Управление документами

Создание документов, редактирование, хранение, управление версиями и жизненным циклом, настройка прав доступа, подписание и шифрование.

Ускоряется занесение информации в систему

Быстрое создание документов

  • Электронные документы создаются на основе готовых шаблонов или заносятся из почты или сервиса обмена. Бумажные документы подхватываются со сканера.
  • Для массовой обработки документов используются службы ввода и преобразования, а также интеллектуальное решение DIRECTUM Ario — все поля карточки заполняются автоматически.
  • С мобильными решениями документы можно создавать прямо с камеры смартфона или планшета.
Риск потери документов сводится к минимуму

Упорядоченное хранение и управление жизненным циклом

  • Документы располагаются в едином хранилище, пользователи работают со ссылками на документы и могут сохранять их в разных папках.
  • Структура папок задается исходя из организационной структуры, процессов или личных потребностей сотрудника.
  • Чтобы объект системы было проще найти, в карточку выносятся его реквизиты.
  • Стадия жизненного цикла документа изменяется автоматически в процессе согласования либо ее можно поменять вручную.
  • Версионность позволяет отслеживать изменения в документе и помогает избежать накопления дублей. Количество версий одного документа неограниченно.
  • Когда оперативная работа с документами закончена, они отправляются на хранение в долговременный архив.
На 84% сокращается среднее время поиска документов

Удобный поиск документов

  • Любой объект системы можно найти по заданным реквизитам или по содержимому. Критерии поиска можно постепенно уточнять.
  • Чтобы найти электронный документ по бумажному экземпляру, достаточно отсканировать уникальный штрихкод.
Повышается уровень безопасности и конфиденциальность информации

Соблюдение конфиденциальности доступа

  • Автор документа настраивает права доступа пользователей (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа), что обеспечивают защиту от несанкционированных действий.
  • Система протоколирует действия над документом: можно отследить, кто и когда их просматривал, изменял, настраивал права доступа или подписывал.
  • Дополнительной защитой текста электронного документа может стать шифрование — на основе сертификата закрытого ключа или с помощью пароля.
Гарантия авторства и неизменности электронного документа

Работа с электронной подписью

  • ЭП заменяет традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность содержания документа.
  • Документы, подписанные квалифицированной ЭП, могут участвовать в юридически значимом электронном документообороте с контрагентами.
  • По истечении действия сертификата ЭП, документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени.

Решайте задачи комлексно

Управление бизнес-процессами

Долговременный архив

Делопроизводство

Управление договорами

Истории успеха

Закажите демонстрацию системы

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня.

Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами