Что такое система электронного документооборота (СЭД)?

Главный источник информации в любой организации — это документы, которые создаются и существуют в рамках бизнес-процессов. Контент появляется на разных стадиях процесса: в начале (согласование договора, заявления на отпуск) или в конце (выдача справки, подготовка маркетингового материала). Если рутинные операции отнимают значительную часть рабочего времени, а найти ответственного и определить стадию выполнения процесса — целый квест, то это верные сигналы к внедрению системы электронного документооборота (СЭД).

Система электронного документооборота — это программное обеспечение для работы с электронными документами на всех стадиях их жизненного цикла: создание, редактирование, хранение. Современные системы поддерживают возможности маршрутизации документов и, конечно, такие базовые функции, как поиск, классификация и т.п. Документы и бизнес-процессы неразрывны, поэтому современные системы автоматизации должны включать набор инструментов для работы как в поле процессов, так и в поле информации.

Чем СЭД отличается от ECM-системы?

У российского рынка систем электронного документооборота есть ярко выраженная особенность — слияние понятий СЭД и ECM. Так что если используется формулировка «система электронного документооборота в организации», не исключено, что в это понятие вкладывается функциональность ECM-системы. На самом деле возможности ECM-систем шире.

Основной элемент в работе СЭД — это документ, который в системе имеет две обязательные составляющие: информационную и реквизитную. В СЭД выполняются функции учета, регистрации и контроля над организационно-распорядительной деятельностью. По мере развития в системах электронного документооборота появлялись отдельные функции для работы с договорами, счетами, обращениями и пр.

Перечисленный спектр возможностей есть и в ECM-системах, но глобальная цель при этом другая — этот класс систем позволяет сформировать единое информационное пространство компании. Если СЭД работает только со структурированными документами, то ECM — со всем корпоративным контентом (документы, медиафайлы, записи справочников, письма и т.д.). Более того, появляются полноценный механизм workflow и функция управления бизнес-процессами, возможности совместного редактирования документов и полноценное управление доступом к данным.

Современные системы электронного документооборота на российском рынке фактически являются ECM-системами, просто термин СЭД более привычен.

Преимущества использования системы электронного документооборота в организации

Как понять, что процессы в компании не эффективны? Очевидными маркерами являются большое количество просроченных задач, длительное согласование документов и частые случаи их утери, высокая загруженность руководства. Что меняется с использованием СЭД:

  • сокращаются трудозатраты: работа с контентом оптимизируется, а это влечет за собой ускорение всех бизнес-процессов компании.
  • бизнес-процессы становятся прозрачными: на любом из этапов процесса в СЭД, можно отследить ход его исполнения и соблюдение сроков, благодаря этому руководство контролирует деятельность бизнеса и проводит своевременный мониторинг ситуации.
  • исполнительская дисциплина повышается: статистика сурова, и она говорит о том, что 20% всех заданий не выполняются исполнителями. Система электронного документооборота позволяет руководителям контролировать все этапы работы.
  • гарантируется сохранность и конфиденциальность информации: доступ к данным в системе регулируется специальными правами, а все действия над документами строго фиксируются. Это позволяет предотвратить утечку информации.
  • соблюдаются стандарты ISO 9000: система менеджмента качества в организации должна отвечать ряду требований, одно из них помогает выполнить именно СЭД — это обеспечение информационного взаимодействия и прозрачно поставленный документооборот в компании.
  • развивается корпоративная культура: взаимодействия сотрудников внутри компании упрощается, повышается ответственность за порученные задачи, а развитие горизонтальных связей укрепляет корпоративный дух в организации.
  • новые сотрудники быстрее адаптируются: система оповещения, которая реализована в СЭД, позволяет оперативно доносить до сотрудников новую информацию. Пользователи получают возможность быстрого доступа к нужному контенту, благодаря чему адаптация и обучение проходит существенно быстрее.
  • повышается конкурентоспособность: ускорение документооборота и процессов приводит к повышению качества услуг и скорости обслуживания клиентов, что неизменно ведет к укреплению позиций среди конкурентов на рынке.

Система электронного документооборота в организации

Компания Directum представляет современную систему электронного документооборота с продуманной эргономикой Directum RX. С ее помощью заказчики автоматизируют работу с документами, выстраивают бизнес-процессы, а при интеграции с сервисами переходят на цифровое взаимодействие с контрагентами.

Система электронного документооборота DirectumRX обладает рядом преимуществ:

Для крупных компаний:
  • Современная архитектура, обеспечивающая отказоустойчивость, высокопроизводительность.
  • Настройка системы электронного документооборота с учетом требований бизнеса и отрасли заказчика.
  • Поддерживает работу с СУБД Postrges Pro.
  • Полный контроль над процессами в компании.
Для среднего и малого бизнеса:
  • Быстрое внедрение и первичная настройка. Возможность быстрого старта, без привлечения программистов.
  • Работа в облачной системе электронного документооборота в организации.
  • Поддерживает работу СУБД PostrgeSQL.
  • Полный контроль над процессами в компании.

Узнайте все преимущества системы электронного документооборота Directum RX.

0
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами