Управление проектной деятельностью

Управление проектной деятельностью компании

• ведение всех проектов компании в единой удобной среде
• импорт структуры проекта из сформированного ранее плана-графика в MS Project
• анализ хода выполнения проектов
• разграничение прав доступа к проектам в соответствии с политикой конфиденциальности в компании
• расчет процента выполнения проекта
• версионность структуры проекта (по вариантам план-графиков)
• быстрое формирование отчета о статусе проекта

Управление проектным документооборотом

• связь документов со структурой проекта
• быстрый поиск проектных документов

Управление ресурсами и трудозатратами по проектам

• постановка работ исполнителям и контроль выполнения
• фиксация фактического выполнения работ с указанием трудозатрат
• анализ плановых и фактических показателей
• получение отчетности по плановой загрузке персонала и фактически выполненным работам

Описание работы

Работа с техническим решением «Управление проектной деятельностью» облегчает жизнь руководителям проектов, а также помогает исполнителям работ из проектной команды. Первым – решение дает возможность планирования, анализа и постановки работ, вторым же – дает среду для фиксации выполненных работ, поиска проектной документации и анализа плановой загрузки.

Работа над проектом

Основным инструментом для работы является справочник Структура проектов, каждая запись которого характеризует конкретную работу по тому или иному проекту.

Справочник Структура проектов

Наполнение данного справочника может происходить как импортом из файла MS Project, так и вручную руководителями проектов или исполнителями с помощью мастера действий. Проектные работы имеют набор основных реквизитов (проект, стадия, этап, даты планового и фактического начала и окончания, плановые и фактические трудозатраты, исполнитель, инициатор), а также дополнительные реквизиты (6 произвольных аналитик, тип работ, статус, дата принятия, % выполнения). На отдельную вкладку вынесена таблица выполнения, где фиксируется факт выполнения данной работы.

Выполнение работ происходит по типовому маршруту «Работа над проектом». Задачи ставятся Руководителями проектов из карточек работ. Каждая задача включает в себя ссылку на запись справочника Структура проектов, а также перечень документов, связанных с ней. По мере выполнения Исполнитель заполняет вкладку «Выполнение» фактическими трудозатратами и проставляет процент выполнения на текущую дату.

ТМ Работа над проектом

Анализ проекта

В карточке каждого проекта есть возможность рассчитать общий процент выполнения проекта по формуле:

Выполнение проекта(%) = ?( Тi(план) / Т(план) * Вi)

где
Тi(план) – плановые трудозатраты по конкретной работе;
Т(план) – суммарные плановые трудозатраты по всему проекту;
Вi – процент выполнения конкретной работы.

С помощью группировок, сортировок, фильтрации, выведения итогов есть возможность настраивать внешний вид справочника Структура проектов для получения различных представлений и анализа необходимой информации с выгрузкой в Excel.

Создание и поиск проектной документации

В карточки проектных документов есть возможность добавить вкладку «Дополнительные аналитики» с реквизитами, ссылающимися на справочники проектов. Таким образом, для поиска необходимых документов можно создавать папки-поиска, пользоваться кнопкой Документы в соответствующих справочниках технического решения, а также использовать специальный поиск «Поиск проектных документов».

Формирование отчетов

Основным отчетом является «Отчет о статусе проекта», который руководители проектов формируют каждый месяц и подписывают с заказчиком. С использованием технического решения «Управление проектной деятельностью» процесс построения такого отчета сводится к минимуму: указывается проект и дата отчета.

Отчет о статусе проекта

Для анализа плановой ресурсной загрузки используется отчет «Сводная таблица по контролю плановой загрузки сотрудников»

Контроль плановой загрузки

Для анализа фактического выполнения работ может использоваться отчет «Сводная таблица по выполненным работам»

Сводная таблица по выполненным работам

Бизнес-эффект

Использование технического решения «Управление проектной деятельностью» проектной организации дает ряд преимуществ:

• повышается управляемость и контроль сроков реализации проектов, что дает возможность руководству оперативно принимать управленческие решения;
• повышается удобство работы с портфелем проектом за счет концентрации информации по проектам в едином интерфейсе;
• улучшается планирование проектов за счет оперативного анализа ресурсной загрузки и импорта план-графиков из файлов MS Project;
• улучшается контроль выполнения проектных работ в поставленные сроки за счет использования механизмов WorkFlow;
• сокращаются риски потерь проектных документов за счет использования единого хранилища электронных документов и привязки документов к проектной аналитике;
• увеличивается полнота проектных работ за счет фиксации не только работ по план-графику, но и внеплановых работ;
• сокращается время на поиск проектной информации, документов, получение отчетности.