Поэтому сейчас большинство российских компаний делают выбор в пользу отечественных решений, которые не уступают по функциональности западным. Расскажем детальней про некоторые системы организации управления проектом:

ПМ Форсайт

• Плюсы. Решение имеет богатые функциональные возможности. На старте внедрения компания помогает разрабатывать методологию и уже под нее настраивает систему.
• Минусы. Сложный интерфейс. Перед началом работы сотрудники должны пройти специализированное обучение. Система работает по классическим методологиям и имеет мало возможностей для управления по agile.

Advanta

• Плюсы. Это комплексное решение для проектной деятельности с богатым набором инструментов. Компания оказывает консалтинговые услуги и имеет большой опыт внедрения. Есть узконаправленные отраслевые решения.
• Минусы. Система зависима от импорта — не работает на Linux. Имеет мало возможностей для работы с документами и задачами.

Directum Project

• Плюсы. Простой и интуитивно понятный интерфейс. Система сочетает классические и гибкие методологии ведения проектов и имеет богатые возможности для работы с документами и задачами. Полностью импортонезависимый продукт. Есть инструменты. low-code и no-code для адаптации системы под потребности бизнеса.
• Минусы. Новая система, по некоторым параметрам имеет меньшую функциональность в сравнении с другими решениями.

Внедрение комплексной системы для проектного управления — этап развития бизнеса, к которому приходит абсолютное большинство организаций. Объемы проектов и количество сотрудников, которые в них задействованы, рано или поздно достигает той критической отметки, когда уже невозможно выстроить взаимодействие в Excel и мессенджерах.

Приступая к внедрению нужно понимать, что не стоит ожидать от системы мгновенно эффекта — это ваша инвестиция в будущее. В долгосрочной перспективе цифровизация поможет снизить трудозатраты, грамотно распределить ресурсы и не выйти за установленные сроки.

Елена Кропачева
руководитель проектов развития бизнеса Directum