Завершился первый этап внедрения DIRECTUM в Северо-Восточном федеральном университете им. М.К. Аммосова

В рамках первого этапа проекта была выполнена поставка 200 лицензий системы DIRECTUM. Все работы по внедрению провела компания «Галактика ИТ».

Северо-Восточный федеральный университет имени М.К. Аммосова (г. Якутск) является одним из 8 федеральных вузов страны, которые ориентированы на решение геополитических задач и удовлетворение кадровых потребностей крупных межрегиональных инвестиционных проектов. Сегодня СВФУ имени М.К. Аммосова – многоотраслевой вуз, располагающий широкими возможностями для проведения учебной, воспитательной и научно-исследовательской работы, в котором обучается около 23 тысяч студентов. В состав университета входят 15 институтов, 9 факультетов, 3 филиала – Политехнический институт в г. Мирный, Технический институт в г. Нерюнгри и третий, Чукотский филиал, открыт в конце 2010 года в г. Анадырь.

В 2011 году университет стал участником федеральной целевой программы развития образования, что повлекло за собой инновации в разных сферах деятельности. В ходе развития такого крупного вуза остро встал вопрос об автоматизации документооборота: нужно было решать вопросы управления договорами, регистрации входящей и исходящей корреспонденции, организовать управление совещаниями и усилить контроль исполнительской дисциплины. После серьезного анализа представленных на рынке СЭД наиболее соответствующей требованиям СВФУ была признана система электронного документооборота и управления взаимодействия DIRECTUM, проект внедрения стартовал в марте 2012 года.

Работы по проекту выполняет ЗАО «Галактика ИТ» – сертифицированный партнер DIRECTUM и экспертный центр по работе с вузами в структуре корпорации «Галактика».

В рамках завершившегося первого этапа была выполнена поставка 200 лицензий системы, исследована организационная структура СВФУ, разработаны проектные решения и согласовано детальное техническое задание по следующим направлениям:

• Управление входящей/исходящей корреспонденцией и организационно-распорядительными документами;
• Контроль исполнительской дисциплины;
• Управление совещаниями;
• Управление служебной перепиской;
• Управление обращениями граждан;
• Управление договорами;
• Подготовка статистической отчетности;
• Обработка обращений к хранилищу отчетов;
• Управление заявками на материально-техническое обеспечение.

Учебным центром ЗАО «Галактика ИТ» было проведено обучение 90 сотрудников университета работе с Базовыми модулями и бизнес-решением «Классическое делопроизводство» системы DIRECTUM. Обучение проходили как специалисты подразделений, так и руководители отделов и центров вуза.

На следующем этапе внедрения планируется выполнить модификацию и настройку системы в соответствии с техническим заданием, а затем осуществить поэтапный ввод СЭД в эксплуатацию.